Archiving by design (1)

De komende maanden besteedt Od uitgebreid aandacht aan archivering by design. Het artikel - dat we hieronder integraal met jullie delen op KIA - is de eerste in een reeks. Het motiveert de aanpak en beschrijft de basisbeginselen. De artikelen in volgende nummers van Od gaan verder in op implicaties en geven voorbeelden van toepassingen. Wil je meer weten over archiving by design en andere ontwikkelingen rondom informatie- en archiefbeheer? Surf dan naar onze website om te lezen hoe je een abonnement kunt afsluiten. Wij wensen je alvast veel leesplezier!

Archiving by design

Archivering by design betekent dat al bij het ontwerpen van de informatiesystemen die het werkproces ondersteunen, rekening wordt gehouden met het duurzaam toegankelijk maken van de informatie uit het werkproces. De kloof die vaak bestaat tussen het werkproces en het archiveringsproces wordt dan overbrugd door de archivering integraal te benaderen.

Door: Erik Saaman

Een dementerende overheid?

In 2005 schreef de Erfgoedinspectie het rapport ‘Een de­menterende overheid?’. Een citaat daaruit: “In sneltrein­vaart ontstaat een gat in ons collectieve geheugen, omdat digitale informatie vaak onvoldoende zorgvuldig bewaard wordt.” Ondertussen zijn we meer dan tien jaar verder en is bijna alle overheidsinformatie digitaal. Maar dat gat is nog niet gedicht. Keer op keer constateren experts dat de digi­tale archivering bij de overheid nog niet op orde is. Ze ervaren het als moeizaam om daar verbetering in te brengen.

Aan goede intenties en initiatieven geen gebrek. Het belang van archivering wordt alom in woorden beleden, ondersteund door vele projecten voor digitale archivering. Maar toch, het gewenste effect blijft te klein en komt te laat. Hoe komt dat?

De zondebok

Vaak wijten archiveringsexperts de gebrekkige archivering aan het werkproces waaruit de informatie voortkomt. Je hoort verwijten als: ‘De medewerkers houden zich niet aan onze regels’, ‘De managers van het werkproces steunen ons werk onvoldoende’ en ‘De managers schuiven de problemen van slechte archivering ook nog eens voor zich uit, want ar­chiveren is iets van de toekomst en ze hebben het druk met dringendere problemen’. Kortom, ‘Het kan ze niks schelen.’.

Lekker makkelijk zo’n zondebok. Maar doen wij als de experts zelf niet iets verkeerd? Natuurlijk, we weten dat we moeite hebben ons verhaal goed over het voetlicht te brengen bij de medewerkers in een werkproces. Maar dat is al te gemakkelijk. Het doet denken aan een politieke partij die de helft van haar zetels verliest en vervolgens de schuld geeft aan slechte communicatie of de pers. Misschien is het verhaal zelf aan herziening toe?

Download hier het volledige artikel om verder te lezen.