Vervroegd overbrengen

Op 22 september is de werkgroep VNG vervroegd overbrengen bij elkaar gaan zitten voor overleg. Er kwamen verschillende onderwerpen naar voren, die mij hebben geprikkeld om verder over na te denken.

Zoals over de effecten van het afschaffen van de verplichting tot opschoning. Gaat dit niet tegen de privacy van personen in? Weliswaar zit er tussen de documenten die niet zijn opgeschoond, vertrouwelijke informatie. Ook is er een grotere opslag nodig, wat weer schadelijk kan zijn voor het klimaat. En is er ook nog sprake van goede toegankelijkheid als er niet wordt opgeschoond? Deze vragen kwamen ook terug in het gesprek.

Maar ook zeker over het thema van het vervroegd overbrengen zelf ben ik tot veel nieuwe inzichten en vragen. gekomen. De kwestie hoe dit zonder struikelblokken zo goed mogelijk gedaan kan worden, is voor mij erg interessant. Vervroegd overbrengen is namelijk een goede optie wanneer de dossiers in een archief zijn afgesloten. Dit betekent echter niet dat het nooit meer wordt geraadpleegd door ambtenaren.

Daarbij is de eerste vraag die bij mij opkomt of vervroegd overbrengen naar de archiefinstelling, aantrekkelijk is voor de archiefvormer. Dit archief moet namelijk ook makkelijk terug te vinden zijn voor de archiefvormer om in te kunnen kijken.

Toegankelijkheid is echter niet de enige uitdaging. Deze begint al bij de basis, namelijk het hebben van een e-depot. Steeds meer documenten worden digitaal aangemaakt en worden dus ook digitaal overgebracht. Er zijn hierbij veel uitdagingen voor de archiefinstellingen. Deze ontwikkeling van het opzetten van een e-depot staat voor veel archiefinstellingen nog in de startblokken. Als deze basis er nog niet is, kunnen archiefinstellingen dan wel vervroegd overgebrachte (digitale) stukken bewaren? Natuurlijk zijn er ook nog steeds papieren archieven, maar deze documentatie neemt steeds meer een hybride vorm aan in combinatie met digitaal. Als de digitale archieven niet goed vervroegd kunnen worden opgeslagen en de papieren wel, ontstaat er dan geen versnippering in de kwaliteit van de opslag?

Dit zijn vragen die nog open staan en er geen duidelijk antwoord op is. Wel zijn het naar mijn mening, vragen die ontzettend belangrijk zijn, zullen er stappen gemaakt worden in vervroegde overbrenging.

Kortom, dit is een thema waar nog veel in te onderzoeken valt. Iets dat zeker mijn interesse heeft gewekt.