5 parels uit het #WeMissiPRES-programma volgens Jeffrey van der Hoeven
In deze coronatijd is er geen iPRES of andere grote conferentie over digitale duurzaamheid. Daarom wi...
Niet praten maar poetsen!
- apr 2010
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 11
- 39
Een tijdje geleden ben ik toegetreden tot het bestuur van de KVAN. Aanleiding was mijn eigen conclusie dat als ik iets te mekkeren wilde hebben over de gang van zaken, het wel zo handig was, als ik dan ook m'n verantwoordelijkheid nam en meehielp met de organisatie van 't een en ander. Klinkt leuk, maar ik viel direct met mijn neus in de boter en mocht de voorbereidingen voor de visie van KVAN en brain vanuit het KVAN-bestuur gaan 'trekken'.
En ik moet zeggen, dat viel me nog niet echt mee. In mijn studententijd had ik de nodige ervaring opgedaan met het organiseren van evenementen enzo, maar dat was tijdens mijn studententijd. Met de nadruk op het woord 'tijd', die had ik namelijk ruim voldoende over voor allerhande extra-curriculaire activiteiten zal ik maar zeggen... Maar nu was het anders. Ik had immers gewoon een baan, en mijn bestuurslidmaatschap en alle bijbehorende extra activiteiten diende ik in mijn vrije tijd uit te voeren.
Dit is niet echt iets om zielig over te gaan zitten doen, vrijwilligerswerk is niks bijzonders, ook niet voor mensen die nog niet in de vut zitten ;-) maar ik wil er toch wel iets over zeggen.
Ik ben nu enige tijd verder, ben inmiddels van baan veranderd (en kan nu gelukkig een deel van mijn werk voor de KVAN in werktijd verrichten) maar ik heb inmiddels ook meer gezien van wat het inhoudt om bestuurslid te zijn. Waar ik vroeger nogal kritisch stond ten opzichte van wat de KVAN allemaal niet deed, heb ik voor dat laatste veel meer begrip gekregen. Het bestuur bestaat immers uit een clubje van tien enthousiastelingen, die het bestuurswerk zo goed en zo kwaad als dat gaat, proberen te combineren met een drukke baan. En dat betekent onvermijdelijk dat we lang niet alles kunnen doen, zo vlekkeloos cq zo snel kunnen als we eigenlijk zouden willen. De website die al enige tijd aan vervanging toe is, is daarvan het meest in het oog springende (en - bekritiseerde) voorbeeld.
Waarom ik deze blogpost schrijf? Omdat ik denk dat veel andere mensen zich nog niet realiseren dat de KVAN drijft op vrijwilligers.
Neem de KVAN-dagen als voorbeeld. In de loop der jaren is het ambitieniveau steeds verder opgeschroefd en is de uitstraling steeds professioneler geworden. Een professionele uitstraling suggereert dat er een professionele organisatie achter zit en wekt verwachtingen bij de leden.
Da's heel mooi natuurlijk, zie het als een indirect compliment voor de mensen die keihard werken voor een goed congres, maar intussen kunnen bepaalde verwachtingen niet waargemaakt worden en wordt er her en der wat gemopperd over de organisatie. Hoe terecht het gemopper misschien ook is, het is de vraag of je het zo zou moeten doen.
Vergelijk het met de NS. Als de treinen weer eens niet rijden, volgt er onmiddellijk een golf van kritiek. Met z'n allen vinden we immers dat de NS langzamerhand als professionele organisatie in staat moet zijn de treinen goed te laten rijden en, mocht dit als gevolg van een calamiteit niet lukken, de reizigers hierover adequaat te informeren en zo nodig extra bij te staan. Dat dat niet altijd lukt, is bekend. Afhankelijk van de omstandigheden is hier bij de klanten vervolgens meer of minder begrip voor.
Ik heb zo snel niet kunnen vinden hoeveel mensen er bij de verschillende onderdelen van de NS werken maar het moge duidelijk zijn dat NS en KVAN qua grootte niet vergelijkbaar zijn. De KVAN is een vereniging van ongeveer zevenhonderd leden. We hebben welgeteld 0,5 fte professionele ondersteuning op het bureau. De rest wordt door vrijwilligers gedaan.
