Best Practise: Zaakgericht werken bij de Gemeente Den Bosch
Het nieuwe zaakgericht werken - adviesnota herijkte visie.pdf20131119 vastgestelde Programma-kaders Z...
Waarderingsfabriek: Control C en Control V
- nov 2009
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 8
- 69
Enige weken geleden was ik aanwezig bij de bijeenkomst van de 5 grote Brabantse gemeenten (Den Bosch, Helmond, Eindhoven, Tilburg en Breda). Tijdens deze bijeenkomsten gaat het vooral over de vertaling van de web2.0 uitgangspunten en digitalisering in de gemeentelijke werkomgeving. We spraken af dat we allemaal een blog zouden schrijven over de bijeenkomst. Even was er discussie over waar de blog te plaatsen: archief20 of BREED. Het verschil, zo verzekerde een aantal deelnmers mij, lag in de invalshoek: archief20 was van de archivarissen en BREED van de DIV-ers. Wat een onzin reageerde ik onmiddellijk en mijn blog stond vast.Thuis gekomen bekroop me het gevoel dat ik weer eens eerder had gesproken dan nagedacht. Immers als beide communities 400 leden hebben dan is er per definitie sprake van een door de markt ondersteund onderscheid, daar kan ik met mijn eigen opvattingen nooit bezwaar tegen maken. Accepteren dus!Toch vind ik het vreemd (mild uitgedrukt).In een wereld waarin alle informatie die digitaal kan worden (gemaakt) digitaal wordt, alle informatie die mobiel beschikbaar kan worden (gemaakt) mobiel wordt, alle informatie die persoonlijk gemaakt kan worden gepersonaliseerd wordt, in die wereld is het toch niet vol te houden dat er een gescheiden interesse of beleving kan zijn binnen de groep van informatieprofessionals. Met de informatiefunctie is heel veel aan de hand. De professie van informatiemanagers is aan veranderingen onderhevig. Een deel van de functies/taken verdwijnt, denk aan de ontwikkeling van het volledig automatisch toekennen van metadata, waardoor de registratiefunctie van DIV-ers gaat verdwijnen. Of de discussies rond de informatie-architectuur: de rol van het DMS en RMA. Met als logische ontwikkeling het inéénschuiven van beide middelen. Bij het toelaten van informatie tot het informatiesyysteem wordt alles geregeld, van toegankelijkheid tot bewaring resp. vernietiging. Wat dachten jullie van de verschillende soorten processen binnen overheidsorganisaties en de wijze waarop met de bijbehorende informatie wordt omgegaan. Standaard processen -bijvoorbeeld vergunning verlening og subisidie verlening- zal standaard worden afgedaan. Projecten zullen echter anders moeten worden gefaciliteerd door de informatiemanagers. Dat is nieuw en kansrijk. De meeste projecten haalde in de analoge wereld de eindfase van het archief niet, dat ligt nu weer binnen handbereik. De ondersteuning van de echte beleidsprocessen is nog helemaal een onontgonnen terrein. Kansen derhalve. Martin Berendse heeft het beheer van informatie al gekoppeld aan openbaarheid, wil je een nog scherper voorbeeld van gezamenlijk belang? Dan kan je toch niet spreken van verschillende werelden van archivarissen en DIV-ers! De ontwikkelingen raken iedereen. Begrijp me goed dit wordt geen oproep om tegen te houden, maar een oproep om te verenigen en samen de mogelijkheden van 'web2.0' te onderzoeken en te gebruiken. En als jullie twee sites willen het is me best: control C en control V ik los het wel op.reageren: max.beekhuis@doxis.nl
Verken
Scannen en overgaan tot vernietiging PD's.
Beste collega's In het kader van het HNW wil mijn werkgever (gemeent Noordoostpolder) overgaan op he...
Maand van de Geschiedenis: ‘Digital Dementia’
Symposium Digital Dementia MvdG2015 Jonge Historici, SNAAI en het Noord-Hollands Archief werken samen...
