“Hoe zou archiveren kunnen werken als we opnieuw beginnen?” Studenten Data Design bezoeken het Nationaal Archief
“Hoe zou archiveren kunnen werken als we opnieuw beginnen?” Verslag van bezoek studenten Data Design ...
ArchievenPortaal Europa #KVAN13
- jun 2013
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 1
- 35
Over het algemeen was dit weer een leuk en spannend congres. Er zaten hele leuke dingen tussen, zoals de laatste sessie met Ingmar, Chido en Petra over de keuze tussen alles bewaren of selectief vernietigen. Dit leverde leuke discussies op en toonde duidelijk dat we hier nog veel mee moeten doen.
Mijn indruk van dit congres was een zakelijke, een praktische. Een aantal jaar gelden lagen de sessies nog meer op een vlak van waar gaan we heen, wat kiezen we? Nu was het meer van wat is er mogelijk en wat moeten we doen. Ook praktische handvatten werden gegeven, zoals het Scoremodel van Robert Gillespie en Henk Verstappen, waarmee je inzicht kunt krijgen in de duurzaamheid van de digitale status van je organisatie, of een handleiding voor de overdracht van digitaal archief in 10 stappen (SODA).
Een ander praktisch beeld werd gegeven door Wim van Dongen van het Nationaal Archief. Deze sessie was een vervanging voor een ander en ging over het Archieven Portaal Europa (APE). Hiervan zit ook een folder in de tas die jullie gekregen hebben bij binnenkomst. In deze sessie ging Wim dieper in op het Archieven Portaal Europa en de stand van zaken op dit moment. Uitgaand van het feit dat dankzij de vermeende economische crisis die nog wel even zal duren, en dus zal leiden tot nog meer bezuinigingen, is het handig om als organisatie te kijken hoe je zo goed mogelijk je archieven kunt publiceren, kunt delen, zonder dat dit veel geld kost. Het liefst wil je natuurlijk 1 keer iets digitaal presenteren, waar dan vervolgens iedereen bij kan. Archieven Protaal Europa levert dat; APE wil een portal zijn waar van uit je alle archieven van Europa kunt vinden. Hier zijn dan niet alleen de reeds gedigitaliseerde documenten te vinden, maar ook de inventarissen van de diverse archieven. Op deze manier is voor een bezoeker dudielijk welke documenten waar aanwezig zijn, ook al zijn ze op dat moment nog niet gedigitaliseerd. Door dan via APE zo'n archief te benaderen kan bijvoorbeeld een verzoek tot digitalisering (scanning-on-demand) ingediend worden. Dit is een voordeel. ten opzichte van bijvoorbeeld een portal als Europeana, die enkel digitale objecten bevat, geen inventarissen. Een eis is wel dat de organisatie zijn , haar digitale archieven volgens ED3 standaarden aanlevert.
Dit klinkt heel mooi, maar riep ook gelijk een aantal vragen op: "Je moet dus alles al gedigitaliseerd hebben" "APE is internationaal, wie levert de verschillende talen" Hier zijn wel al ideeën voor, echter deze zijn nog niet verder ontwikkeld. Men denkt bijvoorbeeld aan crowdsourcing ivm talen.
Al met al wel een heel interessante ontwikkeling. Naar mijn idee is dit een prima eerste begin voor een portal, en is dit in essentie prima. Er zijn natuurlijk nog allerlei haken en ogen, zoals de hierboven genoemde punten, maar het heeft zeer zeker potentie en kan gezien worden als een goede start om de toegankelijkheid van de informatie aanwezig in onze archieven verder en verder te vergroten en verbeteren.
Voor meer informatie over het project, zie apex-project.eu
Voor het portaal: www.archivesportaleurope.net
Op deze site: archief20.org/group/archieven-portaal-europa
Rest mij nog de organisatie te bedanken voor dit congres en hopelijk zien we iedereen volgend jaar in het Drents Archief!!!