Toch wordt de KVAN vaak op dezelfde manier afgerekend als de NS wanneer men niet tevreden is over de manier waarop zaken worden aangepakt. Wat daarbij jammer is, is dat de kritiek niet rechtstreeks gericht wordt aan het bestuur, maar in de wandelgangen van het internet wordt geuit.
Daarom ben ik blij dat we bij archief2.0 een plek hebben gekregen waar we KVAN-gerelateerde discussies kunnen voeren. Ik zie het als dé manier om meer communicatie tussen de leden en met het bestuur over het wel en wee van de vereniging te krijgen en daarmee de betrokkenheid van de leden te vergroten. Of het snel zal lukken, weet ik nog niet. Ik heb in de aanloop naar de visie gemerkt hoe moeilijk het is om een beetje discussie op gang te krijgen. Mensen zijn in ons vak nu eenmaal niet snel geneigd hun nek boven het maaiveld uit te steken, bang om door de immer zwaaiende zeis geraakt te worden. Hopelijk doet de tijd zijn werk, worden we met zijn allen steeds meer 2.0-minded en slagen we er steeds beter in!
De moraal van dit (inmiddels veel te lange) verhaal? Zorg dat je betrokken raakt bij je vereniging! En als je wat te mekkeren hebt? Help mee om de boel te verbeteren! Iedereen is van goede wil, maar heksen kunnen we voorlopig geen van allen.
Verken
Conferentie over
Vandaag gelezen via de nieuwsbrief van Informatie Professional:Meer en meer mogen gebruikers zelf de t...
Werkgroep archiveren in Microsoft 365 - doe mee!
Samenvatting: Steeds meer organisaties werken met Microsoft 365 . Het is een goede oplossing om digitaal samen te werken. Heel mooi maar de realiteit is dat als je M365 niet goed inricht gaat het mis. Wil je meedoen en meedenken aan diverse onderwerpen? Meld je dan voor de werkgroep via gripopinformatie@vng.nl.
Reacties
Op het gevaar af dat mijn reactie te lang en te overtrokken wordt, tóch een reactie. Eigenlijk vooral omdat ik me, zoals begrijpelijk, door deze post aangesproken voel. Laat ik vooropstellen dat ik als geen ander weet dat een organisatie als de KVAN op vrijwilligers drijft. Ik heb verschillende jaren deel uitgemaakt van dat bestuur - naast een fulltime baan, de studie en diverse andere vrijwilligerswerkzaamheden - en heb onder andere via de oprichting van SNAAI gezorgd voor de huidige 700 leden. Daarnaast levert Archief 2.0 wederom een deel van de inhoudelijke vulling van het programma van de KVAN-dagen en dit keer ook van het jaarboek van de S@P. Niet vies dus om zelf de handen uit de mouwen te steken en te proberen de archiefwereld op wat voor manier dan ook te verbeteren, zoals eigenlijk voor de meeste 2.0'ers geldt. En gelukkig maar. En ja, ik heb inderdaad ook wel eens iets te 'mekkeren'. Dat 'gemekker' doe ik trouwens niet in de 'wandelgangen van het internet' (ik neem aan dat hiermee onder andere tweets en blogs worden bedoeld), maar via gangbare communicatiekanalen. De opeenvolgende tweets met mijn 'gemekker' over het niet online kunnen komen van een inmiddels gereed congresprogramma, werden bijvoorbeeld gepost in een 'dialoog' met de Twitter-account van de KVAN-dagen