Derde bijeenkomst Archiving by Design 19-05-2021

Vandaag doe ik namens de gemeente Reusel-De Mierden wederom mee aan de proeftuin Archiving by Design, nadat ik in 2020 al had deelgenomen aan de eerdere proeftuin. Hier heb ik in samenwerking een groeimodel Archiving by Design ontwikkeld. Waar vorig jaar oriënterend van aard was, is dit jaar meer praktisch ingestoken; het delen van best practices in relatie tot Archiving by Design.

Omdat deze blog van persoonlijke aard is moet ik op dit punt toekennen dat ik dit zelf best spannend vind. Als kleine gemeente zijn we meer reactief dan proactief bezig. Grote fundamentele verandering zijn in de praktijk voor een kleine speler in een grote wereld moeilijk te realiseren. Graag wil ik de elektronische handtekening gebruiken als voorbeeld, omdat dit iets concreets is waar onze gemeente op dit moment mee bezig is. Weet alleen niet zeker of dit goed genoeg is. Best spannend dus.

Na een korte introductie van de bijeenkomst is het tijd om de onderwerpen te introduceren:

Gemeente Westland; heeft veel ideeën over fundamentele inrichting van het systeemlandschap. Gevoelsmatig is verdere concretisering en sturing nog wel nodig. Wel is het duidelijk dat het bol staat van ambitie en behoefte om vergaande veranderingen door te voeren.

Utrechtse Heuvelrug; project goed verbonden, verder digitaliseren van de omgeving. Specifiek het opnieuw vormgeven van het gegevenslandschap. Het waar mogelijk standaardiseren zodat het minder afhankelijk wordt van welke medewerker wat doet. Inrichting baseren op common ground principes.

Gemeente Tilburg; Persoonsgebonden aanpak en Openbare ruimte. Hiervoor zijn twee applicaties aangeschaft. Hier zijn verschillende uitdagingen uit voort gekomen. Dit heeft weer bepaalde leerpunten opgebracht. Zoals het oprichten van een dataplatform, nu is er een archiefdatabase als noodoplossing.

Gemeente Reusel-De Mierden; gelukkig wordt mijn voorstel voor de elektronische handtekening als een waardig voorbeeld erkend. Dit stemt mij gelukkig. Dit is een onderwerp wat op dit moment speelt in meerdere organisaties.
Provincie Zuid-Holland: aanschaf staten informatiesysteem flirt met bewaren bij de bron. Zonder later nog over te hoeven dragen naar een e-depot.

Gemeente Amsterdam: Bezig met vele kleine huis-, tuin- en keukenprojecten. Allemaal boeiend maar staat wel ver van mijn beleving van de inrichting van een kleine gemeente. Er wordt nu ook specifiek gekeken naar generieke voorzieningen voor informatiebeheer.

Samenvattend is er een flinke verzameling van onderwerpen opgeworpen. Leuk en uitdagend, ben benieuwd naar het vervolg. Van grote naar kleine en kleinschalige ontwikkelingen. Kijk met plezier uit naar de volgende bijeenkomsten!