Uitkomsten rondetafelbijeenkomst AVG, archieven en gezinskaarten

Op 27 juni kwam een groep collectiebeheerders en archivarissen bij elkaar om te spreken over AVG versus openbaarheid en de verschillende manieren waarop archiefinstellingen met de gezinskaarten omgaan.

Doel was om te komen tot een eenduidige benadering van deze vraagstukken. De bijeenkomst was georganiseerd door KVAN/BRAIN en Nationaal Archief.

Eenduidige uitleg, consistente benadering

Marens Engelhard benadrukte in zijn introductie dat het belangrijk is om de verschillende belangen die meespelen te betrekken bij de beoordeling van een casus zoals die van de gezinskaarten en om een eenduidige uitleg te hanteren. Archiefinstellingen zijn autonoom, maar delen kernbegrippen en –waarden. Bezoekers moeten op eenzelfde behandeling en uitleg kunnen rekenen. Daarom moeten we als branche streven naar een consistente en goed beargumenteerde handelswijze. Dat maakt ons ook minder kwetsbaar voor klachten en voor maatregelen van de Autoriteit.

Casuïstiek voor de Autoriteit

Hoe de archiefsector moet omgaan met de AVG is een zoektocht. Op veel vragen zijn geen pasklare antwoorden. Als archiefinstellingen 'passende maatregelen' treffen, is er binnen de AVG en de Uitvoeringswet best veel mogelijk. Het NA heeft daarover in mei een eerste gesprek gehad met vertegenwoordigers van de Autoriteit Persoonsgegevens. Met de Autoriteit is afgesproken dat aan de hand van casuïstiek het onderlinge gesprek kan worden gevoerd en kan worden besproken welke 'passende maatregelen' genomen kunnen worden die de Autoriteit acceptabel vindt en die archiefinstellingen in staat stellen om hun taken te blijven uitvoeren en hun publiek te kunnen blijven bedienen. KVAN/BRAIN en EGI sluiten hierbij aan en helpen bij het aanleveren van bruikbare casussen.

Passende maatregelen onderzoeken

Afgesproken is om de werkgroep AVG (onderdeel van het Kennisplatform Juridische Vraagstukken) te vragen verder onderzoek te doen naar wat mogelijke 'passende maatregelen' zouden kunnen zijn en of en hoe deze uitvoerbaar te maken zijn. Daarbij wordt gedacht aan de volgende maatregelen:
1. voorzieningen treffen in de virtuele studiezaal (zoals identificatie van bezoekers, aanbrengen van watermerken in scans)
2. met behulp van gegevens uit het Nationaal Register van Overledenen de persoonsgegevens van nog levende personen scheiden van de gegevens van overleden personen zodat de laatste categorie beschikbaar kan worden gesteld.
3. voorzieningen treffen om gegevens die niet beschikbaar mogen worden gesteld in scans en databases onzichtbaar te maken.
KVAN/BRAIN huurt per augustus een deskundige in die de werkgroep AVG in dezen ondersteunt. In november vindt een volgend gesprek plaats met de Autoriteit Persoonsgegevens. Daar kunnen de (voorlopige) resultaten van de werkgroep besproken worden, zodat er dan wellicht al wat meer duidelijkheid komt over de ruimte die archiefinstellingen hebben om onder de nieuwe wetgeving hun taken te blijven vervullen.
Lees hier het volledige verslag van de bijeenkomst. Hier op het Kennisplatform Juridische Vraagstukken kun je de komende tijd de verrichtingen van de werkgroep volgen.