VNG Realisatie werkgroep vervroegd overbrengen

In de VNG Realisatie werkgroep Vervroegd Overbrengen wisselen we kennis en ervaringen uit op het gebied van vervroegd overbrengen. Tijdens de vierde bijeenkomst van de werkgroep op 14 juli hebben we stilgestaan bij een aanbestedingstraject voor een e-depot en bij de vraag hoe gemeenten/gemeenschappelijke regelingen gestimuleerd kunnen worden om over te gaan tot vervroegd overbrengen.

Aanbesteding e-depot gemeente Westland
De gemeente Westland is een aanbestedingstraject gestart voor een digitaal archief/e-depot. De bedoeling is dat deze oplossing als records management applicatie gaat functioneren en daarnaast een bewaarplaats wordt voor permanent te bewaren digitaal archiefmateriaal. Dit e-depot dient gekoppeld te worden aan het zaaksysteem en enkele proces- en vakapplicaties en ook een bewaarplaats te worden voor digitaal archief dat op de netwerkschijven is opgeslagen. Daarbij is gekozen voor een perspectief waarin de klant centraal staat. Vanuit dat startpunt herijken ze hun visie op zaakgericht werken en wordt het nieuwe zaaksysteem in samenhang met de het digitaal archief/e-depot geïmplementeerd en het DMS stapsgewijs uit gefaseerd.

Door het kiezen voor een applicatie die zowel semi-statisch als statisch (overgebracht) archiefmateriaal kan bevatten, zou het mogelijk moeten worden om het overbrengingsproces te stroomlijnen, wat vervroegd overbrengen makkelijker maakt. De aanbesteding wordt interdisciplinair opgepakt en het project is onderdeel van het programma modernisering van het informatiebeheer van de gemeente Westland.

Stimuleren tot vervroegd overbrengen van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen
De discussie spitste zich toe op de perspectieven van archiefdiensten en gemeenten/GR’en.

Archiefdiensten
Voor archiefdiensten start het stimuleren tot vervroegde overbrenging met het ervoor zorgen en vervolgens laten zien dat ze een functionerend e-depot hebben. Wees zichtbaar voor je partners en ga met digitale overbrenging aan de slag. Ontdek waar je tegenaan loopt en pas je procedures en instrumenten erop aan. Investeer in personeel en gereedschap om je rol als ketenpartner in digitaal archiefbeheer waar te maken.
Naast investeren in techniek en technische kennis dienen archiefdiensten actief betrokken te zijn bij de informatievraagstukken van hun gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Een open en flexibele houding is daarbij nodig, waarin wordt meegedacht met de gemeente over hoe het in de toekomst geregeld kan worden.

Gemeenten
Op dit moment zijn gemeenten vaak nog niet klaar voor vervroegd overbrengen. Een startpunt is het in de basis goed inrichten van het digitale archiefbeheer. Zorg ervoor dat je bijvoorbeeld weet waar persoonsgegevens worden gelogd in je metadatamodel, zodat bij het gekozen documenttype al duidelijk is welke gegevens gefilterd dienen te worden bij latere overbrenging. Digitale overbrenging zal naar verwachting niet meer de vorm van traditionele jaarblokken aannemen maar op kleinere schaal plaatsvinden: in (deel)processen of zelfs stuksgewijs. Werken in ambtelijke standaarden is daarin een vereiste voor uitwisselbaarheid, gecombineerd met controles op kwaliteit.