zelf en/of met enkele individuele, tweetende leden van de organiserende commissie en/of het bestuur van de KVAN. Dat zijn voor mij dus geen wandelgangen, net zo min bijvoorbeeld als deze blogpost. Ik gebruik gewoon de communicatiekanalen die de KVAN mij aanreikt en die mij op een bepaald moment het beste uitkomen. (Overigens ben ik via e-mail hier ook al voor op m'n vingers getikt, dus de KVAN hoeft van mij voorlopig geen tweets meer te verwachten - ik mail voortaan wel.) Tot slot ben ik het niet eens met de gedachte dat iemand die niet zelf meehelpt niet wat mag 'mekkeren'. Ik doe op het moment bijvoorbeeld weinig actief binnen de KVAN, maar binnen de tennisclub ben ik dan weer erg actief als vrijwilliger. En misschien zijn er wel KVAN-bestuursleden die ook tennissen, maar geen vrijwilligerswerk verrichten voor die club. Ik wil maar zeggen: we kunnen niet allemaal overal actief zijn, maar we moeten natuurlijk wel overal iets over kunnen 'mekkeren'. Binnen de grenzen van het passelijke, uiteraard. Er moet immers altijd een balans zijn. Ik heb overigens alle waardering voor het werk van de KVAN en de studiedagencommissie. Die waardering mail ik overigens nooit, maar zet ik gewoon stevig online, als dat zo uitkomt, net als m'n 'gemekker'. Wat dat betreft ben ik gewoon een 'kind van deze tijd'. (En ik ben ook een beetje ouderwets, want ik spreek mijn waardering ook altijd persoonlijk uit tegenover betrokkenen.) En voor de rest: ja, laten we inderdaad beginnen met die KVAN-gerelateerde discussies! :-)
Ik vind dat er veel mensen zijn die wel veel klagen, maar niet het initiatief nemen iets te doen ter verbetering van het lijdend voorwerp. Overigens geldt dit voor alle kringen waarin mensen samenwerken, maar dat terzijde. Het gemopper over het drukwerk rond de KVAN-dagen was inderdaad de aanleiding voor mijn blogpost. Het was echter niet de oorzaak. De oorzaak is de algehele passiviteit waardoor de meeste leden van onze vereniging bevangen lijken te zijn. Kijk maar naar de opkomst tijdens de discussiebijeenkomsten over de visie waarover ik het in mijn blog had. Per keer maakte niet meer dan enkele tientallen mensen de agenda vrij om mee te discussieren. Vervolgens hebben we op verzoek van de Algemene Ledenvergadering nog een bijeenkomst georganiseerd om input voor de uitwerking van de visie te verzamelen. Dat daar meer dan een handvol mensen aanwezig waren, was alleen dankzij de redactie van het Archievenblad die voorafgaand aan de bijeenkomst had vergaderd om erbij aanwezig te kunnen zijn. We hebben het over onze beroepsvereniging. De KVAN beijvert zich voor ons vak. Dat gaat ons dus allemaal aan. Uiteraard is de KVAN ook hier niet uniek, je hoeft alleen het blog van Petra te lezen en je weet dat zelfs onze eigen archief2.0 community hiermee te maken heeft. En net als Archief2.0 heeft ook de KVAN behoefte aan positieve input. Die input maakt het leuk, inspirerend en maakt het onze vereniging. En die input is noodzakelijk om erachter te komen wat de leden met de vereniging willen.
