E-depot als indicator

In april 2022 is het meerjarenplan om de Wet open overheid bij gemeenten te implementeren vastgesteld. Het meerjarenplan heeft tot doel dat gemeenten meer grip krijgen op hun informatiehuishouding en stimuleert gemeenten om de Wet open overheid te implementeren. Eén van de hoofdstukken richt zich op het op orde brengen van de informatiehuishouding. Het op orde brengen van de informatiehuishouding is een grote operatie die veel inspanning van de gemeente (én gemeenschappelijke regelingen) zal vergen. Als één van de zeven minimale eisen is aangegeven dat iedere gemeente (én gemeenschappelijke regeling) de beschikking heeft over of is aangesloten op een e-depotvoorziening.

Een e-depot is ‘Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.’. Door aan deze indicator te voldoen, garandeer je de houdbaarheid van digitale informatie voor een langere tijd en heb je daarmee een breed scala aan activiteiten opgepakt om op een duurzame manier. Vele jaren werd er gesproken over het ‘organiseren van een e-depot’ en gebeurde er relatief weinig. De afgelopen jaren gebeurt er meer op het terrein van de e-depots. Zonder harde cijfers te hebben, kunnen we wel stellen dat alle overheidsorganisaties digitaal werken en daarmee ook een oplossing moeten hebben (of gaan organiseren) om hun data duurzaam te beheren. In het eerder genoemde meerjarenplan staat dat uiterlijk in mei 2027 (vijf jaar na inwerkingtreding van de Wet open overheid) alle gemeentes de beschikking hebben of aangesloten zijn op een e-depot.

Tijdens de monitor in 2023 gaven de 218 gemeentes (en gemeenschappelijke regelingen) die reageerde, aan dat 41% als is aangesloten op een e-depotvoorziening.

In april/mei 2024 volgt de tweede monitor en is de verwachting dat het percentage wel gestegen is. Voor de gemeentes die er nog niet op zijn aangesloten, is hopelijk de thema-tiendaagse een stimulans om er mee aan de slag te gaan. Evenals in 2023 zal de data gepubliceerd worden op waarstaatjegemeente.