Een kwestie van definitie

In de Preservation policy van het Nationaal Archief staat preservation voor Het op zodanige wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale documenten (in de brede zin van het woord) dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn.

De toevoeging ‘in de brede zin van het woord’ is toegevoegd om twee elementen te combineren:

1. De 2.0 definitie van het woord documenten[1], dat laat zien dat we het niet meer over de meest klassieke betekenis hebben maar dat het ook past op allerlei digitale variaties (archiefbescheiden ongeacht de vorm).

2. De al langer gemunte definitie van een e-Depot, die de reikwijdte oprekt tot aan Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt[2].

Nu is er niets zo uitdagend als de toets van oude definities aan de veranderende werkelijkheid. Tot voor kort speelde preservation zich vooral af in de ‘gecontroleerde’ omgeving van een erfgoedinstelling (custodial). Maar ondertussen is het document uiteen gevallen in verschillende beheeromgevingen, worden documenten ogenschijnlijk niet professioneel beheerd, blijven dynamisch of zijn oneindig. Voorbeelden zijn te vinden door te kijken naar het internet, de Building Information Model (BIM) voor partners in de bouw en koppelingen tussen basis- en specifieke registraties. Daarmee verandert niet alleen het document maar ook de beheeromgeving.

In bovenstaand plaatje staat op de y-as de lijn van custodial naar postcustodial. De postcustodial theory of archives[3] zegt dat The idea that archivists will no longer physically acquire and maintain records, but that they will provide management oversight for records that will remain in the custody of the record creators. Op de x-as loopt de lijn van een enkelvoudig naar een meervoudig document, een omschrijving die geen wetenschappelijke onderbouwing kent maar duidt op de veranderingen die gaande zijn. De wolk geeft aan waar onze preservation kennis en inspanningen zich afspelen en de pijl laat zien wat de toekomst te bieden heeft.

Bovenstaande definities staan als een huis zolang we in custodiale termen spreken, in omgevingen die beheerd worden en te beïnvloeden zijn. Preservation, en daarmee betrouwbare en authentieke documenten, in postcustodiale tijden is de volgende stap. Tegen die tijd halen we de oude definities nog eens uit het vet.

[1] http://archiefwiki.org/wiki/Document

[2] http://labyrinth.rienkjonker.nl/lexicon/terminologie

[3] https://www2.archivists.org/glossary/terms/p/postcustodial-theory-of-archives