Verslag van de studiedag Virtuele Studiezaal in Hoek van Holland (8 november 2010)

De studiedag over de Virtuele Studiezaal werd onlangs georganiseerd door de Kring van Zuid-Hollandse Archivarissen en het PHC (afdeling van het Erfgoedhuis Zuid-Holland). Hierbij het verslag. Lees ook het verslag van Bennie Blom, archivaris bij Erfgoed Delft en deelnemer aan de dag. De presentaties zijn te vinden op slideshare.

Introductie door Allow Frings:

è De virtuele studiezaal heeft niet alleen betrekking op het beschikbaar stellen van informatie, maar betekent voor een archief een compleet andere manier van werken, die ook invloed heeft op de perceptie van het vak. Denk bv. aan hoe de iPod het luisteren naar muziek heeft veranderd, zodat je veel minder naar complete albums luistert en met veel meer gemak van genre wisselt.

è Gebruikers hebben andere verwachtingen gekregen en andere zoekstrategieën ontwikkeld. Het aanbieden van alleen inventarissen online is niet genoeg, men verwacht dat de informatie zelf digitaal toegankelijk is.

è Daarnaast zijn gebruikers nu ook participanten en producenten van informatie: denk aan het delen van kennis en het toevoegen van informatie. Wat betekent dat voor de rol van het archief?

Johan van Langen (NA) en Jan Kuipers (GAR), ‘De organisatie instellen op de virtuele studiezaal’

è Regel de scholing van je medewerkers goed. Maak basismodules die door iedereen gevolgd moeten worden . En organiseer verder de scholing per afdeling en per niveau (bij management meer over het ‘waarom’ en voor de lagere niveau’s meer info over het ‘hoe’)

è Introduceer het ketendenken. Opgeleverde produkten en bewschreven processen moeten worden ingebed en de rollen goed beschreven. Deze rollen zijn te onderscheiden in functioneel beheer (b.v. software bouwer), applixcatiebeheer en technisch beheer.

è Voer testen uit om te zien of allerlei koppelingen werken. Kan het digitale depot bijvoorbeeld met ABS Archeion communiceren?

è De digitale balie (≈ virtuele studiezaal) is de plek om info te vinden, te krijgen en toe te voegen zonder fysiek bij het archief aanwezig te hoeven zijn en lijkt op een webwinkel. Er zijn produkten op het schap(gevuld e-depot), er is info (metadata) en advies over de produkten, je kunt bestellen en betalen. Maar je kunt er ook informatie aan toevoegen. Klanten kunne een eigen dossier aanleggen.

Ernest verhees (Reg. Arch. Nijmegen), ‘De archiefwizard’

è Omdat de digitale bezoeker de hulp van de studiezaalmedewerkers ontbeert heeft Nijmegen gepoogd een KVGS (Klant Vraag geleidingssysteem) te maken. Dit kreeg als naam de Archiefwizard.Hierbij werd gebruik gemaakt van een webformulieren met daarin een vragenboom om de bezoeker te leiden en te helpen bij zijn zoekvraag.

è In 2008 ging de wizard voor onder meer historisch onderzoek on line. De bezoeker kon basisvragen waar, wanneer, wat en hoe invullen. Dat moest verwijzingen opleveren naar vindplaatsen bij het archieven overzicht, de beeldbank en de kranten.

è De wizard was geen succes. Hij werd niet gebruikt omdat de meeste bezoekers toch wel de juiste info vonden. Daarom is na de moeizame pilot besloten er voorlopig geen prioriteit aan te geven.

Toch was het een nuttige ervaring omdat men goed inzicht kreeg in de kennis van de studiezaalmedewerkers en een verbeterd inzicht in de beschikbare bronnen. Bovendien werd men zich sterk bewust van het belang van collectie overstijgende metadata.

è Hoe nu verder? Stoppen of gaan werken aan een verbeterde versie. De spreker doet beroep op de andere archieforganisaties in de zaal om deel te nemen in een verdere ontwikkeling van de archiefwizard.

Vera Lakmaker, ‘Wat wil de klant?’

è Er is zóveel informatie beschikbaar in archieven, dat kan overweldigend zijn voor de bezoeker. Als je bij het Nationaal Archief zoekt naar “Tweede Wereldoorlog” krijg je al zo’n 30.000 hits, en dat is nog maar 1 archief.

è Het zou dan ook ideaal zijn als alle archieven via een soort portal te doorzoeken zouden zijn.

è Daarnaast is het belangrijk dat een site helder en duidelijk is opgezet en dat deskundige archivarissen stand-by staan voor hulp en advies, bv. via de chat.

è Wat ook ideaal zou zijn: de mogelijkheid om te chatten met andere bezoekers, die je op weg kunnen helpen en met wie je kennis kunt delen. En de interactie maakt het archiefonderzoek ook een stuk interessanter en aantrekkelijker.

