Tweede KIA-bijeenkomst ‘Aan de slag met duurzaam informatiebeheer’, in Den Haag, druk bezocht

Na inleidende woorden van dagvoorzitter Puck Huitsing (‘Een betere samenwerking tussen archiefvormers en archiefinstellingen is noodzaak. Gebruik KIA daarvoor!’) en VVD-archivaris Sylvia Bakker (‘Duurzame toegankelijkheid is essentieel als je een zaak wil reconstrueren’), nam Marianne Loef de deelnemers mee in de uitdagingen die de AVG met zich meebrengt. Twee van haar vele waardevolle opmerkingen: 1. Neem als organisatie vooral passende beveiligingsmaatregelen, zoals regels rond wachtwoorden, rond het loggen van gegevens etc. en 2. Bijna de helft van de meldingen over datalekken gaat over papieren bestanden, dus hou die ook goed in de gaten! ‘De AVG is een zoektocht’, aldus Puck Huitsing ter afsluiting van dit onderwerp, ‘Laat het je niet verlammen maar wees creatief en zoek (samen) naar manieren om er mee om te gaan.’

Erik Saaman van het NA hield een wervelende en prikkelende presentatie over ‘Archivering by design’. Overheden hebben inmiddels aandacht voor digitale archivering, er is veel bereikt op het punt van bewustwording. Men werkt digitaal en bewaart de informatie ook digitaal. Maar bewaren is niet genoeg, het gaat om duurzame toegankelijkheid van die informatie. Voor gewone documenten valt de situatie wel mee maar voor andere vormen van informatie is die duurzame toegankelijkheid vaak niet in orde. Aan wie ligt dat? Je kunt de schuld geven aan de ambtenaren die de documenten en bestanden maken en die zich niet houden aan onze instructies. Maar Erik stelt dat informatieprofessionals vooral de hand in eigen boezem moeten steken. ‘Wij weten precies hoe archiveren werkt maar eigenlijk niet zo goed hoe het werkproces van de ambtenaren is ingericht.’ Zijn indringende advies: ‘Denk niet vanuit de oplossing maar begin bij het goed begrijpen van het probleem en de omstandigheden in de primaire werkprocessen.’

Pieter van Koetsveld (ministerie OCW) lichtte de wijziging van de Archiefwet toe en riep op wensen daarover te formuleren. Wat vindt u dat er moet veranderen of juist niet? Het leverde de nodige reacties op. Een kleine greep: • Neem de verplichting op om altijd een gemeentearchivaris te benoemen. Bij gemeenten waar een gemeentearchivaris is aangesteld zijn zaken veel beter op orde. Dat geldt ook voor het toezicht. • Neem ‘archiefbewustzijn’ in de wet op. Zie de AVG. Archiveren by design moet verplicht worden. • Neem een boeteregeling op, dat werkt bij de AVG ook goed. • Geef rollen, verantwoorde-lijkheden en bevoegdheden duidelijker aan dan nu. Een beheerder is verplicht maar een toezichthouder niet. Interbestuurlijk toezicht is generiek, maar binnen de organisatie heb je geen instrument om in te grijpen. Een CPO aanstellen of ‘privacy impact assessment’ invoeren zou helpen.

Lees ook het volledige verslag op het kennisplatform Informatiehuishouding Overheden. Alle presentaties zijn daar ook terug te vinden.