Verslag KVAN-dagen #KVAN13

"Vorm of inhoud?" Dat was de titel van de lezing van Erik de Ree van De Ree Archiefsystemen tijdens de eerste van de KVAN-dagen in Amsterdam. Erik stelde tijdens deze lezing dat toegangen heel veel vorm beschrijven, weinig inhoud.Geillustreerd met cijfers gaf Erik aan hoeveel toegangen er inmiddels via www.archieven.nl gedigitaliseerd zijn en vervolgens hoeveel (of beter gezegd hoe weinig) daarvan daadwerkelijk inhoudelijke beschrijvingskenmerken bevatten. Maar liefst 22% van de gedigitaliseerde toegangen heeft alleen een titel. Best een schokkend cijfer vond ik. Van de overige 78% gedigitaliseerde archieftoegangen zijn er nog eens veel met series, waar niet veel meer staat dan "notulen betreffende..." en daarna een hele lijst met achtereenvolgende jaren. Zeer verklaarbaar als we dat leggen naast de beroemde Handleiding van Muller, Feith en Fruin uit 1898. Maar is dat ruim 100 jaar later in het huidige digitale tijdperk waarin onderzoekers online te weten willen komen wat zich in archieven bevindt, nog wel de juiste weg? Welke oplossingen zijn hiervoor aan te dragen? Daar ging het in deze lezing en vervolgens uitermate boeiende discussie over.

Erik pleitte dan ook voor het verbeteren van de online toegankelijkheid van archieven door het verbeteren van de historische context, de inleidingen op de toegangen meer gestructureerd aan te bieden, abstracts toe te voegen met informatie over de archiefvormers etc. Een belangrijk punt van de presentatie was het pleidooi voor een inventarisatie van de eigentijdse nadere toegangen. Het grootste deel van deze seriearchieven hebben zo'n eigentijdse nadere toegang zoals een klapper, waarin korte inhoudelijke informatie is opgenomen. Samen met ondermeer Charles Jeurgens van de UvA hoopt Erik dan ook begin 2014 een pilot te starten met de titel "Over vorm en inhoud: digitale toegang tot de kernarchieven van de rijkshoverheid, 1814-1951". Pilotproject zijn de verbaalarchieven van het Ministerie van Koloniën (1841-1951). Daarin staan twee invalshoeken centraal: allereerst een inhoudelijke analyse van toegangen op verbaalarchieven en ten tweede het ontwikkelen van technische tools voor digitale toegankelijkheid van deze toegangen, in het bijzonder OCR-technieken. Door middel van deze pilot hopen zij de vraag te beantwoorden of inderdaad het digitaliseren en doorzoekbaar maken van de eigentijdse nadere toegangen de oplossing is voor bovengeschetst probleem.

Vanuit de zaal kwamen diverse reacties los. Allereerst mooi om te zien dat het probleem voor velen heel herkenbaar was en dat meerdere collega's met dit probleem worstelen. Ook bij mijn organisatie, het Noord-Hollands Archief, heeft deze kwestie de aandacht en tijdens mijn duale periode van de Master Archiefwetenschap heb ik me met deze problematiek beziggehouden (vandaar ook mijn bezoek aan deze lezing). Wij in Haarlem zijn dus beslist niet de enigen! Wel waren er diverse kritische geluiden te horen, zoals de vraag: "Hoe om te gaan met de in de 19e eeuw gebruikte terminologie?" Die kan nogal afwijken van de huidige. Hoe kun je archiefgebruikers met full text retrieval toch bij die eigentijdse nadere toegangen krijgen waarin andere woorden staan? Dat probleem speelt zeker bij nadere toegangen met Oud-Nederlands. Dan zal een letterlijke vertaling naar het hedendaags Nederlands nodig zijn.

Er kwamen vanuit de zaal verder diverse zinvolle suggesties, zoals het aanbrengen van een nauwe relatie met Googlebooks, voor wat betreft uitgaven die daarop staan en waarvoor is geput uit de inhoud van archieven.

Allesomvattend was het een boeiende lezing waarin mijns inziens een erg belangrijk punt werd besproken. Geheel genomen waren de KVAN-dagen voor mij een positieve ervaring; leuk om nieuwe contacten te leggen en met bekenden bij te praten. Persoonlijk had ik van de lezingen inhoudelijk iets meer verwacht, maar mogelijk komt dat ook doordat wij juist op dit moment in de colleges veel aandacht bestede naan al deze zaken (zoals digitale toegankelijkheid, analoog en/of digitale archivering, edepot, openbaarheid en digitale beschikbaarstelling versus betaling). De lezingen vond ik verder erg kort, jammer dat de boeiende en leerzame discussies discussies regelmatig moesten worden afgebroken omdat de koffie of lunch alweer wachtte...