Elektronische Leeromgevingen
Elektronische Leeromgevingen in Archief 2.0.pdf Morgen 28 september komen we met zo'n 12 educatoren ...
Generiek model voor digitale ontsluiting van serie-archieven
- nov 2015
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 13
- 61
51-Basisgeneriekmodel3112015.docx
In het kader van het Archiefatelier Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening doen het Nationaal Archief, het Noord-Hollands Archief en het gemeentearchief Ede onderzoek naar de mogelijkheid van een generiek model voor de digitale representatie van de inhoud van serie-archieven.
Een serie-archief kenmerkt zich door het feit dat stukken zijn geordend naar hun ‘gelijksoortigheid’, bijvoorbeeld de datum waarop een onderwerp werd afgedaan. De inhoud van de stukken zijn niet beschreven in een inventaris. Daar vind je alleen data (bijv. 22 oktober 1840). Inhoudelijk online zoeken naar informatie in een serie-archief is daarom onmogelijk.
Wij hebben een eerste aanzet gegeven voor een generiek model van online ontsluiten van de eigentijdse toegangen die horen bij zulke (verschillende soorten) series (verbalen, besluiten, notulen, enz.).
Onze vraag aan jullie professionals: Wil je ons model bekijken (zie bijlage in word-doc) en je bevindingen hieronder delen? Zou dit model passen bij een serie-archief dat jij kent? Wat zijn de kanttekeningen daarbij? Wat valt je op en heb je opmerkingen?
Alvast hartelijk dank voor het meedenken!
Met vriendelijke groet,
Anastassia Adiaanse (GA), Nico Vriend (NHA) en Ceciel Huitema (NA)
Verken
RODIN 2.0 IS UIT!
5-Rodin_02_defversieKVANwebsite.pdf Definitieve versie 2.0 van RODIN is uit! De eerste versie uit 2010...
Enkel archief stuurt me met een kluitje in het riet, meeste gelukkig niet
De hergebruikverzoeken die ik stuurde naar vele archiefinstellingen hebben diverse reacties opgeleverd...
Reacties
Daar moet ik even goed voor gaan zitten, voordat ik een antwoord kan geven! De tekening ziet er alvast doordacht uit...
bedoel je zoiets? http://zoeken.felixarchief.be/zHome/Home.aspx?f=100&inv=2672
@ Christian, fijn! We zien je reactie graag tegemoet.
@ Marie Juliette Marinus: bedankt voor je inbreng! Ik heb naar het zoeksysteem gekeken, maar ik begrijp het niet goed, ik krijg geen resultaten. Tot op welk niveau zijn deze documenten ontsloten? Kun je op persoonsnamen in stukken zoeken, of op specifieke onderwerpen?
Het zijn besluiten van verschillende bestuursorganen van de stad. Je kan zoeken op woord uit de titel (niet uit het hele besluit) en je kan verschillende zoekcriteria combineren. De resultaten zijn de individuele besluiten (onderdelen van een digitaal inventarisnummer). Ik heb even een filmpje gemaakt, dat zal waarschijnlijk duidelijker zijn: https://youtu.be/autu553IcAo
Bedankt voor je instructie! Zo'n filmpje alleen al brengt mij weer op ideeën voor verbetering van de digitale onderzoeksomgeving. Jouw voorbeeld is inderdaad een manier van ontsluiten van serie-archieven. Toch is het maar deels te vergelijken met onze zaak. Het grootste verschil bij ons - denk ik - is de zogenoemde drietrapsraket. Dat je zoekt via de stappen van klapper naar index naar verbaal. Daarnaast gaat het bij ons om handgeschreven stukken en is het belang de juiste terminologie te kennen van belang (aangezien het veel oudere stukken zijn), maar dat geldt in zekere mate ook voor recentere stukken. Bij ons zijn de stukken zelf niet digitaal (in dit voorbeeld worden de eigentijdse toegangen gedigitaliseerd). Desondanks gaat het in beide gevallen om de representatie van in serie opgeborgen stukken. In jouw voorbeeld kun je aangeven waarin je wilt zoeken, dat is voor de gebruiker dan ook duidelijk. Wij moeten ook duidelijk maken waarin je daadwerkelijk zoekt wanneer je zo'n zoeksysteem gebruikt. Marie Juliette Marinus zei:
Het zijn besluiten van verschillende bestuursorganen van de stad. Je kan zoeken op woord uit de titel (niet uit het hele besluit) en je kan verschillende zoekcriteria combineren. De resultaten zijn de individuele besluiten (onderdelen van een digitaal inventarisnummer). Ik heb even een filmpje gemaakt, dat zal waarschijnlijk duidelijker zijn: https://youtu.be/autu553IcAo
Hoi Ceciel,
Bij het Stadsarchief Rotterdam willen we ook graag het gebruik bevorderen van seriearchieven. Er zit zoveel waardevolle informatie in.