Ook ik voel me aangesproken, omdat ik een sonore klager ben op alles en iedereen en omdat ik geen KVAN lid ben en in die ontbrekende hoedanigheid dus helemaal niets toevoeg aan die club vrijwilligers. Hoewel ik wel begrijp waar je post en inhoud vandaan komt, krijg ik er toch een beetje een Calimerogevoel bij. Als je verantwoordelijkheid neemt door in een bestuur zitting te nemen, al dan niet vrijwillig, dan betekent dat in het algemeen ook dat je met ontevreden leden te maken krijgt. C'est la vie. Daar moet je niet over gaan klagen. Over de passiviteit van de leden, dat is een heel ander verhaal. Dat herken ik heel goed binnen onze vaderlandse archiefwereld. Je krijgt in dit land als archivaris blijkbaar geen punten door eens een keer mee te praten en samen te werken. Ik vraag me overigens meteen af of die leidinggevenden binnen onze archiefdiensten daar wel genoeg moeite voor doen, om hun medewerkers aan het samenwerken en deelnemen te krijgen. Dat zou toch onderhand een standaardcompetentie moeten zijn dat bij elk functionerings- en beoordelingsgesprek aan bod komt. En je moet er gewoon tijd voor krijgen binnen je functie. Ik vraag me ook af, zonder al het goede werk dat het bestuur doet te bagatelliseren, of een beroepsvereniging die bestaat uit vrijwilligers nog wel opgewassen is tegen de enorme problemen die ons vak moet overwinnen. Ik denk van niet. Persoonlijk heb ik wel deelgenomen aan de discussie over het visiestuk (wat ik prima georganiseerd vond), maar als niet-lid ben ik blijkbaar niet bij machte om over het eindoordeel ook mee te praten. De studiedagen zijn zonder meer nuttig en het is goed dat de KVAN-vrijwilligers daar zoveel werk van maken. Als ik lees dat Christian niet mag klagen en daar blijkbaar fijntjes op wordt gewezen via een e-mail, dan zijn we eigenlijk weer terug bij af. Heb je iemand die meedenkt, meedoet en meewerkt, moet je nog je mond houden. Blijkbaar houden wij als archivarissen nog steeds erg van de achterkamertjes en wandelgangen. Vooral niet met open vizier elkaar respectvol bestrijden. Dat mag je je als KVAN-bestuur aanrekenen, het snoeren van de mond van criticasters. Door op die manier te opereren bevorder je zeker niet dat leden de discussie met je aangaan.
@Hanneke: Dat probleem van (in)activiteit herken ik natuurlijk zelf ook binnen de netwerken/verenigingen waarin ik actief ben. Wat dat aangaat zitten we in hetzelfde schuitje. Misschien dat in dit geval de 'aanleiding' wat ongelukkig was gekozen, omdat daarmee nu net enkele mensen gemoeid waren waar het vervolgens eigenlijk niet over gaat. @Luud: Een kleine nuancering voor wat betreft de e-mail die ik kreeg, want het was niet zozeer mijn 'klagen' wat niet werd gewaardeerd, als wel het kanaal wat ik daarvoor koos. En voor het overige hoop ik dat we binnenkort juist wél punten gaan scoren met meepraten en samenwerken. Want zoals ik he begrijp is dat het idee van het nieuwe archivarissenregister, dat je ook via bijvoorbeeld een actief lidmaatschap van Archief 2.0 je jaarlijkse certificering deels veilig kunt stellen.
@Chris Dat blijft dan toch een beperking van je meningsuiting: Papa is niet boos, papa is teleurgesteld, of de equivalent: het is niet wat je zegt, maar hoe je het zegt. Ik vind het niet goed.
@Luud: Klopt hoor, maar het is desondanks een nuancering waard. (En anders gezegd: of het dan leren omgaan met kritiek, of leren omgaan met nieuwe media, of leren omgaan met kritiek via nieuwe media is... In ieder geval gaat het over iets moeten leren! ;-))
@Hanneke, Begin jaren negentig heb ik in het VAN, later KVAN bestuur gezeten. Het bestaan van de KVAN stond buiten enige discussie en werd gewaardeerd. Het feit dat je tot het bestuur bent toegetreden verdient alle lof ! We werden in die tijd wel professioneel ondersteund, onder andere door Corrie-Christine van der Woude. Dat deed ze geweldig. Misschien is dat nu niet meer zo ? Je blog roept bij mij een soort herkenbaarheid bij de situatie zoals ik toen heb ervaren. Je was met veel zaken bezig, dat kostte heel tijd en energie. Maar naar mijn idee waren er te veel zaken en te divers van aard. Daarbij had ik ook vaak het idee dat er geen continuïteit in zat, je was vier jaar lang heel erg druk, maar daarna had ik het niet het idee dat het tot iets concreets leidde. Diverse items sleepten zich jaren tot jaren voort. Ik denk een afbakening in de vorm van een akkoord/ bedrijfsplan/ visiestuk met hierin doelen die duidelijk zijn omschreven voor een bepaalde periode beter gaat werken. Tussentijds evalueren waar sta je en waar ga je naar toe. De KVAN moet ook de kansen pakken als die zich voor doen, ook in relatie tot de nieuwe media. De SOD, weliswaar anders van karakter, gaat wat denkwijze meer met de tijd mee. Dit is overigens geen sollicitatie om nog een keer in het KVAN bestuur zitting te nemen. Wel zie ik de afgelopen jaren, een steeds afkalvend perspectief voor de KVAN. Zelf vind ik dat je uit solidariteit sowieso lid moet zijn van deze beroepsvereniging, steeds minder mensen betalen voor het Archievenblad. Ook de voordelen van het lidmaatschap moet wat opleveren, niet alleen in financiële zin. Veel wijsheid toegewenst.
