Verslag van de werksessie Openbaarheid voor studenten van de Reinwardt Academie op 23 mei 2017

Op 23 mei ontvingen Jeroen Padmos (‘trekker’ van het kennisplatform Openbaarheid) en Merel Denekamp (medewerker Dienstverlening bij het Nationaal Archief) tien studenten van de Reinwardt Academie voor een werksessie Openbaarheid. Dit bezoek is onderdeel van de module Archiefinnovatie. Tijdens deze module onderzoeken de studenten, vanuit het oogpunt van archiefinnovatie, zeven kennisplatforms (te weten: particuliere archieven, preservation, professionalisering, openbaarheid, kwaliteitssystemen/architectuur, webarchivering en social media, publiek en dienstverlening) en bestuderen de door het kennisplatform verzamelde documentatie. Tijdens de werksessie wordt gewerkt aan een bepaald probleem of uitdaging. Werksessies vinden plaats bij de sponsororganisatie van het kennisplatform wat betekende dat de tien studenten te gast waren bij het Nationaal Archief. Deze serie van zeven werksessies wordt afgesloten met een bezoek aan de KVAN-dagen in Dordrecht op 12 en 13 juni.

Theorie

Uitgangspunt van de werksessie Openbaarheid zijn de problemen die archiefinstellingen ervaren rondom het beschikbaar stellen van archief en de bescherming van privacy. Als praktijkvoorbeeld werd het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR) behandeld. Dit is het meest bevraagde archief van het Nationaal Archief en is vanwege de bescherming van de persoonlijke levenssfeer beperkt openbaar. Merel en Jeroen namen de studenten mee in de wereld van wetgeving, openheid, geslotenheid en de uitvoeringsproblematiek, zoals het afwijzen van inzageverzoeken en het verbod op het fotograferen van archiefstukken.

Voordat aan de slag kon worden gegaan met de praktijk, heeft Jeroen de studenten verteld over de informatievoorziening van de overheid. Hoewel de overheid openheid en transparantie stimuleert is – paradoxaal genoeg – de huidige informatievoorziening van de overheid niet goed ingericht op openbaarheid. Zij bedient vooral de overheidsprocessen en niet de (automatische) informatievoorziening naar de samenleving. Open en openbaarheid vereisen een andere visie op informatievoorziening.

Hierna ging Merel in op openbaarheid bij het Nationaal Archief. De studenten waren onder de indruk van de grote aantallen inzageverzoeken in beperkt openbare archieven die door het Nationaal Archief worden verwerkt. En dat de inhoud van archieven soms (heftige) emoties bij het publiek teweeg brengen. Denk hierbij aan afgewezen inzageverzoeken, mensen die hun dossier willen meenemen, maar ook de schaamte die mensen kunnen hebben voor het verleden van bijvoorbeeld familieleden.

Praktische opdracht

Na deze introducties, speelden de studenten een rechtszaak na over een door het Nationaal Archief afgewezen inzageverzoek in de dossiers van het CABR. De studenten werden verdeeld in groepjes: nabestaanden van slachtoffers van WO2, nabestaanden van de daders, en onderzoekers. Jeroen vertegenwoordigde het belang van het Nationaal Archief tijdens deze opdracht. Eerst kregen de studenten de documentaire ‘Waarheid en privacy in het Nationaal Archief’ te zien. De persoonlijke, indringende verhalen in de docu maakten indruk op de groep. Tijdens het bekijken van de film moesten de drie verschillende groepen argumenten verzamelen en op basis daarvan een betoog opstellen dat tijdens de rechtszaak gepresenteerd zou worden. De nabestaanden van de slachtoffers waren voor inzage in het CABR. De nabestaanden van daders tegen. De groep onderzoekers moest met een creatieve oplossing komen voor deze specifieke problematiek.

De rechtszaak werd geleid door docente Ellen van Veen. Er werd met verve betoogd en gediscussieerd. Er kwam zelfs een persoonlijk verhaal over een oudoom naar voren, inclusief foto’s. Juist die persoonlijke noot bracht de problematiek goed naar voren en maakte het dilemma van het Nationaal Archief nog duidelijker. De onderzoekers betoogden dat hen stelselmatig toegang tot de archieven geboden moet worden. Zij boden aan om zelf een deel van de archieven nader toegankelijk te maken. Het oordeel van de rechter was helaas onverbiddelijk: het Nationaal Archief had terecht het inzageverzoek afgewezen, maar zou samen met de onderzoekers werk kunnen maken van verbeterde toegankelijkheid.

Afsluiting… en verder

Ter afsluiting kregen de studenten een rondleiding door de depots van het Nationaal Archief; eindelijk mochten ze de oorlogsarchieven bekijken. Daarna was er tijd voor een gemeenschappelijke lunch. Nadine Groffen en Maaike van Driel vertelden tijdens het eten over hun stage-ervaringen bij het Nationaal Archief Dit leidde ter plekke tot een stage verzoek van een van de aanwezigen.

Om half 2 sloten we de werksessie af. Daarmee is het werk voor de studenten nog niet volbracht. Zij schrijven ieder nog een nota. Hierin beschrijven ze de in en na de werksessie ontwikkelde oplossing op het tijdens de werksessie geschetste praktijkprobleem. De nota’s worden geschreven voor beslissers of managers en uiteindelijk gepubliceerd op het kennisplatform Openbaarheid.