Jullie model met 5 generieke stappen is erg herkenbaar. Ik heb een paar opmerkingen bij jullie vragen:
Het probleem van de interne verwijzingen lost zichzelf op omdat alle verwijzingen in de klappers voorkomen. De kwaliteit van deze eigentijdse nadere toegangen is over het algemeen erg hoog. Meestal is de onderlinge verwijzing herkenbaar in de verwijzing in de klapper. Data checken (bij verbalen) is denk ik ook niet nodig, de toenmalige administratie had er alle belang bij om hun eigen archief goed toegankelijk te houden. Verder kun je een foutmeldingsknop voor klanten aanbieden zodat zij kunnen aangeven als er toch iets niet klopt.
Klappers als uitgangspunt nemen bij het creëren van een trefwoordentoegang heeft een groot voordeel, namelijk dat het bepalen van trefwoorden al voor je gedaan is door de toenmalige administratie. Problemen met verschillende schrijfwijzes en verouderde terminologie is op te lossen door een goede thesaurus (die we in heel Nederland kunnen gebruiken).
Zo’n 20 jaar geleden heb ik een zoekinstructie met een analyse gemaakt van het grootste Rotterdamse seriearchief, het archief van de afdeling Algemene Zaken van de Gemeente Rotterdam (Nieuw Stadsarchief). De instructie wordt nog steeds gebruikt bij de analoge raadpleging op onze studiezaal. Ik voeg het hierbij.
Bedankt voor je bijdrage! Fijn dat je de zoekinstructie met voorbeeld hebt bijgevoegd, zo kunnen we ons model goed naast jullie archief leggen. Wat mij meteen opvalt is de naamgeving voor de eigentijdse toegangen. Wat jullie een repertorium noemen, zouden wij waarschijnlijk de index noemen. Wat jullie een index noemen, is bij ons een klapper. Jullie klapper kennen wij niet in het verbaalarchief. Ik ken het eerder als tafel, als je zoekt naar geboorteakten of zo. Het laat zien dat we goed moeten omschrijven wat we met de gebruikte termen bedoelen.
Een ander verschil is dat bij het NA alle stukken betreffende een 'zaak' bij elkaar zijn opgeborgen (verbaalarchief). In het voorbeeld dat je gaf, zijn er 4 documenten die op verschillende plekken in het archief liggen. Dat maakt het zoekpad weer anders.
Je schrijft dat alle interne verwijzingen (ook) in de klappers voorkomen. Wij kennen echter niet de klapper zoals jullie die hebben. Volgens mij zorgt een interne verwijzing (in onze index naar index over het volgende jaar of het jaar er voor) niet voor een dubbele verwijzing in de klapper. Maar dat zou ik nog eens kunnen nagaan.
