Hoeveel kleine archiefdiensten zijn al gestart met e-depot?

  • sep 2013
  • Verwijderde gebruiker
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 5
  • 35
Verwijderde gebruiker
KIA Community
  • Chido Houbraken

Verschillende overheidsorganisaties, zoals het Nationaal Archief en de stadsarchieven van Amsterdam en Rotterdam, zijn ver gevorderd met de ontwikkeling van een e-depot. In het kader van het Archiefconvenant en het innovatieprogramma Archief 2020 wordt er nagedacht over gemeenschappelijke voorzieningen en services waar overheden een beroep op zouden kunnen doen.

Ik ben erg benieuwd naar hoeveel 'kleinere' archiefdiensten al bezig zijn met het ontwikkelen van een e-depot of de voorbereiding erop. Wie kan mij van een paar goede best practices voorzien?

Reacties

5 reacties, meest recent: 27 september 2013

  • Hoi Julia,

    De afgelopen KVAN dagen gaf ik met Josine van der Voort een presentatie over dit onderwerp (kort verslag hier). Als kleine of middelgrote archiefdienst zit je toch een beetje in een lastige draai. We nemen geen deel aan een van de bestaande initiatieven, en missen dus die ervaring. Kun je als kleinere speler zelf een edepot bouwen? En moet je dat wel willen? Anderzijds wil je ook niet wachten tot je bij een nationaal edepot kunt aanschuiven.

    Bij het Westfries Archief willen we, juist om práktische ervaring op te doen, beginnen met een kleinschalig pilotproject. Met een beperkte set documenten en gegevens willen we onderzoeken  wat het in onze regio gaat betekenen om deze duurzaam digitaal te gaan beheren. Doel is nadrukkelijk niet om zelf het wiel uit te vinden, en we willen dan ook zoveel mogelijk werken op basis van kennis en standaarden die er al zijn, bijv OAIS, ED3 en de producten van de WVI.

    Eén en ander staat nog in de startblokken, dus ik kan daar verder nog niet veel zinnigs over zeggen, en best practices hebben we dus ook nog niet ;-). Ik zou het ook interessant vinden om te weten of er meer kleinere diensten of gemeente archieven bezig zijn met dit soort initiatieven, het lijkt me erg zinnig om elkaar op de hoogte te houden. Ik weet bijv dat de gemeente Putten in met Circle en Doxis bezig was met het ontwikkelen van een oplossing voor het duurzaam beheer van digitaal archief, maar ik heb ook begrepen dat zij dit product niet als “edepot” in de markt gaan zetten.

    Verwijderde gebruiker

  • Ik weet dat dit geen antwoord is op de vraag van Julia, maar ik was eigenlijk benieuwd naar een paar overwegingen die wellicht gemaakt zijn, voordat je besluit tot het zelf (deels) ontwikkelen van een edepot:

    1. Wat zijn de risico's voor een kleinere archiefdienst van het wel/niet aansluiten bij een 'edepot bij u in de buurt' (alhoewel in deze gevallen geografische afstand niet het belangrijkste probleem is)? Ik zie wel wat overwegingen in het verhaal van Anje, maar ik ben benieuwd naar de onderbouwing. Waarom wil je bijvoorbeeld niet wachten tot je kan aanschuiven bij het WVI-edepot? Dat scheelt toch tijd en middelen?

    2. Wat zijn de voor- en nadelen van een eigen edepot ontwikkelen en beheren, volgens jullie?

    3. Hoe staan jullie tegenover een commerciële aanbieder van een edepot (a la Circle/Doxis, dan wel een ander model)?

    Let wel, ik ben zeker niet tegen het zelf opzetten van edepots. Het is in ieder geval goed voor het ontwikkelen van awareness onder de zorgdragers e.d. Ik ben alleen benieuwd naar de achterliggende afwegingen.

    Chido Houbraken

  • Hoi Ans en Chido,

    Bedankt voor jullie input! Mijn conclusie is dat het ten opzichte van vijf jaar geleden nog steeds zo is dat kleinere archiefdiensten geen voortrekkersrol kunnen hebben. Inmiddels is er echter wel de urgentie om opnieuw positie te bepalen. Inzicht in de impact van de verschillende mogelijkheden, overwegingen op een rij, zoals Chido zegt.