è Hierdoor wordt de stap om – later in je onderzoek – fysiek een archief te bezoeken ook veel kleiner

Janneke Tump, ‘Wat wil de onderzoeker?’

è Vaak wordt gedacht dat onderzoekers dolblij zijn met een groot aanbod van digitaal materiaal, maar vergeet niet dat dit materiaal dan wel van een goede kwaliteit moet zijn. Bij haar onderzoek maakt ze veel gebruik van microfiches en komt regelmatig incomplete stukken tegen, waar bv. niet alle tekst is meegenomen, zodat alsnog de originelen opgevraagd moeten worden.

è Ook kunnen de metadata nogal verschillen. Bij onderzoek naar notariële akten is haar opgevallen dat de lengte van de samenvattingen van aktes sterk uiteenloopt. Het is belangrijk om hier goede richtlijnen voor af te spreken zodat je als onderzoeker weet waar je aan toe bent.

è Daarnaast verlies je soms het overzicht bij het raadplegen van grote hoeveelheden gedigitaliseerd materiaal. Ze geeft als voorbeeld notariële akten: soms is het duidelijker als je per notaris boek voor boek doorwerkt – omdat je dan een beeld krijgt van het soort klanten bv – dan als je via een zoekscherm duizenden akten tegelijk kunt doorzoeken.

è De toegankelijkheid van originele stukken – in ieder geval voor gespecialiseerde onderzoekers – mag dus niet in het geding komen

Corrie-Christine van der Woude en Daniël van Bokhoven: ‘Mijnadres.org’

è Mijnadres.org is een digitale toegang tot bouwdossiers in Nederland en Vlaanderen. Het is mogelijk op adres te kunnen zoeken, maar ook bijvoorbeeld op architect. Samenwerkende partners in deze zijn het Gemeentearchief Rotterdam, het Streekarchief Land van Heusden en Altena, het Archief Eemland, het Stadsarchief Mechelen en het Stadsarchief Antwerpen.

è Het doel van het project is een publieksvriendelijk systeem voor het beschikbaarstellen van bouwdossiers dat aan alle eisen voor uitwisselbaarheid van gegevens voldoet zodat optimale

interoperabiliteit wordt bereikt, en gebruikersparticipatie mogelijk wordt gemaakt.

Bouwdossiers van het Gemeentearchief Rotterdam zijn tot 1947 gedigitaliseerd.

è Het Gemeentearchief Rotterdam roept de collega’s op om ook te participeren in het project. De promotie loopt via BRAIN.

Sessie Chatten

Chatten nuttige aanvulling op de dienstverlening

Johan van Langen (Nationaal Archief) en Martin de Bruijn (Gemeentearchief Rotterdam) vertellen over de ervaringen met dienstverlening via de chat bij hun archief. Bij het Nationaal Archief ging het om een pilotproject van een aantal maanden, in Rotterdam zijn ze er begin 2010 “gewoon mee begonnen”.

Bij beide archieven bleek de belangstelling vooralsnog niet heel groot, maar werd het wel erg gewaardeerd door de klanten die er gebruik van maakten. Ook de betrokken medewerkers waren erg positief over deze wijze van contact. Chatten is dan ook een nuttige aanvulling op de normale dienstverlening en ook zeker niet alleen voor jongeren, zo is de ervaring van beide archieven.

Gemiddeld ging het om enkele chatgesprekken per dag. Een deel van de vragen was vrij eenvoudig, over bv. de openingstijden van het archief, informatie die (in principe) ook eenvoudig op de website te vinden is. Daarnaast werden ook inhoudelijke vragen gesteld, over bv. genealogie of over andere collecties. Er waren ook relatief veel ‘wegklikkers’: mensen die het chatvenster aanklikten, maar vervolgens geen vraag stelden en weer vertrokken.

Dat er veel simpele vragen (over openingstijden bv) werden gesteld doet vermoeden dat chatten voor veel mensen een stuk laagdrempeliger is dan bv. bellen. Het is dan ook belangrijk goed na te denken over waar je de chatfunctie op je site onder de aandacht brengt. Door de chat bijvoorbeeld niet op de homepage te zetten maar wel bv. bij het zoekscherm met informatie over de archiefcollecties zou je een teveel aan ‘overbodige’ vragen kunnen voorkomen. Een plaats op de homepage kan natuurlijk ook een bewuste keus zijn, om zo toegankelijk mogelijk te zijn.

Verder is aan te raden om de chat zoveel mogelijk te personaliseren. Maak duidelijk wie er namens het archief aan het chatten is, met een naam en het liefst ook een foto. Bezoekers waarderen dat.

Het Nationaal Archief stelde de chat ook een aantal avonden open, het Gemeentearchief Rotterdam niet, zij chatten vooralsnog alleen tijdens reguliere openingstijden. Hoewel de belangstelling bij het Nationaal Archief voor de avondchats niet groot was, zijn er wel aanwijzingen dat hier veel vraag naar is. De ervaring leert dat met name ’s avonds en in het weekend de archievensites druk bezocht worden en ook het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) heeft positieve ervaringen opgedaan met ‘avonddiensten’. De vraag is natuurlijk wel hoe je hier op de lange termijn organisatietechnisch mee omgaat (werktijden, werkplekken etc.)

