Verslag bijdrage Hanno de Vries: Klassiek versus ISAD op het world wide web (Speel- en deelsessie ISAD, Nijmegen 14-5 2012)

Op dit moment wordt er bij het Nationaal Archief gediscussieerd over de vorm van digitale archieftoegangen. De afgelopen jaren is veel energie gestoken in het digitaliseren van de bestaande (papieren) toegangen.

Het NA werkt met een systeem dat is gebaseerd op ISAD-G, maar in feite zijn de toegangen die tot nu toe gedigitaliseerd zijn, zijn in feite qua opbouw nog altijd klassieke inventarissen. De discussie verplaatst zich nu echter naar de vraag aan welke kwaliteitseisen nieuwe toegangen zouden moeten voldoen.

Kernvragen in de discussie zijn de vraag wat de verschillen tussen klassieke en digitale toegangen zijn en wat de verhouding van beide is tot web 3.0. Het toegankelijk maken gebeurt volledig extern, de controle gebeurt intern, maar juist daar is behoefte aan een set expliciete eisen voor de controle van de kwaliteit.

Grote verschillen tussen beide:

- de klassieke inventaris is documentgericht, zo ook het zoeken; de inventaris is omgezet naar ISAD, maar er niet mee vervaardigd.

- de nieuwe toegang (3.0) bevat data met betekenis en ook onderlinge relaties tussen deze data (is database compatible), en is gericht op semantisch zoeken.

Desalniettemin zijn er de nodige overeenkomsten. De structuur van beide is top-down (algemeen- bijzonder) en de hoofdbestanddelen van de beschrijvingen zijn nagenoeg gelijk.

EAD (een beschrijvingsstandaard, opgemaakt in XML) is los van ISAD ontwikkeld (door bibliothecarissen) en pas later ISAD-compliant gemaakt. Elk element van ISAD is op basis van EAD vertaald naar XML. Voordeel van EAD is dat het de uitwisseling van data, en daarmee de interoperabiliteit van systemen, mogelijk maakt. Ook is EAD een geschikt formaat op de data in op te slaan.

Vragen vanuit het publiek waren onder andere:

- Ga je retrospectief alles omwerken? Waarschijnlijk voorlopig niet. Wel zijn er grote voordelen voor de onderzoeker en de doorzoekbaarheid (zoekmachines) mee te behalen.

- Levert EAD als opslagformaat levert redundantie op? Wordt bepaalde informatie niet op meerdere niveaus herhaald? Nee, de informatie wordt door de eisen die ISAD stelt juist alleen daar geplaatst waar deze voor al het onderliggende in de hiërarchie geldig is.

- Alles tot in de puntjes omwerken is niet haalbaar, maar zijn er ook quick-wins te behalen? Een groot voordeel dat achteraf is gebleken, is dat al vroeg in het conversieproces (en het opknippen van de papieren inventarissen) is gekeken naar ISAD; van belang is met name dat goed wordt bekeken wat er op hoogste niveau al over onderliggende inhoud wordt vermeld en waar deze informatie dus thuishoort. Alles is uiteindelijk echter afhankelijk van het doel dat je wil bereiken. Trefwoorden toekennen aan bestanddelen is vaak voor de toegankelijkheid al voldoende. Het standaardiseren van beschrijvingen (en daarmee beter uitwisselbaar maken van de gegeven en aansluiten op internationaal niveau) was bij het NA echter een veel hoger doel dan het inhoudelijk toegankelijk maken, en zo indirect uiteindelijk ook de klant helpen. Deze eerste stap is dus het fundament voor meer, en vormt daarmee de basis voor vervolgstappen.