Advies: websites voor publiekscommunicatie blijvend bewaren
Het NA zal in het concept stappenplan voor webarchivering aanbevelen alle websites voor publiekscommun...
Concept projectbeschrijving Handreiking Webarchivering: reacties gevraagd
- aug 2017
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 7
- 71
Beste leden,
Hierbij het eerste document dat wij graag met jullie willen delen, namelijk de concept-projectbeschrijving van de handreiking webarchivering. Hierin staat o.m. doel, doelgroep, scope, governance etc. beschreven van de handreiking.
Graag ontvangen we jullie opmerkingen, aanvullingen, vragen enz. Naar aanleiding daarvan zullen we de projectbeschrijving mogelijk nog aanpassen. We zouden graag eventuele reacties ontvangen voor 15 augustus.
Verken
Indexering door zoekmachines
Geachte collegae, De AVG is inmiddels ruim een half jaar van toepassing, maar er zijn nog steeds veel...
DIV'ers / Informatiemakelaars / Informatiespecialisten / Archivarissen / Archivisten samen in Archief2.0
Waar blijven de DIV'ers (heten die nog zo ?) op Archief 2.0 ? In het kader van het nieuwe 'records c...
Reacties
De scope is rijksoverheid neem ik aan? Bij gemeenten is websitearchivering over het algemeen al een aantal jaren 'geregeld'.
Wat ik mis in de handreiking, is een variant om websitearchivering uit te besteden aan een derde partij en wat voor mogelijkheden op de markt worden geboden.
Daarnaast moeten we vaststellen dat de Koninklijke Bibliotheek haar taak om websites te archiveren, ook van particuliere eigenaren, sinds enkele jaren uitstekend vervuld. Kan het geen beleidsoptie zijn om gezien de expertise van de KB die te versterken? Ik denk vooral aan de mogelijkheid voor de beschikbaarstelling van de opgenomen websites. Het is me ook niet duidelijk of het Nationaal Archief een werkend e-depot heeft, de KB in ieder geval wel.
De scope van de handreiking is overheidsbreed. Dat wil zeggen dat de handreiking bruikbaar is binnen de hele overheid. Misschien is daar bij gemeenten minder behoefte aan (misschien kunnen we daar zelfs van leren). Het bijbehorende implementatieplan (waarin afspraken gemaakt worden) zal wel alleen rijksbreed zijn.
De handreiking zal zeker de optie omvatten om webarchivering uit te besteden aan de markt. Maar ook dat gaat niet vanzelf. Ook daarvoor is een handreiking gewenst. Welke eisen stel je bijvoorbeeld bij de aanbesteding en hoe controleer je de kwaliteit. Daarnaast zul je soms ook iets moeten doen aan de website zelf om archivering goed mogelijk te maken (dat is in de eerste versie nog wel buiten scope).
Mooi begin. Ik heb wat punten en vragen.
1. Bij de doelgroep" zou ik met name ook communicatieprofessionals (of zoiets) benoemen. Zij zitten (bijna) altijd in een inrichtingsteam en hebben veel invloed.
2. Buiten de scope van de eerste versie van de handreiking valt een aantal punten. Meer technische en inrichtingszaken staan in een lijst met procedurele zaken. Ik zou daar onderscheid in maken. Bij technische en inrichtingszaken denk ik dan aan: interactie tussen ..; Niet openbare delen van websites ...; dynamische content ...; social media ... Bij de procedurele zaken aan: Het bewaren van gerelateerde informatie ...(soms staat doe informatie in een selectielijst); Vervroegde overbrenging ...; Selectiebeleid. Het wordt dan beter duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Daarnaast zijn de technische zaken vaak probleemgebieden bij webarchivering in de praktijk. Ik zou ze wel uitgebreid benoemen maar niet verder uitwerken.
3. Buiten de scope valt de vervroegde overbrenging. Ik vind het jammer dat dit niet meteen de aandacht krijgt. Websites zijn anders dan papier.