Reacties
Zo vind ik het zelf vreemd dat je in veel dorpen en steden meerdere voetbalclubs hebt, maar toch zijn er vaak historisch gezien logische verklaringen voor... Zelfs een behoefte... ;-) Archief 2.0 is ontstaan binnen de context van het openbaar archiefwezen en dan met name binnen de dienstverlenende kant daarvan. De laatste tijd breidt de aandacht zich onder andere uit richting de kant van acquisitie en beheer en dergelijke, wat een goede ontwikkeling is. In de kern is het ontstaan echter te danken aan het feit dat bepaalde mensen behoefte hadden om over bepaalde onderwerpen met elkaar van gedachten te wisselen. En dat begonnen ze zo. Meer over de geschiedenis van Archief 2.0 vind je op mijn blog. Het ontstaan van BREED is al door Yvonne uitgelegd als antwoord op dezelfde post op BREED, waarbij ze overigens gewoon Ctrl+C en Ctrl+V heeft toegepast vanaf haar eigen blog. Goed voorbeeld doet immers goed volgen! ;-) Zoals je zelf al zegt: beide community's blijken levensvatbaar en kijkende naar de behandelde onderwerpen hebben ze ook beiden een eigen karakter. In Archief 2.0 ligt de focus nog steeds op de klant en op de culturele taak van archieven. In BREED ligt de focus nog steeds op het beheer (in brede zin) van het archief van overheidsadministraties. Archief 2.0 wordt nog steeds overwegend bevolkt door 'archivarissen', mensen overwegend werkzaam in het openbaar archiefwezen en overwegend bezig met de publieksfuncties van deze instellingen, zoals dienstverlening, de website en educatie. De links tussen Archief 2.0 en BREED (overwegend bevolkt door 'div'ers') wordt eigenlijk precies zoals in het veld zelf gevormd door het handjevol mensen dat ook daadwerkelijk - ik zou bijna zeggen 'IRL' - op het snijvlak opereert van beide vakgebieden. Ik denk aan de relatiebeheerders, de inspecteurs enzovoort. Wat dat aangaat laten beide community's misschien een kans tot vernieuwing liggen? Aan de andere kant: als daaraan behoefte is, dan schuiven beide clubs wel in elkaar. Kopiëren en plakken van berichtjes is misschien wel een eerste stap tot iets moois! ;-)
Mijn ambitie ligt wellicht hoog, ik zou zo graag willen dat we echt met elkaar op deze sites de toekomst verkennen en ervaringen met elkaar gaan delen. Door te differentiëren loopt veel van de energie weg (vrees ik). Ik voel me inmiddels wel gesteund door de reacties (zowel hier als bij BREED). Groet max
@Max: Met hoge ambities is niks mis! ;-) Het bestaan van beide community's maakt inderdaad dat er energie wegvloeit. Dat is nou eenmaal standaard het geval bij versnippering. Op Archief 2.0 worden discussie geplaatst, die wellicht ook binnen BREED een goed gehoor zouden hebben gevonden... en die reacties mis je dan. En omgekeerd ook. Dat zal zeker voorkomen. Ik weet zeker dat het bestaan van één community voordelen zou hebben. Ik weet echter ook zeker dat er nadelen aan zo'n community kleven. Eentje daarvan is dat die club dan wel héééél breed wordt (inherent aan 'ons' vakgebied, dat nu eenmaal ontzettend breed is). En persoonlijk haak ik af bij té brede community's, omdat de ruis dan te groot wordt. (En niet alleen ik.) Of dat in dit geval ook zo zou zijn, dat weet ik niet. Maar het feit dat beide community's nog als aparte wezens voortleven en in een behoefte voorzien, maakt dat ik geneigd ben te denken dat de leden onbewust nog meer baat hebben bij de scheiding dan baat bij de samenvoeging. Als dat omslagpunt is bereikt, geloof ik dat dit 'goedkomt'. Overigens is een discussie als deze de eerste aanzet om daar verandering in aan te brengen. Tel je zegeningen! :-) Kun je trouwens voorbeelden geven van "echt met elkaar op deze sites de toekomst verkennen en ervaringen met elkaar gaan delen"? Waar laten we nu kansen liggen? Als ik namelijk in je blogtekst kijk, dan zie ik vooral een nadruk op documentaire informatievoorziening, op overheidsprocessen en zo. Niet op publiekstaken van een cultuurhistorische instelling (behalve dan dat die overheidsinfo ook toegankelijk/openbaar moet wezen). Maar misschien heb ik oogkleppen op...