Voor het maken van die trefwoordentoegang denk ik dat we het beste zo dicht mogelijk bij de originele terminologie kunnen blijven. Om als gebruiker te weten welke trefwoorden je dan moet gebruiken, zouden we één of ander hulpmiddel moeten verzinnen. De hertaling van de originele trefwoorden zal uiteindelijk ook weer verouderen, waardoor je t.z.t. weer een thesaurus moet bouwen. Het originele woordgebruik kan ook context van een begrip/trefwoord bieden. Maar maakt zoeken over het algemeen wel lastiger.
Mariëtte van der Ent zei:
Hoi Ceciel,
Bij het Stadsarchief Rotterdam willen we ook graag het gebruik bevorderen van seriearchieven. Er zit zoveel waardevolle informatie in.
Jullie model met 5 generieke stappen is erg herkenbaar. Ik heb een paar opmerkingen bij jullie vragen:
Het probleem van de interne verwijzingen lost zichzelf op omdat alle verwijzingen in de klappers voorkomen. De kwaliteit van deze eigentijdse nadere toegangen is over het algemeen erg hoog. Meestal is de onderlinge verwijzing herkenbaar in de verwijzing in de klapper. Data checken (bij verbalen) is denk ik ook niet nodig, de toenmalige administratie had er alle belang bij om hun eigen archief goed toegankelijk te houden. Verder kun je een foutmeldingsknop voor klanten aanbieden zodat zij kunnen aangeven als er toch iets niet klopt.
Klappers als uitgangspunt nemen bij het creëren van een trefwoordentoegang heeft een groot voordeel, namelijk dat het bepalen van trefwoorden al voor je gedaan is door de toenmalige administratie. Problemen met verschillende schrijfwijzes en verouderde terminologie is op te lossen door een goede thesaurus (die we in heel Nederland kunnen gebruiken).
Zo’n 20 jaar geleden heb ik een zoekinstructie met een analyse gemaakt van het grootste Rotterdamse seriearchief, het archief van de afdeling Algemene Zaken van de Gemeente Rotterdam (Nieuw Stadsarchief). De instructie wordt nog steeds gebruikt bij de analoge raadpleging op onze studiezaal. Ik voeg het hierbij.
Zelf heb ik geen ervaring met een complex verbaalsysteem als dit - de Brabantse dorpen kenden een toch iets minder complexe administratie dan de VOC ;-) - maar er vallen me wel een paar dingen op aan het model. Los van alle vragen en opmerkingen die ik echter heb, blijft steeds één vraag hangen:
Het model gaat voor mijn gevoel sterk uit van het digitaal proberen te recreëren van de papieren (nadere) toegang, zoals door de administratie in die dagen zelf opgezet, inclusief de daarin te nemen stappen door de gebruiker. Ik stel me echter voor dat we met de middelen van vandaag de dag een echt 'digitale toegang' kunnen realiseren in plaats van een 'gedigitaliseerde toegang'.
Is het bijvoorbeeld denkbaar dat alle plaatsnamen, trefwoorden en zo meer, uit de indexen, klappers en zo meer, als een soort 'tags' worden gekoppeld aan de daadwerkelijke beschrijvingen van de inventarisnummers en eventueel scans van de uiteindelijke documenten die je wilt vinden? De papieren onderdelen van de toegang worden daarmee digitaal in elkaar verweven tot één integraal systeem waarin je kunt zoeken en direct vinden, maar ook door te klikken weer kunt worden doorverwezen. De stappen die je als gebruiker had moeten zetten om vanuit indexen en klappers tot documenten te komen, zijn digitaal opgelost omdat de informatie van alle onderdelen van de toegang niet meer in verschillende papieren onderdelen verpakt zit, maar in hetzelfde pakje.
Erbij gezegd, dat dit een idee is, verstoken van hoe de realiteit van de bewuste toegang is. Als ik me bedenk hoe enkele serie-archieven van gemeente en provincie in elkaar steken, kan ik me voorstellen dat dit zou werken, maar een studie heb ik er niet naar gedaan.
