Klankbordgroep Selectie
Op 29 juni en 6 juli zijn de eerste klankbordsessies gehouden over selectie en openbaarheid van overg...
Impactanalyse openbaarheid en inzage van jonger (overgebracht) archief
- jan 2019
- Ministerie van OCW - wijziging archiefwe
- ·
- Aangepast 27 jun
- 2
- 252
Het ministerie van OCW laat onderzoek doen naar de impact van het vervroegen van de overbrengingstermijn op de besluitvorming over de openbaarheid en inzage van de overgebrachte overheidsinformatie. Heb je vragen of suggesties met betrekking tot dit onderzoek? Laat een bericht achter of mail naar archiefwet@minocw.nl.
Aanleiding
Zoals elders op het platform ook al wordt genoemd heeft de minister voor Basis en Voortgezet Onderwijs en Media in juni 2018 een brief aan de Tweede Kamer gestuurd, waarin hij een modernisering van de Archiefwet aankondigt. Het betreft een bredere aanpassing van de wet “aan het digitale tijdperk en de eisen van transparantie”, zoals gevraagd door de motie Segers c.s. De brief is de basis voor verdere uitwerking en overleg, zowel binnen het Rijk, als met decentrale overheden en archiefdiensten. Streven is om na de zomer van 2019 het concept wetsvoorstel voor advies naar de Raad van State te sturen.
Een van de voornemens is om de termijn voor overbrenging van overheidsinformatie naar openbare archieven te halveren van 20 naar 10 jaar. Blijvend te bewaren overheidsinformatie bereikt daardoor eerder de archiefbewaarplaatsen, waar deze duurzaam wordt beheerd en in principe openbaar toegankelijk is voor het publiek. In een eerdere impactanalyse door Panteia e.a. zijn effecten van verkorting van de overbrengingstermijn in beeld gebracht. Mede naar aanleiding hiervan is besloten dat een verkorting van de overbrengingstermijn niet met terugwerkende kracht zal ingaan.
Het onderzoeksbureau APE doet in opdracht van het ministerie van OCW aanvullend onderzoek, specifiek naar de gevolgen die overbrenging van jonger archief heeft voor de besluitvorming over openbaarheid en inzage in (overgebrachte) overheidsinformatie; zie paragraaf 4.2. van de brief aan de Tweede Kamer. De resultaten van het onderzoek worden door het ministerie van OCW betrokken bij de uitwerking van de herziene Archiefwet.
Doel onderzoek
Doel van het onderzoek is om in beeld te brengen in hoeverre de verkorting van de overbrengingstermijn leidt tot extra kosten of een verschuiving van kosten, specifiek rond de openbaarheid en inzage van (jonger) archief. Hiertoe moet het onderzoek inzicht geven in de belangrijkste hiermee samenhangende processen en kostendrijvers voor de betrokken organisaties, zowel archiefvormers als archiefbewaarplaatsen. Ook moet het onderzoek kwantitatieve gegevens opleveren om de financiële impact van verschillende opties te kunnen berekenen.
Aanpak onderzoek
Omdat er veel verschillende organisaties betrokken zijn en kengetallen niet systematisch en uniform worden bijgehouden, zal APE een verdiepend onderzoek uitvoeren bij 20 geselecteerde organisaties (Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen). Daarbij maakt APE combinaties van archiefbewaarplaatsen en ‘hun’ archiefvormers. Van de deelnemende organisaties wordt gevraagd om relevante stukken en gegevens beschikbaar te stellen en mee te werken aan interviews en regionale workshops. In een aantal stappen zal APE met de deelnemende organisaties komen tot: (1) een overzichtelijke visualisatie van de betrokken processen, inclusief kostendrijvers (2) een rekenmodel om de financiële gevolgen te onderbouwen. Het onderzoek loopt van januari tot eind april 2019. De uitkomsten van het onderzoek worden openbaar.
Voor het onderzoek is een begeleidingscommissie gevormd onder voorzitterschap van het ministerie van OCW, met verder leden namens het ministerie van BZK, het Nationaal Archief, VNG, IPO, UvW en KVAN/BRAIN.
Links
Brief Minister BVOM (Kamerstuk 29 362, nr. 272, d.d. 13 juni 2013)
Verslag schriftelijk overleg Tweede Kamer (Kamerstuk 29 362, nr. 274, d.d. 22 oktober)
Verken
Nieuwe Archiefwet ingediend bij Tweede Kamer
Demissionair minister Slob heeft op 17 november 2021 een voorstel voor modernisering van de Archiefwet...
Korte update proces Archiefwet
De Archiefwet 2021 staat in beginsel op 12 november op de agenda van de Ministerraad. Als de Ministerr...
Reacties
Vooropgesteld dat ik een voorstander ben van sneller overbrengen, heb ik een aantal principiële twijfels bij de wijze waarop dit vraagstuk nu wordt bekeken.
