Proof of Contexts (1): we zijn van start!

Het is inmiddels duidelijk dat Linked Data en de nieuwe beschrijvingsstandaard Records in Contexts voor archieven de weg voorwaarts zijn. Door informatie besloten in archiefstukken te zien als onderdeel van een breed netwerk van gegevens, en daarvoor de nodige relevante links te leggen, kan de gebruiker naar verwachting veel beter naar informatie zoeken. Het netwerk zorgt ervoor dat er meerdere routes van toegang ontstaan, maar routes moeten wel gecreëerd worden. Daarvoor is een Proof of Concept gestart, die geen andere naam had kunnen krijgen dan Proof of Contexts!

Gevangenisdag 2023

Een jaar geleden vond hierover een eerste gedachte-oefening door medewerkers van het Noord-Hollands Archief en Stadsarchief Amsterdam plaats in de Koepelgevangenis van Haarlem. Eén van de belangrijkste bevindingen was dat er met de sterk hiërarchisch ingerichte boomstructuur van klassieke inventarissen geen sprake is van een echt netwerk van gegevens, maar dat die wel met terugwerkende kracht kan worden gemaakt. Zo zijn er rubrieken uit die klassieke boomstructuur die beter tot hun recht komen op een andere plek in het netwerk: bijvoorbeeld een naam van een actor hoort niet als rubriek opgenomen te worden, maar als actor zelf in het netwerk, met een specifieke relatie naar het record. Net zo voor locatiegegevens. En zo zijn er rubrieken die alleen een redactionele vorm aangeven, zoals foto’s of notulen, dat past beter als kenmerk (property) bij een record. En sommige rubrieken zijn betekenisloos: een rubriek als ‘overig’ biedt geen context, en niemand zoekt erop. Dus dat zou weg kunnen. De omzetting van deze rubrieken staat centraal in het project Proof of Contexts.

Proof of Contexts

In de Proof of Contexts wordt dit verder uitgewerkt en verbonden aan wat dat voor de gebruiker precies betekent. De PoC bestaat uit twee delen:

1. Uitvinden welke soorten rubrieken zich lenen voor (geautomatiseerde) bewerking: welke worden een kenmerk/property van het bijbehorende record, welke worden een andere entiteit (en wat voor relatie hoort daarbij) en welke kunnen worden verwijderd?

2. Uitvinden in hoeverre een visualisatie van deze nieuwe netwerkvorm aansluit bij behoeften van archiefgebruikers. Is het ontwerp voor de gebruiker intuïtiever, en sluit het netwerk beter aan bij hoe men gewend is om in digitale omgevingen te zoeken?

De inhoudelijke uitwerking

Voor deze inhoudelijke uitwerking is de groep uitgebreid naar medewerkers van archieven die aangesloten zijn bij de Kring van Noord-Hollandse Archieven: Regionaal Archief Alkmaar, Archief Gooi en Vechtstreek, Westfries Archief en Gemeentearchief Zaanstad. Zij zijn twee dagen bij elkaar gekomen en hebben aan de hand van verschillende oefeningen gekeken naar wat toegankelijkheid betekent voor archieven in de wereld van Linked Data.

In één van de oefeningen kropen de archivarissen in de huid van de gebruiker om te ontdekken wat de belangrijkste dataknooppunten zijn in het terugvinden van een specifiek record. Denkend vanuit het perspectief van de gebruiker werden vooral locatie-, persoon-, onderwerp- en tijdsaanduidingen genoemd, en pas daarna de archiefvormer. Natuurlijk is de archiefvormer een essentieel onderdeel om de context van records te duiden en begrijpen, maar moet het daarmee ook voor de gebruiker de voornaamste of zelfs enige zoekingang zijn? Op dit moment is dit de realiteit in de meeste van onze zoeksystemen.

Opnieuw keek de groep naar het fenomeen rubrieken, en kon worden bevestigd dat een verhuizing van gegevens in rubrieken naar andere entiteiten, en soms het verwijderen van rubrieken, logisch is. Juist ten behoeve van de gebruiker, zodat gegevens op een meer intuïtieve en overzichtelijke wijze gepresenteerd kunnen worden, zonder betekenis te verliezen. Er zijn verschillende categorieën van rubrieken geformuleerd, met daarbij wat ermee dient te gebeuren (verhuizen met specifieke bestemming of verwijderen).

Het omzetten van rubrieken kan volgens de groep voor een deel geautomatiseerd, met name bij de rubrieken die eenvormig zijn of weg kunnen. Andere rubrieken zijn voor meerdere uitleg vatbaar, dan moet je echt naar de inventaris kijken wat er bedoeld wordt. Bijvoorbeeld Concertgebouw: dat is een gebouw, een locatie en een organisatie. Wat wordt dan precies met de rubriek bedoeld? De eerste ideeën voor een stappenplan voor grootschalige bewerking zijn bedacht, evenals welke terminologiebronnen voorwaardelijk zijn en welke technologie daarvoor nodig is. Voor het vervolg wordt de inventaris van de Gemeentepolitie Amsterdam als casus gebruikt. Deze wordt bewerkt volgens de ideeën die door de groep zijn besproken, zodat er een netwerkstructuur optima forma ontstaat.

Het waren twee intensieve en ontzettend geslaagde dagen. De deelnemers bouwden voort op de gedachtegang ingezet bij de Gevangenisdag en voegden daaraan nieuwe perspectieven toe. Bij deze nogmaals veel dank aan alle aanwezigen voor het meedenken, de goede vragen en aanvullingen!

Na de zomer: visualisatie

Het bewerkte archief van de Gemeentepolitie Amsterdam wordt vervolgens gebruikt als input voor een visualisatie. Ontwerpbureau Norday (voorheen DOOR/IN10) heeft ervaring met het werken met Linked Data en gaat samen met ons de uitdaging aan hoe je een netwerkstructuur voor archief aan de gebruiker presenteert, met als doel dat die visualisatie eenvoudiger te begrijpen is dan een klassieke inventaris. In september vindt een ontwerpweek plaats, waarna het ontwerp aan de buitenwereld wordt gepresenteerd. Het ontwerp gaat draaien op echte data (mogelijk gemaakt door Spinque), dus op het bewerkte casusarchief, zodat de werking ervan goed getest kan worden. Een gebruikersonderzoek is onderdeel van het project, en ook zal het ontwerp te bekijken zijn door iedereen die er interesse in heeft. Alle feedback is vervolgens welkom! Via de blog en andere kanalen wordt ter zijner tijd de link naar het ontwerp gedeeld.

We zijn heel benieuwd naar hoe het ontwerp eruit gaat zien en wat de reacties erop gaan zijn. Want dat is de proof van deze PoC: ofwel het bewijs dat we op het goede spoor zitten en in de komende jaren via het stappenplan en de website kunnen toewerken naar echte netwerkontsluiting. Ofwel bewijs dat dit nog niet helemaal de juiste weg is, en dat we dus verder moeten experimenteren. We gaan het zien!