Verder zou ik me zoveel mogelijk baseren op de oorspronkelijke toegang. Eventueel verouderde trefwoorden eventueel (laten) voorzien van nieuwe synoniemen, en ook zouden tags van gebruikers in zo'n additionele toegangslaag kunnen worden opgenomen.
De reactie van Christian doet me denken aan de Venice Time Machine. Dat lijkt me inderdaad de weg vooruit.
Hoi Christian,
Bedankt voor je leuke reactie! Over jouw idee van tags koppelen aan de scans van de uiteindelijke stukken (verbalen, besluiten, correspondentie, etc.) gaan we nadenken. Misschien is jouw idee niet zo heel anders dan wat wij nu hebben bedacht, alleen dat jij er een stap tussen uithaalt, toch? Jij stelt voor van een tag (=trefwoord klapper of index) direct te linken naar het betreffende verbaal, besluit, correspondentiestuk. Om dat technisch te realiseren, moeten (achter de schermen in ieder geval) die drie stappen wel genomen worden. Dan zou het verschil zitten in de zoekmodule. Verder zou ik in eerste instantie denken dat zo dicht mogelijk bij de structuur van het archief blijven, zo min mogelijk informatie-, lees contextverlies oplevert ten opzichte van de analoge manier. Maar dit is een andere vraag, waar Karlijn zich momenteel over buigt. Eigenlijk zouden we op de pagina waar de eerste zoekresultaten getoond worden (wanneer je op een bepaald trefwoord hebt gezocht), ook willen aangeven onder welk 'hoofd' (rubriek) uit de index het trefwoord valt, zodat je de zoekresultaten zelf al enigszins kunt beoordelen.
Morgen tijdens het Open Atelier in het BHIC meer!
Groet, Ceciel Christian van der Ven zei:
Zelf heb ik geen ervaring met een complex verbaalsysteem als dit - de Brabantse dorpen kenden een toch iets minder complexe administratie dan de VOC ;-) - maar er vallen me wel een paar dingen op aan het model. Los van alle vragen en opmerkingen die ik echter heb, blijft steeds één vraag hangen:
Het model gaat voor mijn gevoel sterk uit van het digitaal proberen te recreëren van de papieren (nadere) toegang, zoals door de administratie in die dagen zelf opgezet, inclusief de daarin te nemen stappen door de gebruiker. Ik stel me echter voor dat we met de middelen van vandaag de dag een echt 'digitale toegang' kunnen realiseren in plaats van een 'gedigitaliseerde toegang'.
Is het bijvoorbeeld denkbaar dat alle plaatsnamen, trefwoorden en zo meer, uit de indexen, klappers en zo meer, als een soort 'tags' worden gekoppeld aan de daadwerkelijke beschrijvingen van de inventarisnummers en eventueel scans van de uiteindelijke documenten die je wilt vinden? De papieren onderdelen van de toegang worden daarmee digitaal in elkaar verweven tot één integraal systeem waarin je kunt zoeken en direct vinden, maar ook door te klikken weer kunt worden doorverwezen. De stappen die je als gebruiker had moeten zetten om vanuit indexen en klappers tot documenten te komen, zijn digitaal opgelost omdat de informatie van alle onderdelen van de toegang niet meer in verschillende papieren onderdelen verpakt zit, maar in hetzelfde pakje.
Erbij gezegd, dat dit een idee is, verstoken van hoe de realiteit van de bewuste toegang is. Als ik me bedenk hoe enkele serie-archieven van gemeente en provincie in elkaar steken, kan ik me voorstellen dat dit zou werken, maar een studie heb ik er niet naar gedaan.
Verder zou ik me zoveel mogelijk baseren op de oorspronkelijke toegang. Eventueel verouderde trefwoorden eventueel (laten) voorzien van nieuwe synoniemen, en ook zouden tags van gebruikers in zo'n additionele toegangslaag kunnen worden opgenomen.
