Niet overgebracht archief openbaar maken
Beste collega's, Bij het BHIC zijn we bezig met een project om alle bouwvergunningen van onze gemeent...
Op afspraak (in studiezaal) werken
- jul 2013
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 8
- 85
Dag,
Ik ben benieuwd of er archieven zijn die ervaring hebben met het op afspraak werken in de studiezaal? Wij willen bij Archief Eemland gaan kijken wat daarvan de voor- en nadelen zijn en hoe e.e.a. in de praktijk werkt. In ons nieuwe pand Eemhuis krijgen wij een open toegankelijke publieksruimte en een studiezaal originelen. De verwachting is dat deze laatste een x aantal dagen in de week open zal zijn en een x aantal dagen in de week op afspraak. Voordelen zijn natuurlijk dat je de klant beter kan helpen doordat hij al stukken (online) kan reserveren, zijn zoekvraag omschrijft en je weet wanneer hij komt. Nadelen zijn er vast ook :-) Daarom ben ik benieuwd naar ervaringen en tips van archiefinstellingen die al zo werken.
Dank alvast!
Groet Georges Elissen
Verken
First virtual world library or archive recognized by Library of Congress chosen as Top 10 in 2010
First virtual world library or archive recognized by Library of Congress chosen as Top 10 in 2010 http...
Migreren van oude WordPerfect-bestanden
Recent kregen we een overdracht van digitaal archief met een paar honderd oude WordPerfect-bestanden (...
Reacties
Interessante vraag. Wij (RHC Vecht en Venen) hebben recent onze openingsuren verminderd. Het enkel openstellen van de studiezaalruimte op afspraak kan een volgende stap zijn. De voordelen zijn, zoals je al noemt, een gerichtere dienstverlening (je weet al waarvoor de klant komt) en een efficiëntere tijdsbesteding van de studiezaalmedewerkers. Zij hoeven immers enkel in de studiezaal te zijn als zij een afspraak hebben met een klant.
Ik zie echter wel een groot nadeel: de drempel om archiefonderzoek te gaan doen kan hierdoor als hoger ervaren worden door het publiek. Een spontaan bezoek voor bijvoorbeeld het zoeken naar een nieuw onderzoeksonderwerp kan dan niet meer. Wellicht dat goede voorlichting gegeven kan worden over de mogelijkheden in de openbare tentoonstellingsruimten van de archiefdienst (indien aanwezig).
Hey Georges,
Wij werken eigenlijk met opzet niet met dagen waarop je een afspraak kunt maken.
Je moet je vooral afvragen wat de meerwaarde is voor de bezoeker om op afspraak te komen? Het online aanvragen van stukken is geen bijzonder voordeel voor het werken met afspraken. Als een bezoeker datzelfde doet als hij komt op de gewone "open" dagen, dan werkt dat toch hetzelfde?
Waar je een voordeel mee zou kunnen hebben, dat zijn de bezoekers die heel veel tijd kosten vanwege hun onderzoek. Dat kan op een drukke openstellingsdag belastend zijn. Als je dat goed kunt inschatten, dan zou je met zo iemand een aparte afspraak kunnen maken. Bv. omdat er heel veel stukken geraadpleegd moeten worden in korte tijd. Dat soort van maatwerk kun je volgens mij beter laten bepalen door de studiezaalmedewerker. Die kan dat op basis van ervaring inschatten.
Wij maken ook een uitzondering als er onderzoekers zijn die met een deadline zitten en dan ook op een woensdag en/of donderdag mogen komen. In de praktijk valt dat in ons geval allemaal reuze mee.
Nogmaals: wat is de meerwaarde voor de klant om op afspraak te komen?
Een nadeel kan zijn dat het je organisatie belast. Hoeveel afspraken wil je laten maken op een dag? Hoeveel medewerkers zijn daar dan mee bezig? Wordt het 1 op 1 of gaat één medewerker toch meerdere afspraken hebben tegelijkertijd? Ik zie nog niet direct een groot voordeel voor de klant, noch voor de organisatie.
Dag Luud en Bernadine,
Bedankt voor jullie feedback en opmerkingen. Naast mogelijke nadelen die jullie schetsen zijn er natuurlijk ook voordelen: niet te lang wachten op alle stukken uit depot krijgen, kopje koffie, een medewerker studiezaal inroosteren die het meeste weet of het onderzoeksonderwerp van de klant op afspraak, etc.