Persoonlijk vind ik - en ik ben ook KVAN-bestuurder - dat we ons niet te zeer moeten focussen op de kritiek die is gegeven. Daar kunnen en willen we als KVAN-bestuur zeker onze winst mee doen, als we er maar kennis van kunnen nemen. Langzaamaan leren we ook als wat grijzere bestuurders om te gaan met de nieuwe communicatiekanalen, waardoor we een en ander beslist wel kunnen volgen. Het dilemma van het bestuur is natuurlijk dat we aan de kritiek niet naar ieders zin/mening tegemoet kunnen komen. Daar behoren we als bestuur wijs te besluiten op de grootste gemene deler betreffende het aangedragen onderwerp. Ik merk dat we er soms heel graag aan tegemoet zouden willen komen, maar dat dan weer beschikbare tijd c.q. menskracht en middelen roet in het eten gooien. Dat is waar Yvonne op wijst, zaken kunnen lang voortslepen. Op het werk ervaar ik dat echter niet anders. Besluitvormingstrajecten kosten nu eenmaal tijd. Overigens is de situatie in de dagelijkse gang van zaken in het bestuur beslist niet meer zo als 15 jaar geleden. Er zijn nieuwe kansen voor de beroepsvereniging om zich te profileren, soms samen met BRAIN, soms zelfstandig. Onze mening wordt gehoord en gewaardeerd in opleidingszaken en de besteldiscussie. En ook aan een nieuwe taak als Archival Soladarity kunnen we handen en voeten geven door de samenwerking met onze Noorse collega's. Iets wat overigens smaakt naar meer, als je het mij vraagt. Wat Yvonne zegt is maar al te waar: professionele bureau-ondersteuning is in de loop van de jaren dat ik actief ben voor de KVAN, eerst als hoofdredacteur en nu als penningmeester, steeds verder ingeperkt. Gelukkig hebben we nu goede ondersteuning van Erfgoeddiensten Gelderland en het is werkelijk een wonder wat May Scheepers in de haar voor KVAN toegemeten uren presteert. Maar het zijn sinds het wegvallen van de subsidie van het ministerie veel minder uren dan Corrie-Christine ter beschikking had. We doen echter ons best om professionaliteit te borgen en keuzes te maken in de zaken die we aanpakken. Doordat het Archievenblad voordeliger te produceren valt, hebben we iets meer financiële armslag en kunnen we een aantal nieuwe zaken aanzetten. Gaat wat langzamer als normaal, bij website begeleiding [hoera, we hebben sinds gisteren een nieuwe webmaster!!!] en digitalisering van het Archievenblad bijvoorbeeld, maar er wordt aan gewerkt, soms tot zelfs in de stille uurtjes 's-avonds laat... Overigens: Het is zeker de moeite waard om KVAN-lid te zijn. Bijvoorbeeld: De komende KVAN-dagen: Korting op de deelnameprijs en gratis diner voor de leden, het vernieuwde Archievenblad gratis thuisgestuurd en in juni een ge-update Almanak. En straks bij de certificering waarschijnlijk ook korting op de registratiefee. En als je dan nog meedoet in het bestuur of een van de commissie, dan zullen er ook nog wel wat punten te halen zijn. Zelf doe ik het niet voor die punten, dat vind ik zo wie zo bijzaak. Het is gewoon leuk samen met de andere bestuurders voor KVAN actief te zijn, daar heb ik graag wat uurtjes werken op de laptop in de trein voor over. Met meer spreiding van de taken over enkele andere deelnemers zou het nog leuker kunnen worden. We zoeken dringend een voorzitter voor de Commissie Buitenland bijvoorbeeld en ook SNAAI kan denk ik nog steeds wat versterking gebruiken. En voor de uitwerking van enkele beleidsthema's is natuurlijk ook alle inbreng - en liever nog hulp - welkom. Kortom: Discussieer mee, word lid en geef maar onverbloemd je mening. Dat komt ons vak en de vereniging ten goede.
