VNG Werkgroep Vervroegd Overbrengen

In de werkgroep Vervroegd Overbrengen wisselen we kennis en ervaringen uit op het gebied van vervroegd overbrengen. Tijdens de derde bijeenkomst van de werkgroep hebben we de ervaringen van twee organisaties besproken, namelijk van het Zeeuws Archief en het Streekarchief Langstraat Heusden Altena (waar ik zelf werkzaam ben).

Omgevingsvergunningen Veere 2017-2018
De gemeente Veere heeft het proces van het verlenen van omgevingsvergunningen vanaf 2017 volledig gedigitaliseerd. Het Zeeuws Archief is een project gestart om deze vergunningen vervroegd over te brengen, onder andere omdat het een bron is waar veel vraag naar is vanuit bezoekers van het archief. Bij het overbrengingsproject was met name de openbaarheid een punt van aandacht. Er zitten persoonsgegevens in de dossiers, zoals het BSN op aanvraagformulieren, medische verklaringen en offertes van bedrijven. Besloten is om de openbaarheid van zowel de aanvraagformulieren als correspondentie 75 jaar te beperken, maar de tekeningen en constructiegegevens direct openbaar beschikbaar te stellen. Het is van belang de functionaris gegevensbescherming op tijd bij een dergelijk project te betrekken en goed te onderbouwen in welke gevallen openbaarheid zwaarder weegt dan het beperken van persoonsgegevens. Vervroegd overbrengen brengt zaken aan het licht die in het bronsysteem verbeterd kunnen worden ten behoeve van toekomstige overbrengingen: op documentniveau aangeven wat in openbaarheid beperkt moet worden en wat opgeschoond kan worden.

Het project is nog niet helemaal afgerond. De omgevingsvergunningen zijn al wel in het e-depot van het Zeeuws Archief geplaatst, maar kunnen nog niet beschikbaar gesteld worden. Het is de bedoeling voortaan jaarlijks de omgevingsvergunningen te gaan overbrengen.

Videotulen en zaken uit het zaaksysteem van Altena
Voor analoge archiefbescheiden zijn er vanuit het Streekarchief duidelijke richtlijnen en eisen voor de overbrenging, maar voor de digitale archiefbescheiden niet. Hier is vanuit de gemeenten wel behoefte aan. Het Streekarchief is daarom op zoek gegaan naar informatieobjecten waarmee praktijkervaring opgedaan kan worden met overbrenging naar het e-depot van het Streekarchief.

Een eerste project dat we zijn gestart is het overbrengen van videotulen. Leverancier Notubiz zocht e-depots om hun exportfunctionaliteit mee te testen. Uitgangspunt bij het Streekarchief is dat de videotulen na overbrenging op de website van het Streekarchief op dezelfde manier getoond worden als op de gemeentelijke website. De exports zijn aangeleverd in sidecar structuur, met de metadata in ToPX. Er waren wat aanpassingen nodig aan de export om hem geschikt te maken voor overbrenging, die met Notubiz zijn besproken. Dit was erg leerzaam en biedt goede aanknopingspunten voor het opstellen van richtlijnen voor overbrenging. Notubiz gaat nu een nieuwe export aanleveren, waarna we verder kunnen met het plaatsen in ons e-depot en het presenteren via de website.

Een tweede project waar we mee bezig zijn is het overbrengen van zaken uit het zaaksysteem van Altena naar het e-depot van het Streekarchief. Gekozen is voor het zaaktype grondverkopen vanaf 2019. De metadata kon in CSV uit het zaaksysteem worden gehaald, maar het exporteren van de bestanden (de informatieobjecten) zelf moest stuk voor stuk. Dat was niet werkbaar. We hebben daarom contact gezocht met de leverancier, die op dit moment meedenkt over een oplossing. De leverancier werkt op basis van de standaard ZS-DMS en de API-standaarden zaakgericht werken, waar ook veel andere gemeentelijke (vak-)applicaties mee werken. De vraag is in hoeverre dit ‘vertaald’ kan worden naar MDTO, zodat niet voor iedere applicatie een afzonderlijke vertaling naar MDTO gemaakt hoeft te worden. We gaan hierover samen met de leveranciers van het zaaksysteem en ons e-depot in gesprek met het Nationaal Archief.

Volgende bijeenkomst
In de volgende bijeenkomst zullen we het hebben over de aanschaf van een e-depot in het kader van vervroegde overbrenging, en over manieren om vervroegd overbrengen te bevorderen.