Digitaliseren op Verzoek bij het Haags Gemeentearchief

Digitaliseren op Verzoek, de nieuwe online dienstverlening van het Haags Gemeentearchief, is op de kop af een half jaar live. Een mooie aanleiding voor een toelichting die al enige tijd in het toetsenbord zat.

Een nieuw icoontje

Niet vaak zal de introductie van één enkel digitaal icoontje, nog geen halve vierkante centimeter groot, zo veel te weeg hebben gebracht. Vanaf eind maart verscheen het op Archieven.nl bij honderden, al snel bij duizenden en uiteindelijk bij ongeveer 192.000 van de bijna 240.000 inventarisnummers van het Haags Gemeentearchief.

Slechts een enkele onderzoeker pikte dit meteen op. Uit nieuwsgierigheid waarschijnlijk, want dat met dit icoontje digitaliseringsverzoeken bij ons ingediend kunnen worden, en nog gratis ook, hadden wij op dat moment nog niet bekend gemaakt. Dat gebeurde voor het eerst voor vakgenoten, in de nieuwsbrief die De Ree Archiefsystemen eind mei uitbracht.

Rond 8 juli konden ook krantenlezend Den Haag en twitterend Nederland, voor zo ver geïnteresseerd in archieven, er niet omheen. Op die dag stond wethouder Rabin Baldewsingh van ICT in het atrium van het Haagse stadhuis feestelijk stil bij de afsluiting van het project en de in gebruik name van deze nieuwe dienstverlening, en werd de dienstverleningsovereenkomst getekend tussen Maarten Schenk, gemeentearchivaris, en Anne-Marie Kamphuis, directeur Bedrijfsvoering van de gemeentelijke dienst SZW waar de gemeentelijke scanstraat is ondergebracht.

En dat hebben we geweten. Meteen na afloop van de feestelijke bijeenkomst kwamen al de eerste digitaliseringsverzoeken bij ons binnen. De volgende dag was het zelfs een compleet gekkenhuis. De printer op de studiezaal, die de aanvraagbriefjes print, bleef maar lopen.

Wat is het, hoe werkt het en wat kan er aangevraagd worden?

Voor wie vertrouwd is met archieven en inventarissen en hoe die laatste gepubliceerd worden op archieven.nl - en wie van ons is dat niet - is het allemaal heel eenvoudig. Is het icoontje aanwezig in het detailscherm van een inventarisnummer, dan kun je er een digitaliseringsverzoek voor indienen door het achterlaten van je naam en je emailadres. Dat is alles.

Is er geen icoontje aanwezig, dan kan er geen digitaliseringsverzoek worden ingediend. Is het stuk eenmaal gedigitaliseerd, dan kan het door iedereen onbeperkt worden gedownload. Uiteraard is in dat geval het icoontje verdwenen.

Het inventarisnummer is in alle gevallen de ‘eenheid van aanvragen'. Maatwerkverzoeken in de trant van 'alleen pagina 350' of 'alleen die passage over mijn grootvader' nemen we niet in behandeling.

Digitaliseringsverzoeken komen niet bij ons binnen per email, maar worden rechtstreeks vanaf archieven.nl 'ingeschoten' in Maisflexis, van waaruit de verwerking wordt aangestuurd. De verzoeken doorlopen enkele statussen die zijn afgestemd op de contactmomenten met de aanvrager en niet op de interne processtappen.

Bij de inrichting is rekening gehouden met de mogelijkheid dat meerdere onderzoekers onafhankelijk van elkaar hetzelfde inventarisnummer aanvragen – een situatie die zich trouwens al meerdere keren heeft voorgedaan. Dergelijke ‘dubbele’ aanvragen worden samengevoegd en als één aanvraag behandeld. Belangrijk, omdat hetzelfde archiefstuk geen twee keer voorbij moet komen in het scanproces.

Minstens zo belangrijk en geheel in lijn met gemeentelijk beleid: iedereen die een verzoek indient, wordt geïnformeerd over de voortgang en het eindresultaat ervan, ook wanneer het een verzoek betreft dat aanhaakt bij een reeds lopend verzoek van iemand anders. De software voorziet ook in die laatste situatie in een voortgangsbericht, zelfs wanneer die tweede aanvraag binnenkomt in de korte tijdsspanne tussen de oplevering aan de eerste aanvrager en het bijwerken van archieven.nl.

Het is allemaal snel verteld, maar aan de succesvolle inrichting en finetuning van Maisflexis en het openstellen ervan 'naar buiten' ging een gedegen voorbereiding en samenwerking met De Ree Archiefsystemen en het Intern Dienstencentrum van de gemeente Den Haag vooraf. Een kort lijntje met 'Groningen', een goede technische infrastructuur binnen de gemeente en een zekere vasthoudendheid deden de rest.

Zo'n 80% van onze inventarisnummers 'doet mee'. Uitgesloten zijn, behalve de niet-openbare inventarisnummers, eigenlijk alleen de inventarisnummers die bestaan uit foto's of drukwerk (boeken en tijdschriften), archieven die al op andere manieren online ontsloten zijn (burgerlijke stand en bevolkingsregisters) en archiefstukken die fysiek niet geschikt zijn om te worden gescand. Met name die laatste categorie is in veel gevallen niet van te voren bekend en kan dus leiden tot afwijzing van een digitaliseringsverzoek.

Scannen en opleveren

Het scannen van de archiefstukken gebeurt voor de oudere stukken door medewerkers van het Haags Gemeentearchief, en voor stukken van recentere datum door Documentbeheer en Scanvoorziening, ook wel bekend als 'de gemeentelijke scanstraat'. Het omslagpunt ligt heel losjes bij 1945, maar de aard van het materiaal is leidend bij de keuze voor één van beide scanstraten. Het resultaat van beide scanstraten wordt opgeleverd in het gemeentebrede documentmanagement systeem (DMS) en is na controle gereed voor oplevering aan de aanvrager(s).

Die oplevering vindt geautomatiseerd plaats in de vorm van een email met één of meerdere links naar één of meerdere documenten in het DMS. De laatste stap in het werkproces is het bijwerken van archieven.nl met de links naar de documenten in het DMS. Deze links worden op Archieven.nl gerepresenteerd door pdf-iconen.

Achter die links gaat het enige component schuil dat helemaal nieuw is: de Downloadpagina. Ontwikkeld door Onefox, onze 'huisleverancier' voor alles wat met het DMS te maken heeft. Ook hier is sprake van een kort lijntje en een succesvolle samenwerking.

Wat is het resultaat?

Vrije toegang tot Haagse archieven biedt het Haags Gemeentearchief al 129 jaar. Door deze dienstverlening uit te breiden naar het internet zonder er een kassa tussen te plaatsen, behouden onze archieven hun maatschappelijke functie en wordt hun bereik aanzienlijk vergroot. Eenmaal gepubliceerd op archieven.nl, kan iedereen de documenten onbeperkt downloaden. Wie er achter een download schuilgaat zien we niet. Wel zien we in de orderadministratie de namen en emailadressen voorbijkomen bij de digitaliseringsverzoeken die worden gedaan. Daar kunnen we niet al te veel conclusies aan verbinden, maar er lijken toch allerlei onderzoekers bij te zitten die we niet kennen van de studiezaal. Ook blijkt er belangstelling te zijn voor archieven waar op de studiezaal zelden vraag naar is. En als ik mij niet vergis, heeft alle belangstelling die Digitaliseren op Verzoek heeft gekregen er zelfs toe geleid, dat het aantal aanvragen van originelen op de studiezaal is toegenomen, want ook daar is het druk.

Naast deze zichtbare projectresultaten zijn er ook enkele minder zichtbare. Een hele mooie vind ik zelf, dat menig collega inmiddels met allerlei moderne tools werkt, ook de collega's die tot voor kort vrijwel alleen met papier werkten. Behalve het scannen doen zij het omzetten van scans naar pdf-bestanden, het optimaliseren van die bestanden en de opslag en metadatering ervan in het DMS. Al met al een werkproces dat bestaat uit zo'n vijftig stappen. Dat dit nieuwe werkproces succesvol in de organisatie is geland is, behalve aan de gedrevenheid van de collega's die het uitvoeren, vooral te danken aan Anne Steegstra, binnengekomen als stagiaire van de opleiding 'Archieven' van de Reinwardt Academie en inmiddels op tijdelijke basis bij ons werkzaam als procesbegeleider Digitaliseren op Verzoek.

Kiezen

De primeur van Digitaliseren op Verzoek had ik graag gegund aan de vakgenoten die eerder dit jaar de KVAN-dagen bezochten. Een mooi podium om groots op uit te pakken, de werking live te laten zien en met de zaal in gesprek te gaan over de opzet en de keuzes die er aan ten grondslag liggen. Samen met Anne Steegstra diende ik een voorstel in.

Niet vaak, dacht ik, zal een voorstel voor een presentatie zo naadloos gepast hebben bij het thema van de KVAN-dagen, dit jaar 'kiezen'. Maar de organisatie besliste anders en wees het voorstel rücksichtslos af, onder andere omdat Digitaliseren op Verzoek 'te weinig nieuwe inzichten' zou bieden.

Vermoedelijk stapte de organisatie hier in haar eigen bananeschil, want in de 150 woorden die het voorstel maximaal mocht beslaan, kon natuurlijk onmogelijk uitgelegd worden dat Digitaliseren op Verzoek een gratis voorziening is, van toepassing op het overgrote deel van onze inventarisnummers, volledig gestandaardiseerd in haar processtappen, gebaseerd op een losse koppeling van Maisflexis, Archieven.nl en het concernbrede DMS, passend in de (web)servicegeorienteerde informatiearchitectuur van de gemeente Den Haag, veilig bevonden door penetratietesten van KPMG en resulterend in een nieuwe dienstverlening die wordt gedragen door veranderde werkprocessen van medewerkers èn door een samenwerking met de gemeentelijke scanstraat die het aangeboden scanwerk binnen 48 uur oplevert in het DMS. Een voorziening kortom, die de verbindende schakel vormt tussen de papieren wereld van statische archieven en de digitale wereld van internet en documentmanagement.

Voor wie er aan deelneemt volgt binnenkort de herkansing, want Digitaliseren op Verzoek is één van de Heterdaadsessies van het Papieren Tijger Netwerk.

Oordeel

Het finale oordeel over Digitaliseren op Verzoek is natuurlijk aan de gebruikers ervan, onze onderzoekers en die zijn, voor zo ver ze ons van een reactie voorzien, zeer enthousiast. Er valt geen wanklank te beluisteren. Niet over het feit dat we af en toe een verzoek moeten afwijzen en zelfs niet over het feit dat we door de overdonderende hoeveelheid aanvragen de beoogde korte doorlooptijd in veel gevallen niet halen.

Helemaal geen wanklank? Misschien toch één. Een enkele aanvrager meldt zich bij ons met de vraag waar zijn scans blijven, terwijl wij die al lang hebben opgeleverd. Hier blijken onze automatisch aangemaakte statusupdates te zijn verdwenen in de spambox van de aanvrager.

Kijk en oordeel zelf op archieven.nl. Download een document uit het gemeentebrede DMS, dien een digitaliseringsverzoek in, of lift mee op een lopend verzoek van iemand anders. Of werp een blik op enkele actuele cijfers (een momentopname van 24 september 2013):

Aantal op Archieven.nl gepubliceerde inventarisnummers: 238.906 Aantal inventarisnummers waarbij een digitaliseringsverzoek kan worden ingediend: 191.904 Aantal gescande inventarisnummers: 793 Totale omvang: 70.148 Mb (=70,1 Gb) Aantal gescande pagina's: 93.498 Aantal afgeronde pdf-bestanden: 1.383 Aantal afgewezen Digitaliseringsverzoeken: 36

Foto's: Haags Gemeentearchief

Icoontje: De Ree Archiefsystemen