Maar goed, we gaan er binnenkort mee experimenteren om te bekijken of het iets is of niet en hoe het in de praktijk uitpakt. Ik houd jullie natuurlijk op de hoogte.
Iets anders: @luud: nu we het over nieuwe, andere vormen van dienstverlening hebben: wil jij mij eens bijpraten over jullie ervaringen met chatten met klanten? Ik zal Christian ook benaderen, maar ook dit soort vormen van klantcontact willen we wellicht gaan uitproberen.
Groet Georges
Beste Georges, het RHC gaat per 1 januari chatten. In het voorjaar zijn we met het team op bezoek geweest bij het BHIC. Dit najaar organiseren wij een interne cursus voor alle medewerkers om het chatten onder de knie te krijgen, maar ook om afspraken te maken op welke manier we de digitale bezoeker aanspreken. Ik blijf graag op de hoogte van de ontwikkelingen op dit gebied bij Eemland.
Georges en Bernardine,
Het was niet mijn bedoeling om zozeer nadelen op te noemen, maar vooral te kijken of het echt voordelen oplevert voor de klant. Bij dit soort acties denken we nog steeds heel erg vanuit de organisatie. Om op een ding terug te komen: kopje koffie? Dat kunnen ze nu toch ook krijgen? ;)
Vanaf aanstaande maandag ben ik weer aan het werk en een keertje afspreken om weer eens bij te praten over chatten en andere dingen klinkt als een heel goed plan!
@Bernardine
Leuk! Ben benieuwd hoe het jullie gaat bevallen.
Hoi Luud,
Ze kunnen nu koffie krijgen, maar in het Eemhuis gaan we pas echt lekkere koffie en espresso`s tappen :-)
Graag, laten we een keer afspreken. Kan ik je meteen wat van www.hetbewarenwaard.nl laten zien en over andere dingen (open data etc.) bijpraten.
Bij het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg werken wij al jaren naar tevredenheid met bezoeken op afspraak. Voor een kleine archiefdienst met weinig ruimte voor bezoekers en weinig medewerkers heeft het grote voordelen; je kunt de klant bij een afspraak garanderen dat er plek in de studiezaal is, dat de medewerkers voldoende tijd hebben om te helpen, en wij als medewerkers kunnen onze tijd efficiënter indelen omdat we weten wie wanneer komt. Daar komt bij dat onze 3 locaties verder slechts enkele dagen in de week vrij geopend zijn; op afspraak geopend zijn, geeft bezoekers de mogelijkheid om buiten deze dagen toch het archief te bezoeken. Weinig nadelen tot nu toe gemerkt. Het enige wat ik zo kan bedenken, is dat er een enkele keer bezoekers bellen die verwachten dezelfde dag terecht te kunnen, wat gezien onze bezetting vrijwel nooit mogelijk is.
Georges, sinds het BHIC ruim anderhalf jaar geleden de openingstijden beperkte, bieden we (naast uitgebreide digitale dienstverlening) de mogelijkheid aan om ons op afspraak te bezoeken, mocht de bezoekmogelijkheid binnen reguliere openingstijden de bezoeker onvoldoende soelaas bieden. Denk aan bezoekers die gedurende de reguliere openingstijden werken en voor langdurig onderzoek toch gebruik moeten maken van onze studiezaal, bezoekers die tegen een deadline aan werken enzovoort.
Liever-koekjes worden niet gebakken; er moet dus een 'goede' reden voor zijn om buiten de reguliere openingstijden om, op afspraak een bezoek aan onze studiezaal te kunnen brengen. Dit heeft vooral met een efficiënte inzet van personeel te maken.
In de praktijk geldt dit vooral voor de vrijdag en is er slechts zo nu en dan vraag naar, meestal door onderzoekers die met groot onderzoek bezig zijn, of echt tempo moeten maken met hun onderzoek. Wij maken er trouwens ook niet actief reclame voor, aangezien we bezoek zoveel mogelijk willen concentreren binnen de reguliere openingstijden.
Maar ook binnen die tijden werken we nog wel eens op afspraak. Vooral als klanten prijs stellen op wat meer begeleiding of wanneer onze inschatting is dat deze nodig is. Dit kan ook inhouden dat een medewerker met specialistische kennis beschikbaar moet zijn. Werken op afspraak geeft dan voordelen.
Reserveren van stukken en koffie drinken kan natuurlijk altijd. Dat is niet een specifiek voordeel van werken op afspraak.