Voorbeelden waar het archiefveld en de (D)IV elkaar raken, ik zal er een paar noemen: 1. Waarderingsvraagstuk: toekennen van metadata vindt plaats op het moment van creatie van het document, dus ook de metadat met betrekking tot bewaren en vernietigen; 2. Digitaal werken, zaakgericht werken zijn discussies die van invloed zijn op de inrichting van het informatiemanagement binnen organisaties, in dit gesprek wordt bepaald welke informatie deel uitmaakt van het 'geheugen' van de organisatie; de aard van de informatie wordt ook hier bepaald (analoge informatie koppelt procesinformatie aan content, digitaal worden deze twee gescheiden), de consequenties hiervan zijn enorm: wat valt straks onder de verantwoordelijkheid van de archivaris (wat wordt openbaar)?; in de analoge wereld had de (D)IV al beperkt zicht op de informatie (PIVOT onderzoek van begin 90-jaren heeft aangetoond dat op de Hagse ministeries hooguit 50% van de informatie binnen het taakveld van de (D)IV viel), in de digitale wereld zal er nog veel meer versnippering plaatsvinden; 3. Als er sprake is van een dienstverleningsconcept van bijv. een gemeente aan haar burgers over de handel en wandel van de gemeente, dan lijkt het me moeilijk vol te houden dat in de presentatie een knip zit tussen jonger en ouder dan 20 jaar; kortom verwachtingen van (potentiële klanten dwingen tot integratie in de dienstverlening), zullen we het echt eens hebben over de Klant?!; 4. Discussie over E-depot vind ik schimmig, er kan toch geen verschil zijn tussen een digitale opslag voor de organisatie en voor een archiefdienst, dat betreft toch dezelfde problematiek?!; 5. Keteninformatisering dwingt archivarissen en (D)IV-ers na te denken over de rol van de ketenpartners, maar ook over de informatiebehoefte op langere termijn en hoe vorm te geven, mijn stelling: horizontale keteninformatisering (partners in de keten) leidt één op één tot verticale integratie (alle partijen in de levenscyclus van informatie vloeien in één); 6. Archivarissen en (D)IV-ers zijn/worden informatiebemiddelaars en procesinrichters, in termen van opleiding, competenties, presentatie van belang en rol zijn er veel gemeenschappelijke gebieden, die nu volstrekt verschillend worden aangevlogen. De hele kramp over de archiefschool is een mooi voorbeeld. In plaats van een gemeenschappelijk beeld te schetsen en uit te dragen is nagenoeg iedereen in in de verdediging gegaan. Kortom geen visie op het vakgebied van informatiemanagement, geen keuzes, geen strategie; 7. Denken in gescheiden werelden en functies lijkt me -ik druk me nu maar diplomatiek uit- onhandig. In een wereld waarin Google de DMS-en overbodig maakt (beetje sterk gesteld, maar je kunt het al waarnemen!) en Google bibliotheken op koopt (en straks archieven) en beide ter beschikking stelt aan de gebruikers lijkt het me tijd worden om gezamenlijk na te denken en te handelen om ook een plaatsje in deze informatiemarkt te verwerven. Niet om te verdedigen, maar juist om kansen te pakken! Omdenken, opnieuw naar je vak kijken en er visie op ontwikkelen is een kwestie geworden van overleven. Een urgentiebesef dat ik nog maar sporadisch aantref.
@Max, geheel mee eens vooral met 7. Theo Thomassen lanceerde ooit het paradigma en de records continuum gedachte, maar dat lijkt niet door iedere archivaris te zijn opgepakt. Het "gescheiden' denken is m.i. een bedreiging voor archiefdiensten, zeker in tijden van bezuinigingen. Vorige week hoorde ik nog dat de Archiefwet wellicht wordt aangepast dat na afdoening van het proces de informatieobjecten kunnen worden opgenomen in een duurzame beheersomgeving, archiefbewaarplaats c.q. e-depot. Hiermee worden ze openbaar gemaakt. Daar moet je op anticiperen. De masterscriptie van Martin Berendse vond ik in deze ook een opsteker.