    De noodzaak laat zich voelen omdat gemeenten op dit moment de omslag naar digitaal werken maken, en de aanwas van digitaal materiaal toe gaat nemen. Je kunt nog geen volledig e-depot regelen en nog niet aanhaken bij anderen. De vraag is wat je de komende paar jaar wel moet doen?

    De eerste uitkomsten van het samenwerkingsverband WVI over de toepasbaarheid van de technische voorzieningen voor kleinere diensten zijn op z'n vroegst in 2015 beschikbaar. In de tussentijd is het nodig om in gesprek te zijn met de gemeenten over dit onderwerp. Je kunt als archiefdienst wel al beginnen met het onderzoek naar de mogelijke scenario's voor een e-depot (uitbesteden, aanhaken of samen met gemeenten ontwikkelen). Kortom, de overwegingen op een rij zetten. Wat zijn de voor- en nadelen van het aanhaken bij landelijke voorziening? Wat zijn de wensen en mogelijkheden van de gemeenten? Waarom zou je niet wachten tot je kan aanschuiven bij het WVI e-depot? Vervolgens kan – afhankelijk van de uitkomsten van de eerste overwegingen – inderdaad gestart worden met praktische ervaring opdoen. Zoals een pilot of het inventariseren van welke digitale informatie in een e-depot beheerd moet gaan worden, en dat soort vragen. Het kan echter ook zijn dat je vooral effort moet steken in de gesprekken met de zorgdragers (en dan vooral de ICT en informatiearchitectuur mensen).

    Een kleinere archiefdienst hoeft en mag dus niet stil staan, maar hoeft het wiel niet zelf uit te vinden (en misschien uiteindelijk helemaal niet zelf uit te voeren).

    Zo iets…

    Verwijderde gebruiker

  • Hallo Julia,

     

    Het e-depot laat inderdaad lang op zich wachten (het is ook ingewikkelde materie); er wordt, op de bekende uitzonderingen na, nog steeds overwegend over nagedacht. Daarom tijd om ook maar eens over de grenzen te kijken (?).

     

    In G-B zet men bij de overheid in op 'digital continuity' via DROID; een gratis software tool om alvast de risico's van file formats te inventariseren: http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/our-services/digital-continuity.htm

    In de V-S is er nu voor de overheid centrale opslag mogelijk via ERA: http://www.archives.gov/records-mgmt/era/

    Bij mijn weten is er in Zweden geen landelijk systeem, maar zijn de archiefdiensten zelf aan de slag gegaan met e-depots. Dat zou interessant kunnen zijn om na te vragen. 

     

    Digitaal expert Filip Boudrez vraagt zich in een recent artikel (mei 2013) af of een DMS niet de functionaliteiten van een e-depot kan worden toegewezen. Systeemafhankelijkheid maakt dit lastig, maar uit de vraagstelling blijkt misschien toch wel de stiekeme hoop (op een alternatief). http://www.edavid.be/docs/FBoudrez_digDepDMS.pdf  

     

    En in Den Haag spreekt men nu, voor het eerst in NL (?),  van een 'records continuum' in de praktijk via een webservice en een DMS onder de honderden applicaties: http://www.digitalespin.nl/DS/Aankondigingen/Artikelen/2013/10/8_Haags_Gemeentearchief__Eigenwijze_Innovatie,_onder_water_!.html

     

    Je zou dus kort door de bocht kunnen zeggen dat hoe langer de implementatie van een e-depot op zich laat wachten, hoe groter de kans op een werkbaar alternatief wordt door voortschrijdende technische ontwikkelingen.

     

    Verwijderde gebruiker

  • Beste Otto,

    Interessant, bedankt voor de info. Goed overzicht om mee verder te kunnen!!

    Ik vind de conclusie van Boudrez inderdaad duidelijk weergeven dat techniek nog beperkend is : "Het uitgangspunt van een digitaal depot is en blijft de archivering van duurzame informationpackages waarvan de verschillende componenten systeemonafhankelijk reconstrueerbaar moeten zijn en blijven. Tot op heden biedt geen enkel DMS hiervoor voldoende garanties en functionaliteiten. Hierdoor rijst dan ook de vraag of het wel opportuun is om een RMA binnen een DMS te bouwen, en of het niet verstandiger is om vanuit een digitaal depot records management functies aan te bieden."

    Met dit laatste (vanuit e-depot RMA functie voor informatieprocessen) wordt volgens mij in Amsterdam ervaring opgedaan, toch?

    Groet, Julia

    Verwijderde gebruiker

Trefwoorden

Verken