Helmut Muller
Verken
Geschiedenis percelen binnenstad op Amersfoort op de kaart
De kaart met kadastrale informatie van de binnenstad uit 1832 is toegevoegd aan Amersfoort op de kaart...
Archivarissen die meehelpen aan postuum dopen door de Mormonen: mag dat?
Ze doen het graag en ze doen het gratis. Leden van de mormoonse kerk bieden alle regionale archieven a...
Reacties
Helmut, hartelijk dank voor je verslag met indrukken van de KVAN dagen en van mijn presentatie in het bijzonder.
Die presentatie was inderdaad een vervanging voor een andere. Ik ben de KVAN dagen organisatie commissie dankbaar dat ik daardoor de gelegenheid heb gekregen het Archieven Portaal Europa weer eens onder de aandacht te brengen en wel vanuit een heel andere invalshoek dan gebruikelijk (namelijk in de lijn “Nieuwe Zakelijkheid” i.p.v. in de lijn “Selectie en Toegang”). Echter uit ‘de wandelgangen’ heb ik begrepen dat die ‘last minute’ wijziging helaas niet tot iedereen goed was doorgedrongen, ondanks duidelijke aankondigingen daarvan, o.a. op de KVAN website en bij de aanvang van de KVAN dagen. Om dit te ondervangen heb ik besloten om de tekst die ik bij mijn presentatie heb uitgesproken in zijn geheel op te nemen in de versie van mijn presentatie die nu online staat op het KVAN dagen slideshare account, zodat iedereen die de presentatie gemist heeft die volledig kan nalezen.
Ik verwijs hier naar die slideshare presentatie, omdat die volgens mij een aantal punten uit jouw verslag, die blijkbaar tijdens de presentatie zelf of tijdens de discussies daarna niet goed zijn over gekomen, kunnen verhelderen.
Zo is bijvoorbeeld je constatering “Een eis is wel dat de organisatie zijn , haar digitale archieven volgens ED3 standaarden aanlevert.” niet correct. Tijdens de presentatie is gemeld dat het Archieven Portaal Europa draait op internationale archief standaarden, waarvan EAD (Encoded Archival Description, de standaard voor het maken, publiceren en uitwisselen van archief inventarissen, zie: DEN – standaarden en richtlijnen) de belangrijkste is.
Het portaal neemt ook alleen maar inventarissen op en geeft toegang tot digitaal archiefmateriaal via links in die inventarissen. Het digitaal archiefmateriaal zelf blijft op de website van de deelnemende archiefinstellingen. Het Archieven Portaal Europa is dus geen e-depot in engere zin (digitaal archiefmateriaal storage), zeker niet als je bedenkt dat het vooralsnog ook alleen maar ‘gedigitaliseerd’ archiefmateriaal opneemt, dat ik zelf graag aanduid als ‘digital remastered’ archiefmateriaal, ter onderscheiding van ‘digital born’ archiefmateriaal, omdat de term ‘gedigitaliseerd archiefmateriaal’ nogal eens voor beide soorten digitaal archiefmateriaal wordt gebruikt.
De spraakverwarring over ‘digitale archieven’ en ‘ED3’ kan mogelijk zijn ontstaan omdat er tijdens de discussies na mijn presentatie is gesproken over de eventuele consequenties van mijn suggestie dat kleinere archiefinstellingen er vanuit het oogpunt van kostenbesparing voor zouden kunnen kiezen om hun content alleen via het Archieven Portaal Europa aan te bieden en daardoor het geld dat zo bespaard kan worden op het inrichten en onderhouden van een eigen website met geavanceerde zoekmachine ergens anders aan zouden kunnen worden besteed. De terechte vraag vanuit de zaal was toen: ok, maar waar blijven we dan met ons digitaal materiaal (scans) als we eenmaal gaan digitaliseren? Daarop heb ik geopperd dat, als zou blijken dat dit concept door veel archiefinstellingen zou worden omarmd, m.i. het Archieven Portaal Europa zou moeten overwegen om alsnog storage voor digitaal archiefmateriaal te faciliteren. Per slot van rekening is dat ook het vergezicht voor Europeana, zoals geschetst in het 2011 verschenen rapport “The New Renaissance”. Dit staat echter nog niet op de planning (ook niet bij Europeana). Natuurlijk zou dit probleem eventueel ook kunnen worden opgelost door elders storage in te huren.