4. Bij "Doel en doelgroep" staat "Onder ‘webarchivering’ wordt hier verstaan ... voldoet aan de Archiefwet." met daarbij een verwijzing naar noot 4 " ... de EGI in haar onderzoek een beperktere definitie van ‘webarchivering’ gebruikt .. binnenhalen en bewaren van websites.” Bij de scope wordt aangegeven "De eerste versie van de handreiking beperkt zich tot de definitie van webarchivering zoals gebruikt in het inspectieonderzoek van de EGI ..." Dit rijmt niet of wordt in een vervolg de uitgebreidere definitie die staat bij "Doel en doelgroep" verder uitgewerkt (o.a. ook beschikbaar stellen)?
5. Ik hecht aan het beschikbaar stellen. Ik denk dan bijv. aan corporate sites die vaak gemigreerd worden naar andere systemen en dan ook weer anders ingericht worden. "Oudere" content wordt vaak niet mee gemigreerd (door o.a. tijdsdruk en beperkt budget/personeel) en een webarchief is bij uitstek een goede mogelijkheid om die oude content toch nog beschikbaar te stellen. Webarchivering is onderdeel van een cyclisch proces van een website maken (= o.a. toegang geven tot informatie) t/m archiveren.
6. De eerste versie beperkt zich tot "Het binnenhalen (harvesten), bewaren en beschikbaar stellen van websites die gebruikt worden voor de publicatie van openbare overheidsinformatie, en die voldoen aan de gangbare kwaliteitseisen voor websites". Dit betekent dat je vooraf moet toetsen of je website voldoet aan die gangbare kwaliteitseisen. En dit toetsen lijkt me wel iets om te benoemen in de handreiking.
Edy, bedankt voor de uitgebreide input. Per punt:
Goed punt, voegen we toe. Maar we beperken ons wel tot de mensen die betrokken zijn bij de inrichting. Dus b.v. niet alle webredacteuren.
Goed idee.
Dat begrijp ik. Maar dit vergt een beleidsdiscussie die we niet kunnen regelen met het opstellen van een handreiking die gericht is op kennisoverdracht. Daarvoor moeten afspraken gemaakt worden tussen archiefvormer en de beheerders van de archiefbewaarplaatsen. Dit kan bovendien per archiefbewaarplaats anders uitpakken (de handreiking is voor de hele overheid bedoeld). Mogelijk kan vervroegde overbrenging voor de rijksoverheid geregeld worden binnen het implementatieplan.
Hier zijn we onduidelijk geweest. De eerste versie van de handreiking beperkt zich tot de definitie van de EGI, plus beschikbaar stellen. In volgende versies kan deze scope worden uitgebreid.
Helemaal mee eens. Beschikbaar stellen valt daarom binnen de scope van de eerste versie.
Daar heb je een punt. Misschien beter om deze beperking weg te laten. Vooral ook omdat verbeteringen aan de websites buiten scope vallen van de eerste versie. Dan moeten we daarbij wel opmerken dat aannemen dat sites aan de gangbare kwaliteitseisen voldoen. Waar dat niet het geval is, is niet gegarandeerd dat harvesten, bewaren en beschikbaar stellen mogelijk is.
Mooi begin inderdaad!
De definitie van 'website' is een duidelijke. Wel is de vraag hoe omgegaan moet worden met onderdelen van de website waar een eigen dns aan toegekend is. Op dit moment is zo'n apart dns een toegang tot de informatie, en daarom zou dit naar mijn mening ook gearchiveerd moeten worden.
Het is echter informatie die buiten de site ligt, en daarmee lijkt het (voorlopig?) buiten de scope van deze handreiking te vallen?
Ik zou bij doel en doelgroep graag zien dat het archiveren van intranetsites ook expliciet genoemd wordt. Volgens de selectielijst geldt voor het grootste deel van ons intranet (Belastingdienst) een bewaartermijn van 5 jaar. Ik hoop dat een toekomstige versie van het stappenplan duidelijkheid biedt over hoe we die bewaartermijn handen en voeten kunnen geven.
Beste Wouter en Jeroen, bedankt voor jullie reacties! Ik ga jullie opmerkingen verwerken of opnemen in de lijst met openstaande vragen/aandachtspunten. Zie mijn uitgebreidere toelichting bij opmerkingen op het concept-stappenplan.