Verslag presentatie - Spelen en delen met archieven en archiefvormers: Gemeentearchief Rotterdam

Ronald Rommelse van het
Gemeentearchief Rotterdam vertelde hoe via
ISAAR(CPF) de barrières tussen archief, atlas en bibliotheek binnen het Gemeentearchief zijn geslecht. 
 Na een inleiding over de "International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families", kortweg ISAAR(CPF) vertelde hij over de systeemwijziging.
 
 Vóór de invoer van ISAAR(CPF) werden bij het Gemeentearchief Rotterdam archiefvormers beschreven in
ABS Archeon. In dit systeem werden ook rechtsvoorgangers en -opvolgers genoemd. Er was echter geen (digitale) koppeling met de atlas- en bibliotheekafdeling aanwezig. Voor integrale informatievoorziening (via een website) is dat overduidelijk een groot nadeel. Door over te stappen op
Atlantis en ISAAR(CPF) in combinatie met een eigen
metadatamodel kon de (geautomatiseerde) koppeling wel worden gelegd.
 
 In eerste instantie speelde de vraag: wie wordt beschreven als archiefvormer? Is dit alleen het overkoepelende orgaan, bijvoorbeeld een kerkgenootschap of ook de daaronder ressorterende kerkenraad? Of op nog kleinere schaal: de dominee?
 In de klassieke structuur zit dit alles in één inleiding van een inventaris, terwijl met ISAAR(CPF) de deelarchiefvormers als zelfstandige entiteit beschreven worden.
 Bij verwijzingen naar archiefmateriaal speelt als soortgelijke kwestie wat het kleinste niveau is waarnaar wordt verwezen.
 Welke keuzes per archief(vormer) zijn gemaakt viel begrijpelijkerwijs buiten het bereik van de presentatie.
 Een dergelijke conversie gaat niet zomaar met een druk op de knop. Een aantral problemen moesten handmatig worden opgelost:


• 


• 


• 


• Het samenvoegen van meerdere beschrijvingen van een entiteit tot één authorityfile.

• 


• 


• 


• Nadere identificatie van onduidelijk beschreven personen.

• 


• 


• 


• Het opnemen van informatie die niet automatisch geconverteerd kon worden zoals voor ISAAR(CPF) relevante informatie over archiefvormers die alleen in de inleiding van inventarissen stond.

• 


• 


• 



 De overstap en het maken van de koppelingen is veel werk geweest. De voordelen waren voor het Gemeentearchief Rotterdam echter doorslaggevend:


• 


• 


• 


• De gemaakte authorityfiles kunnen meervoudig gebruik worden.

• 


• 


• 


• Het leggen van rechtstreekse verbanden met archiefmateriaal, foto's, boeken en andere informatiedragers is nu mogelijk.

• 


• 


• 


• Meer mogelijkheden voor informatie-uitwisseling en Open Data initiatieven.

• 


• 


• 


• De verbetering van zoek- en vindmogelijkheden van de website. Hierdoor is de publieksfunctie van het archief versterkt.

• 


• 


• 



 Omdat de velden waaruit een ISAAR(CPF) beschrijving bestaat redelijk generiek zijn, kunnen ook schepen, gebouwen en andere ruimtelijke objecten via deze standaard worden beschreven. Hiermee kunnen dan ook semantische links worden gelegd in het (zoek)systeem en op de website waardoor verbanden tussen archiefvormers, andere betrokkenen, locaties en informatieobjecten (nog) zichtbaarder worden.