Het verkorten van de overbrengingstermijn wordt vaak gepresenteerd als een maatregel die bijdraagt aan een transparantere overheid, doordat informatie in principe sneller openbaar wordt. Goede zaak natuurlijk, kan niemand op tegen zijn. Echter, er is ook volop beweging om al aan de kant van de archiefvormers de openbaarheid te bevorderen. Hier komt zelfs een aparte wet voor (WOO). Los van een wettelijke plicht, zie je steeds vaker dat overheden zelf initiatieven nemen om informatie actief openbaar te maken. Denk aan de ontwikkelingen rondom Open WOB of het meer in brede zin aanbieden van Open Data. In de Gemeente Amsterdam heeft het college bijvoorbeeld de ambitie uitgesproken om zoveel mogelijk informatie actief openbaar te maken. Of die informatie voor blijvende bewaring in aanmerking komt en/of is overgebracht speelt daarin eigenlijk geen rol. Kortom: openbaarheid is steeds minder het exclusieve domein van archiefinstellingen.
Als openbaarheid en transparantie het doel is, dan zou het in mijn ogen heel zinvol zijn om dit te faciliteren vanuit één integrale informatiewet. Waarom zou een informatieobject eerst op basis van wet A (WOO) openbaar moeten zijn waarna datzelfde informatieobject na verloop van tijd ineens op basis van wet B (Archiefwet) openbaar is?
Als één integrale wet op dit moment nog een brug te ver is, dan zou het de professionals die het informatielandschap inrichten in elk geval helpen als verschillende wetten die hetzelfde doel nastreven meer op elkaar aansluiten door bijvoorbeeld uniformiteit in terminologie te hanteren. Scheelt een hoop semantische verwarring ("archiefbescheiden" wordt buiten de archiefsector toch vaak geïnterpreteerd als een beperkte variant van "informatie"). Gebeurt dat niet dan is het risico dat de archiefsector zich verder vervreemdt van de rest van de informatiesector.
Een tweede relevante ontwikkeling is meer technology driven. Overheden stappen steeds meer over van een op silo's geënte infrastructuur naar een meer integraal vormgegeven landschap. Daarin ligt het voor de hand dat je een component 'duurzame opslag en beheer' als standaardservice in je infra opneemt, wat dus betekent dat informatie direct vanaf creatie in een omgeving wordt opgeslagen die geschikt is voor langdurige bewaring, al dan niet gefaciliteerd door een archiefinstelling. Het moment van overbrenging is dan alleen nog maar een juridische kwestie om te bepalen wie opdraait voor de beheerkosten: de archiefvormer of de archiefinstelling. Vanuit dat licht zou je de vraag kunnen stellen of het hele principe van overbrenging zoals we dat nu kennen überhaupt nog wel houdbaar is of aan meer grondige herziening toe is.
Ik realiseer me dat de gemiddelde overheidsorganisatie nu nog niet op een dergelijke manier het informatielandschap heeft ingericht, maar het zou goed zijn als deze ontwikkeling wel mee wordt gewogen in de keuzes rondom de herziening van de Archiefwet.
Ik ben benieuwd of andere KIA-gebruikers zich in mijn relaas herkennen?
Dank Rens Ouwekerk voor je reactie. Eén integrale Informatiewet komt er voorlopig niet, maar we zoeken wel afstemming tussen de (aangepaste) Wet Open Overheid en de nieuwe Archiefwet. Er zijn overeenkomsten, maar ook verschillen. Bijvoorbeeld: wat nu actueel is en op een website staat, is niet automatisch over 2 jaar laat staan 10 jaar nog toegankelijk. Dat is dus een vraagstuk van "duurzame" openbaarheid en daar hebben we onder meer de Archiefwet en de archiefdiensten voor. Archiefdiensten doen - als het goed is - ook meer moeite om oudere informatie te beschrijven en op diverse manieren (actief!) in de etalage te zetten. Het basisbeginsel in beide wetten is al hetzelfde: openbaar, tenzij! Ook is het tijdsverloop in beide wetten mede bepalend voor de vraag of informatie wel of niet vertrouwelijk blijft; zolang informatie nog niet gepubliceerd of opgevraagd is onder de Woo, is "overbrenging" (straks na 10 jaar) een belangrijke moment waarop een overheidsorganisatie moet bepalen of er nog gronden zijn om informatie toch nog enige tijd geheim te houden - en dit vast te leggen in "besluit beperking openbaarheid". De volgende vraag is hoe archiefdiensten mensen inzage bieden in "beperkt openbaar archief". Het onderzoek van APE moet een beeld geven hoe deze twee dingen nu gaan en wat er zou kunnen of moeten veranderen als jongere informatie wordt overgebracht. Ook los van het onderzoek door APE, zijn wij geinteresseerd in ieders ervaringen, opvattingen en vooral ook cijfers! Hoe komt zo'n besluit beperking openbaarheid tot stand? is het bewerkelijk of niet, en waar zit dat dan in? Is er vaak discussie tussen de organisatie die overbrengt en de archivaris/archiefdienst over openbaarheid? Welk percentage archief wordt met beperkingen overgebracht, en welke gronden worden dan toegepast? Hoevaak vragen mensen bij archiefdiensten inzage in beperkt openbaar archief? Hoe worden die verzoeken afgehandeld? Hoeveel tijd en menskracht kost dit? Krijgen mensen op lokatie inzage in hele dossiers en zijn er archiefdiensten die bijvoorbeeld persoonsnamen of delen van documenten of bestanden "lakken" of anderzins afschermen? Alle antwoorden zijn welkom!