Het is ook belangrijk om goed na te denken welke medewerkers gaan chatten. Niet alle medewerkers hebben vanuit hun functie de benodigde inhoudelijke kennis. Zo bleek bij het Nationaal Archief een relatief groot deel van de chatgesprekken uit te monden in het advies aan de klant om een email te sturen naar het algemene emailadres. Beter is het dan om de klant te melden dat hun chatvraag wordt doorgespeeld aan een specialist en dat ze binnen een x aantal dagen meer horen.

In Rotterdam werd besloten om telefonische vragen niet langer naar de studiezaal maar naar de “achterkant” te leiden, zodat de studiezaalmedewerkers zich met emailvragen en de chat konden bezighouden.

Conclusie: chatten is een nuttige aanvulling op de dienstverlening en wordt door zowel klanten als medewerkers als positief ervaren. Het gaat nog niet om grote aantallen, maar de verwachting is dat het gebruik in de toekomst alleen maar zal toenemen.

Sessie Digitaliseren op verzoek door Maarten Schenk (Haags Gemeentearchief)

In 2010 is gedurende twee maanden een proef ‘Digitaliseren op verzoek’ uitgeprobeerd met een beperkte groep bezoekers(12 studiezaalbezoekers en 17 webbezoekers) en in een eigen scanstraat.

Het project past in de doelstellingen van het huidige beleid: het uitbreiden van de on-line service, het aantrekken van nieuwe bezoekersgroepen en de verschuiving van fysieke naar digitale dienstverlening . De doelen van de proef zelf waren onder meer ervaring opdoen met een eigen scanstraat, met de logistiek en met de technische complexiteit.

De service is gratis. Het digitale formaat is 300 DPI. Indien de gevraagde scans een deel uitmaken van een groter document wordt toch het hele document gescand. Binne 5 dagen moet het gereed zijn ( volgens de spreker nog te lang). Wat niet wordt gescand zijn documenten uit niet geïnventariseerde archieven en uit particuliere archieven. Dat laaste v.w. gemaakte afspraken daarover met de gevers.

Ervaringen: Het kostte veel inzet van het personeel en ‘scandienst’was niet populair. De bestaande bezoekers hebben er het meest aan en de grazers minder. Hangt weellicht samen met de samenstelling van de testgroep. Maar je creëert ook dwarsverbanden in de organisatie (ontschotting).

Discussiepunten binnen het Haags Gemeentearchief n.a.v. dit project:

1. Moet de service gratis blijven. En zo ja is het dan niet handig om een drempel in de vorm van een aante vragen pasje in te stellen.

2. Moet dit op den duur de studiezaal gaan vervangen of blijft het slechts een aanvulling?

3. Blijf je in eigen beheer scannen?

Sessie Archieven en gemeenten: samen digitaal? door Rolf Hage (Stadsarchief ‘s – Hertogenbosch en Ariela Netiv (Regionaal Archief Leiden)

Deze sessie ging vooral over de verschillen tussen een archiefdienst die wat ICT betreft binnen het gemeentelijk netwerk valt (Den Bosch) en een dienst die dat zelf regelt (Leiden) en de voor- en nadelen van beide situaties.

De voordelen voor ICT-beheer binnen het gemeentelijk netwerk zijn:

- Alle pc’s en ondersteuning worden vanuit de gemeente geregeld

- Upgrades, programmatuur, management e.d. worden geregeld

- Korte lijnen

De nadelen zijn er ook:

- Er is goedkeuring van anderen afdelingen nodig die geen kennis hebben van archieven

- Onduidelijke doorbelastingen

- Een verplichte huisstijl

- Nieuwe ICT ontwikkelingen worden vaak op afstand gehouden, bijvoorbeeld sociale media

- Vertraging in besluitvorming

Voordelen van zelfstandig ICT beheer zijn o.a.:

- Duidelijk eigen karakter, stijl en communicatie van de archiefdienst naar de aangesloten gemeenten toe

- ICT kennis is in huis (ingehuurd of eigen personeel). Dit werkt effectief.

Nadelen van zelfstandig ICT beheer zijn o.a.:

- Kosten voor het inhuren van deskundigen

- Geen personele of juridische ondersteuning

- Zelf de programmatuur inrichten (maar dat kan ook een voordeel zijn)

Zowel het Stadsarchief ‘s- Hertogenbosch als het Regionaal Archief Leiden zijn tevreden met de wijze waarop hun ICT is georganiseerd. Den Bosch zou nog wel graag binnen het gemeentelijk netwerk meer vrijheid en verantwoordelijkheid willen, zodat ze sneller kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen.