Column: Op afstand met een smiley

Vandaag is de deadline voor deze column, het is maandag 20 april 2020. In de afgelopen twee maanden werd een mysterieus virus uit China van onderwerp in carnavalskrakers tot onze dagelijkse realiteit. Konden we nog gniffelen om het niet meer schudden van handen of het hamsteren van toiletpapier, inmiddels is de lach verdwenen. Lege binnensteden getuigen van economische ellende. Erger nog is het vele menselijk leed. Zoals van de oude man, die staart naar het raam van het verzorgingshuis. En niet bij haar kan zijn.

Archiefdiensten vervullen ondertussen ook in deze bizarre werkelijkheid hun wettelijke taak en maatschappelijke opdracht. In coronacollecties verzamelen ze foto’s van straten leeg van leven en stoepen vol van krijt. Ze delen puzzels uit aan eenzame ouderen en verzinnen knutselprojecten voor thuiszittende kinderen. In verhalen van vroeger wordt troost gezocht, uit verhalen van nu wordt hoop geput.

Dat verhult niet dat archiefdiensten in het hart zijn geraakt: studiezalen zijn gesloten. Bij de een gebeurde dat op stel en sprong, bij de ander in de loop van een onzekere week. Bij de een kwam alle dienstverlening tot stilstand, waarna gezocht werd naar wat wél nog mocht. Bij de ander draaide alle dienstverlening krakend door, waarna gekeken werd naar wat níet meer kon.
Onbedoeld, ongepland en onvoorbereid startte tegelijkertijd de ultieme test voor hun digitale dienstverlening. Pijnlijk werd duidelijk bij welke collega’s dienstverlening plots werd gereduceerd tot een mailadres. En bij welke sluiting van de studiezaal ogenschijnlijk weinig effect had op het algehele aanbod. Daar wordt nog altijd gescand, gechat en gereageerd, daar worden vrijwilligers begeleid en bezoekers geholpen. Op anderhalve meter afstand. Of heel wat verder weg. Daar vragen ze zich niet af wanneer studiezalen weer open mogen, maar in hoeverre ze straks nog open gaan.

Een oneerlijke vergelijking. Niemand voorzag een crisis als deze of kon zich daar in de loop van de afgelopen jaren op voorbereiden. Sommige hebben in die jaren om andere redenen keuzes gemaakt die in de huidige situatie gelukkig zijn gebleken. Een lockdown behoorde nooit tot de scenario’s waarop besluiten werden gewogen. Maar of je zelf een scanstraat hebt ingericht of het scannen buitenshuis hebt uitbesteed, maakt vandaag de dag zomaar het verschil tussen wel of geen archiefstukken ter inzage kunnen geven.
Dan nog moet je concluderen, dat een jarenlange combinatie van scherpe focus op digitale dienstverlening en sterke controle over de werkprocessen daarbinnen, een paar archiefdiensten op dit moment enorm in de hand speelt. Zij hebben de kern van hun dienstverlening zoveel mogelijk onafhankelijk van tijd en ruimte gebouwd. En hebben zich bij de uitvoering van die dienstverlening zoveel mogelijk onafhankelijk van derden gemaakt. Zo digitaal mogelijk, zo zelfstandig mogelijk.

Als lichtpuntjes in het donker zijn er ook in crisistijd positieve berichten. Digitaal onderwijs blijkt verrassend snel te realiseren, zonder vliegtuigen blijkt de lucht echt schoner te worden, lief zijn voor elkaar blijkt heel gemakkelijk te zijn. En chatten met archiefbezoekers blijkt een enorme hit. Onder die bezoekers zelf, maar nu ook onder archivarissen. Digitale hulp met persoonlijke aandacht. Archiefservice op afstand. Met een smiley.
Laten we in voorbereiding op het zogenoemde nieuwe normaal, niet zoveel mogelijk van het oude terug moeten krijgen, maar zoveel mogelijk van het nieuwe willen behouden. Het positieve momentum wat we in de huidige crisis vinden, proberen mee te nemen naar de anderhalve-meter-maatschappij en daarna.

Want voor je er erg in hebt, is alles weer terug bij het oude, is echt alles weer normaal. Dan staan we in de rij op het vliegveld verveeld op onze telefoon te kijken. Dan is lief zijn voor elkaar iets waarvoor op televisie reclame moet worden gemaakt. Dan zijn chatknoppen van onze websites verdwenen en is digitale dienstverlening weer een mailbox geworden.

Of sneuvelen al die andere initiatieven waarvan we vandaag nog tegen elkaar zeiden: wat mooi toch dat dit kan!

Behoud het dan.

Christian van der Ven

Deze column verscheen in het Archievenblad (jaargang 124, nummer 3, juni 2020). Foto: Spandoek boven de Citadel om iedereen een hart onder de riem te steken tijdens de coronatijd, initiatief van een inwoner van 's-Hertogenbosch (foto BHIC).