Blog Stadsarchief Amsterdam - Metadata en Linked Data: The show goes on!

Met de komst van het nieuwe collectiebeheersysteem Memorix Nexus hebben we de overstap gemaakt naar metadata in Linked Dataformat. Betekent dat dan dat we klaar zijn en achterover kunnen leunen? Nee, verre van! We zijn als organisatie in een denkproces gestapt dat nog lang niet klaar is, want we blijven voortdurend nieuwe manieren ontdekken om nóg beter gebruik te maken van de mogelijkheden die Linked Data biedt. Die ideeën kwamen op allerlei lijstjes te staan, en zijn nu gebundeld in een opgave met de naam Metadata en Linked Data.

Opgave Metadata en Linked Data

In een eerdere blog omschreven we al wat opgavegericht werken precies inhoudt. Deze werkvorm is uitermate geschikt om ideeën en plannen die op die verschillende lijstjes stonden te bundelen tot een logisch geheel. Waarbij het voor een succesvolle uitwerking essentieel is dat het team bestaat uit medewerkers van onze afdelingen Publiek, Collecties en Toegankelijkheid en Digitale Innovatie, en archiefvormers ook betrokken worden.

De omschrijving van de Opgave Metadata en Linked Data is als volgt: Het inrichten van werkprocessen, procedures en technologie voor het creëren, beheren en beschikbaar stellen van metadata waarmee nieuw te verwerven archieven/informatieobjecten en de bestaande collectie voor alle gebruikers wereldwijd op een op de gebruiker afgestemde en inclusieve manier doorzoekbaar gemaakt kunnen worden, het beheer geregeld is en waarbij optimaal gebruik gemaakt kan worden van de mogelijkheden van huidige en toekomstige digitale beschrijvings- en zoektechnieken.

Vijf deelopgaven

De Opgave is onderverdeeld in een aantal deelopgaven die elkaar versterken en gelijktijdig aan elkaar uitgevoerd worden. Het uitgangspunt is dat concrete producten in korte cyclische trajecten worden opgeleverd, en waarbij altijd vanuit de gebruiker – degene die de archieven uiteindelijk raadpleegt – wordt geredeneerd. Hoewel onderzoek naar de inhoud van de vijf lijnen nadrukkelijk een plek heeft in deze opgave ligt de focus op tastbaar en bruikbaar resultaat.

De vijf deelopgaven zijn:

1. Visie en impact: de introductie van Linked Data als techniek en Records in Contexts als beschrijvingsstandaard is nieuw. De nieuwe mogelijkheden zijn afgelopen jaar uitvoerig beschreven in een van de Blauwdruk informatiehuishouding. In deze eerste versie werden ook onze ambities op het gebied van het informatiemodel in Linked Data kenbaar gemaakt. Als we de ambities willen waarmaken, wat is daar dan voor nodig, en wat betekent dat voor de organisatie?

2. Metadata-creatie: in dit onderdeel wordt de keten van innemen, bewerken, beheren en beschikbaar stellen voor particuliere archieven geoptimaliseerd, zowel voor analoog als digitaal geboren archief. Tegelijkertijd wordt onderzocht wat de mogelijkheden van participatief ontsluiten met archiefvormers (organisaties, personen, gemeenschappen) zijn, en wat ervoor nodig is om dat standaard onderdeel te maken van het proces. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de ketenonderdelen die gerealiseerd zijn (of worden) voor de inname van gemeentelijk archief.

3. Metadata-verrijking: door de overgang naar Linked Data zien we dat er met terugwerkende kracht een aantal acties nodig zijn om de gebruiker een goed verbonden netwerk van informatie, met meerdere punten van toegang, te bieden. Metadata-verrijking gaat om het identificeren van die acties en deze uit te voeren.

4. Technologie: om efficiënt te kunnen beschrijven, of bestaande toegangen te optimaliseren, wordt onderzocht welke innovatieve technologie beschikbaar is en ingezet kan worden om onderdelen uit het proces van structureren, beschrijven en verrijking te automatiseren.

5. Beheer: met de livegang van Memorix Nexus als collectiebeheersysteem is een nieuwe situatie ontstaan waarbij een aantal elementen uit de oude situatie niet meer van toepassing zijn of anders werken. In dit onderdeel wordt het metadatabeheer vernieuwd en worden afspraken gemaakt over rollen, rechten, communicatie en ontwikkeling. Evenals het beheer op in- en externe terminologiebronnen.

Het vooruitzicht op korte termijn

We kunnen natuurlijk niet alles tegelijk doen. Daarom is uit de lijst van geformuleerde epics een aantal gekozen om als eerste mee aan de slag te gaan. Een paar voorbeelden die we het vierde kwartaal van 2023 willen uitwerken:

• Om archiefvormers eigenaarschap over hun metadata te geven wordt aan de hand van een casusarchief onderzocht hoe archiefvormers metadata kunnen aanleveren en hoe het Stadsarchief daarbij kan faciliteren;

• Om metadata die (complexe) locatiebeschrijvingen hebben te kunnen beheren en doorzoekbaar aan te bieden moet het datamodel worden herzien en uitgebreid

• Om overzicht te houden van wat er aan verrijkingsprojecten gerealiseerd is wordt een verrijkingsregister opgesteld;

• Om gebruikers beter te ondersteunen in het werken met Memorix Nexus wordt een gebruikersplatform ingericht.

Middels de blog houden de buitenwereld uiteraard op de hoogte van de voortgang en de resultaten.

Maar voor nu: let’s get this show on the road!