Verder kan de door jouw gemelde vraag uit de discussie na afloop van de presentatie: “Je moet dus alles al gedigitaliseerd hebben” de suggestie wekken dat dit een randvoorwaarde is voor deelname aan het Archieven Portaal Europa. Dat is zeker niet het geval, integendeel: als een archiefinstelling alleen nog maar inventarissen heeft en nog helemaal geen archiefmateriaal heeft gedigitaliseerd, dan kan het die inventarissen zonder probleem al als content aanbieden aan het Archieven Portaal Europa. Wat dan nog niet kan, is vanuit het Archieven Portaal Europa content doorleveren aan Europeana, want dat portaal is alleen maar geïnteresseerd in (links naar) digitaal archiefmateriaal en de bijbehorende metadata. Echter zodra de betreffende archiefinstelling gaat digitaliseren en in de inventarissen links naar dat digitale archiefmateriaal gaat opnemen (ongeacht waar dat wordt opgeslagen en bewaard), dan kan het dat digitale archiefmateriaal via het Archieven Portaal Europa laten zien en – desgewenst – ook via Europeana. Maar dat hoeft echt niet allemaal in een keer te gebeuren: in die zin biedt het Archieven Portaal Europa een groei model: naar mate er meer wordt gedigitaliseerd, kan er meer digitaal archiefmateriaal aan inventarissen worden gekoppeld en kan er dus ook meer en meer digitaal archiefmateriaal worden getoond.
Tenslotte nog wat meer informatie over de discussie over meertaligheid binnen het Archieven Portaal Europa, die inderdaad ook na afloop van de presentatie plaats vond: allereerst moet er onderscheid gemaakt worden tussen meertaligheid van het gebruikersinterface van het portaal en meertaligheid van de via het portaal aangeboden content. Het eerste is al geregeld: het gebruikersinterface van het Archieven Portaal Europa is beschikbaar in 22 talen. Maar het laatste is niet zo eenvoudig te realiseren en is in principe een probleem voor elk portaal initiatief dat content van meerdere landen aanbiedt (dus ook voor Europeana).
We kunnen niet verwachten dat een archiefinstelling inventarissen in meerdere talen aanbiedt, hoewel dat in sommige landen vanwege de taalsituatie binnen dat land al wel gebeurd (bijvoorbeeld in België). De beschikbare software om automatisch teksten te vertalen, bijvoorbeeld van Google en Microsoft, werkt nog niet helemaal optimaal, maar zou eventueel al wel kunnen worden ingezet om gebruikers die een bepaalde taal waarin zoekresultaten worden aangeboden niet machtig zijn, toch een idee te geven van waar het betreffende archiefmateriaal over gaat. Als zodanig vallen deze automatische vertalers m.i. in de categorie: ‘beter iets dan niets’, hetgeen ook geldt voor het beschikbaar stellen van nadere toegangen, klappers, indexen, etc. (onderwerp van discussie tijdens de KVAN sessie van Erik de Ree en Charles Jeurgens).
Als alternatief voor het automatisch vertalen van bijvoorbeeld inventarissen heb ik vervolgens gesuggereerd dat archiefinstellingen er bij het bewerken van archieven voor zouden kunnen zorgen dat er op zijn minst een korte samenvatting ('abstract') in het Engels in de inventaris terecht zou komen of er voor zouden kunnen kiezen om het vertalen van (delen van) inventarissen aan “het publiek” over te laten d.m.v. crowdsourcing. Dit laatste zou een uitstekende web 2.0 uitbreiding van het Archieven Portaal Europa kunnen zijn.
Nogmaals: hartelijk dank voor je verslag en ik hoop dat dit nuttige aanvullingen zijn op zowel jouw verslag als op mijn presentatie.