@Max: Een late reactie - dat heb ik zo wel eens - maar ik ben het met al je punten eens hoor. Het zou gek zijn als er op die vlakken in twee gescheiden werelden zou worden gepraat. Maar volgens mij gebeurt dat dus niet. En voor zover dat al gebeurt is dat niet het gevolg van het bestaan van zowel Archief 2.0 als BREED. Overigens was Archief 2.0 er al veel eerder, maar dat terzijde! :-P Serieus, alle punten die je noemt hebben namelijk sterk een band met overheden, hun overheidsarchieven en met de archiefwettelijke taak van archiefdiensten. Da's belangrijk voor onze democratische rechtstaat, maar het gemiddelde overheidsarchief is nauwelijks interessant voor het publiek. En de archiefwettelijke voorwaarden die aan beheren en beschikbaarstellen en zo worden gesteld, hebben weinig te maken met waar we het in bijvoorbeeld Archief 2.0 over hebben. Want er is ook een hele andere kant van het veld, die ik gemakshalve maar even de cultuurhistorische publiekskant noem, waar de klant centraal staat en waar archief vaak slechts een bron vormt voor producten voor de klant. En juist dat laatste is waar binnen Archief 2.0 veel de nadruk op ligt: informatie en diensten aanbieden aan klanten op een Web 2.0-manier. (Terwijl in BREED misschien veel meer de overheid centraal staat die Web 2.0-tools gaat gebruiken en de gevolgen daarvan moet archiveren.) Daarbij worden wel onderwerpen aangeroerd die met ander kanten van het vakgebied te maken hebben (hoe archiveren we community's?), maar het oppakken van die onderwerpen vormt in de huidige situatie geen probleem. Zoals ik al zei zijn er bijvoorbeeld de vakgenoten die zich vanuit hun functie al op het snijvlak bevinden van die kanten en die vormen als het ware een natuurlijke schakel daartussen, meer concreet tussen Archief 2.0 en BREED. Maar goed, deze discussie op onze beide netwerken is nu vooral theoretisch. Mijn vraag doelde eigenlijk op concrete voorbeelden van discussies op onze netwerken waar we kansen hebben laten liggen. Met andere woorden: waar breekt het bestaan van twee community's ons op? Overigens blijf ik erbij dat ons vakgebied zo enorm breed is, dat één community voor het hele archiefveld niet gaat werken. Mijn verwachting is dan het ontstaan van een teveel ruis voor individuele leden, waardoor het voor niemand meer behapbaar is. Maar wie weet heffen de juiste filters dat probleem gewoon weer op... of bijvoorbeeld dat er binnen die grote club groepen worden gemaakt, die redelijk op zichzelf functioneren.
Ik vind dat in de discussies nog steeds veel te veel het papier en de papieren wereld leidend is in het denken. Ik vind dat ook bij jou terug. Documenten die digitaal zijn vervaardigd, dat zijn de originelen, die serie enen en nullen. De prints of PDF's of ODT's of wat dan ook, dat zijn kopieën. En kunnen gevoeglijk vernietigd worden. Overdragen van digital born documenten is een zinloze actie. Lekker laten staan waar ze gevormd zijn. Het inhoudelijk beheer kun je overdragen aan archiefdiensten of andere partijen die er hun werk van hebben gemaakt om dat materiaal beter toegankelijk te maken en klantgericht ter beschikking kunnens tellen, vragen er over kunnen beantwoorden etc. Het nadenken over informatieprocessen en wat al dies meer zij is sinds jaar en dag niet de taak van "de" archivaris, maar de archiefinspecteur/consulent/relatiebeheerder of hoe zo'n functionaris ook wordt genoemd in den lande. Er wordt nu net gedaan of alle archivarissen zich bij voortduring hebben bezig gehouden met dat soort problematiek. Integendeel zou ik zeggen. Dus, in mijn opinie gaat er een schifting plaatsvinden waarbij er archivarissen zullen zijn (of hoe we die mensen dan ook gaan noemen in de toekomst) die zich specialiseren in het digitaal beschikbaar stellen van digital born en digital made informatie en het restant aan papieren informatie. Het is een illusie te veronderstellen dat in deze werkelijkheid iets als een recordscontinuüm haalbaar is en blijft. Het mag duidelijk zijn dat meerdere community's of fora geen enkel probleem is om discussie op te voeren. Christian heeft dat behoorlijk duidelijk gemaakt en ik onderschrijf zijn betoog.
Op Ingmar bladert en schrijft meer over het verschil tussen BREED en Archief 2.0