@Roelof: Een beetje laat maar alsnog een reactie. Ik ben al jaren KVAN-lid en ik heb me regelmatig afgevraagd waarom. In het laatste jaar zijn er wel verbeteringen doorgevoerd moet ik zeggen, vorig jaar was bijvoorbeeld de eerste keer dat het programma van de KVAN-dagen mij aansprak en dit jaar sta ik zelf op het programma. Ook het Archievenblad is interessanter en leesbaarder geworden. Maar dan heb ik toch nog wel een aantal dingen om over te mekkeren, en één ervan noem je in je stuk: de almanak. De Almanak, die krijg ik, geupdated en wel, in juni alweer! Nou, tjonge. Ik weet nu al dat dan een deel van de informatie alweer achterhaald is. Ik geef de mijne al jaren direct door aan de collega's in de studiezaal want privé gebruik ik hem nooit. Als ik ergens heen wil kijk ik op de website van de betreffende dienst. De almanak kost ontzettend veel tijd om samen te stellen en ontzettend veel geld om te laten drukken en verspreiden, zoals ook blijkt uit de enorm hoge kosten als je er eentje los wilt bestellen (ja, een jaar of 5 geleden overwoog ik dat eens). En dan heb je dus een product dat al bij verschijnen verouderd is. De KVAN is het ooit eens gelukt om de gegevens, in een wat krakkemikkige vorm weliswaar, online te zetten. Dit project is echter na korte tijd weer beëindigd en nooit meer terug gekomen. Terwijl dat toch simpeler zou moeten zijn dan drukwerk. Waarom steekt de KVAN haar schaarse geld en bureauondersteuning in de Almanak? Hou er toch eens mee op! Werk samen met dit platform en bouw de Archiefwiki uit! Of, als het dan echt moet, bouw zelf iets, maar dan wel iets dat á la minute aan te passen is.
Waar de schrijver (Fred Feddes) de cijfers vandaan haalt, ik weet het niet; leuk is het wel, de openingsalinea van een artikel over politieke ontevredenheid, in de opiniebijlage van NRC Handelsblad van dit weekeinde: "In de afgelopen tien jaar moest ik regelmatig denken aan de wet van de reisleider. Deze wet luidt dat je in ieder reisgezelschap een handvol ongeneeslijk ontevreden reisgenoten treft. Hoe de reisleider ook zijn best doet, voor hen is het nooit goed. Waarom ze ontevreden zijn, is een zaak voor psychologen en sociologen. Voor de reisleider telt de vraag hoe hij met hen moet omgaan. De harde kern van onverbeterlijke klagers omvat meestal niet meer dan 5 procent van het gezelschap. Maar voor een reisleider is deze marginale groep een serieus gevaar. De grootste fout die hij kan maken, is proberen om het hun naar de zin te maken. Het zal hem nooit lukken, want hun ongenoegen is een bodemloze put. Hoe meer hij zijn best doet, des te smadelijker zal zijn nederlaag zijn. Met alle tijd en energie die hij hieraan spendeert doet hij bovendien de overige 95 procent tekort. Met als gevolg dat deze 95 procent ook ontevreden kan worden, en dan wél met een goede reden. Een reisleider weet dat er, naast de harde kern van 5 procent, een grotere groep bestaat die niet per definitie ontevreden is, maar dat wel gemakkelijk kan worden. Dat zijn de meelopers van het ressentiment, zo’n 15 à 20 procent." (...) De moraal van dit verhaal spreekt voor zich.
Vergat zojuist de kop van aangehaalde artikel te noemen: "Nederland bestaat voor 5 procent uit eeuwige zeuren. Negeer die frustraten."