In Venetië draaien ze dus hun hand niet om voor meters transcriptiewerk! Misschien worden wij in onze ideeën toch nog te veel belemmerd door praktische bezwaren... Ingmar Koch zei:
De reactie van Christian doet me denken aan de Venice Time Machine. Dat lijkt me inderdaad de weg vooruit.
@Ceciel: Feitelijk stel ik voor om de stappen niet tijdens het zoeken te laten zetten (en ook niet door de onderzoeker!) maar tijdens het vervaardigen van de digitale toegang. De structuur van het archief wordt geen geweld aangedaan - respect hebben daarvoor is ook iets anders dan de papieren werkelijkheid recreëren - en is altijd weer op basis van de tags terug te halen. Ook een uitleg van hoe de toegang tot stand is gekomen helpt daarbij, inclusief uitleg met plaatjes over de eigentijdse toegang tot het stelsel. Dan daarbij denk ik dat al die indexen en klappers niet zozeer met de structuur van het archief te maken hebben, als wel dat het voor de administratie praktische, ook noodzakelijke hulpmiddelen waren om toegang tot het archief te krijgen. Ben benieuwd wat Karlijn daarover vindt.
Ik bedoel eigenlijk dit: stel, simpel voorbeeld, ik heb een archief met daarin allerlei documenten met daarin persoonsnamen. De administratie moest ook een toegang daarop hebben en vervaardigde twee indexen, eentje op alfabetische volgorde van voornaam en eentje op achternaam. Vanuit de index werd verwezen naar een documentnummer.
Stel dat we de toegankelijkheid van dit archief digitaal willen vergroten, dan hebben we hulp aan die eigentijdse toegangen/hulpmiddelen. Die kunnen we natuurlijk overtikken, mensen kunnen daarna zoeken in een index op voornaam en eentje op achternaam, worden dan verwezen naar een document en kunnen daarnaar doorlinken, als we zelfs die link voor ze hebben aangebracht.
Als ik het goed heb begrepen is dit grofweg jullie voorstel, alhoewel dan met wat meer stappen en ingangen natuurlijk, aangezien de administratie complexer was.
In mijn voorstel worden de voor- en achternamen echter niet in een digitale index ondergebracht waarin je kunt zoeken en wordt doorverwezen, maar worden ze direct als tag gekoppeld aan de documenten (of beschrijvingen daarvan) zelf. Een tag kan daarbij ook gekwalificeerd zijn volgens een bepaald type, bijvoorbeeld het type 'voornaam'.
Via dezelfde zoekingang zoekt iemand nu in alles, eventueel op specifieke tagtypes of wat dan ook. Als resultaat komen de documenten tevoorschijn die daaraan voldoen. Doorverwijzen is niet meer nodig.
Door bovendien alle waarden van een bepaald tagtype te presenteren, zou je zelfs weer de 'oude' index op je scherm kunnen krijgen, mocht dit nog meerwaarde bieden.
Onze beider aanpak verschilt dus niet van elkaar waar we gebruikmaken van de eigentijdse toegang om de digitale toegang te realiseren. Wél op het punt van door wie en op welk moment je alle zoek- en verwijzingsstappen laat zetten.
Als ik het allemaal goed begrijp dan... Ben benieuwd naar straks!
Beste mensen,
Een aantal weken geleden hebben jullie een bijdrage geleverd aan de discussie over een generiek model voor online ontsluiten van serie-archieven. Dit onderzoek deden wij in het kader van het archiefatelier 'Digitale Onderzoeksomgeving en Dienstverlening'. Nogmaals dank voor jullie reacties en ik wil jullie graag uitnodigen voor het slotsymposium op 25 januari in Amsterdam, waar verder gesprokken en gediscusieerd wordt over toegankelijkheid van serie-archieven (en vele andere onderwerpen). Meer informatie: http://www.archief20.org/events/slotsymposium-atelier-digitale-onderzoeksomgeving-en?xg_source=activity. En de toegang is gratis ;-). Graag tot de 25ste!