Nieuw op Archief 2.0: Events
In plaats van de oude Google Calendar voor activiteiten op het vlak van archief 2.0, staat vanaf vanda...
E-depot en de (kleine) regionale archieven
- jan 2012
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 15
- 56
Gisteren ben ik, evenals enkele collega's actief op archief2.0, bij het NCDD symposium "Bouw een huis voor ons digitaal geheugen" geweest. Als coördinator ICT bij de Groene Hart Archieven (= streekarchief Midden-Holland en streekarchief Rijnlands-Midden) heb ik o.a. als taak om een advies op te stellen over een e-depot voor onze aangesloten gemeenten. Tijdens de discussies gisteren hoorde ik de coördinator van de NCDD o.a. zeggen dat er ook aandacht voor de kleine instellingen is. Mooi, maar in de praktijk lijkt dat nog niet zo heel veel te omvatten. Kijk bijvoorbeeld naar de vertegenwoordigers in de NCDD werkgroepen, of naar het rapport (en advies) van de ACDD. Ik zie daar geen kleine regionale (streek)archieven in vertegenwoordigd. Het werd gisteren ook opgemerkt. Dit is echter geen kritiek op de NCDD of ACDD. Ik zou de bal dan ook (deels) meer bij onszelf willen leggen. Als we vinden dat we niet gehoord worden, dan moeten we zorgen dat we gehoord worden.
Kortom, we hebben een eigen verantwoordelijkheid in dezen. Wellicht dat wij ons op dit gebied moeten gaan organiseren. Als collectief staan we sterker. Samenwerking is dan misschien een holle term aan het worden, zoals gisteren werd gezegd, maar we kunnen veel van elkaar leren en als collectief duidelijker maken wat wij bijvoorbeeld van de NCDD verwachten. Als we zoiets zouden starten, zou ik pleiten voor een zeer praktisch insteek. De problemen zijn urgent en elke (kleine) stap die we kunnen zetten, moeten we z.s.m. zetten. Hoe we dat precies vorm moeten gaan geven is uiteraard bespreekbaar. Belangrijk vind ik wel dat, hoewel ik de discussie hier start en ik geloof in digitale middelen, we zeker ook bijeenkomsten zouden moeten organiseren.
Wat vinden jullie? Hierbij richt ik me met name tot de (kleinere) regionale archieven en de streekarchieven, maar uiteraard zijn alle meningen welkom.
Verken
Utrecht's Igitur Archief scoort op internationale ranglijst
"... Het digitaal wetenschappelijk archief (de 'repository') van de Universiteit Utrecht, het Igitur A...
Bijeenkomst ArchiefEducatie in Regionaal Archief Tilburg
Op een snikhete zomerdag kwamen we als ArchiefEducatiegroep in Tilburg bijeen. Acht personen, waarvan ...
Reacties
Beste Tom,
ik kon helaas niet aan de bijeenkomst deelnemen. Goed om toch het een en ander te lezen via twitter en archief 2.0.
Ik ben het met je eens dat het e-depot en digitale archieven voor de kleinere instellingen een uitdaging is. Het NA, GAR en SAA zijn druk bezig met het ontwikkelen van kennis en antwoorden, ook de grote RHC's werken samen.
Voor de kleinere archieven zijn (bij mijn weten) geen initiatieven genomen. Wellicht kan dit op provinciale of bovenregionale schaal. Op dat niveau is er veelal al een netwerk aanwezig.
Dag Bernadine,
Dank voor je reactie. Het probleem kent twee kanten volgens mij. Aan de ene kant zijn kleine archieven niet bekend met de bestaande netwerken, maar aan de andere kant voelen kleine archieven zich juist ook niet vertegenwoordigd door de 'grote' clubs. Dat is wat ik proef en wat gisteren volgens mij ook naar voren kwam.
Als kleine archieven denken dat hun problemen specifiek zijn - en ik denk dat dat deels zeker waar is - dan moeten zij zichzelf gaan vertegenwoordigen. Ik zou dan juist pleiten voor een initiatief op het niveau van die regionale archieven, voordat we op de deur van anderen kloppen.
Bernadine Ypma zei:
Beste Tom,
ik kon helaas niet aan de bijeenkomst deelnemen. Goed om toch het een en ander te lezen via twitter en archief 2.0.
Ik ben het met je eens dat het e-depot en digitale archieven voor de kleinere instellingen een uitdaging is. Het NA, GAR en SAA zijn druk bezig met het onwtwikkelen van kennis en antwoorden, ook de grote RHC's werken samen.
Voor de kleinere archieven zijn (naar mijn weten) geen initiatieven genomen. Wellicht kan dit op provinciale of bovenregionale schaal. Op dat niveau is er veelal al een netwerk aanwezig.
@Tom, de VNG zoekt kandidaten voor pilots e-depot. Daar ligt m.i. de belangrijkste collectieve factor.
Kijk ook eens op de website van KING.
Beste Yvonne,
Eens, maar ik hoor toch ook veel klachten over het gebrek aan daadkracht bij de VNG. Die pilot ken ik niet. Zal ik me in verdiepen. Misschien zit ik er ook naast, maar - met alle respect voor het VNG - ze waren niet erg zichtbaar bij het symposium. Yvonne Welings zei:
@Tom, de VNG zoekt kandidaten voor pilots e-depot. Daar ligt m.i. de belangrijkste collectieve factor.
Kijk ook eens op de website van KING.
De VNG richt zich primair op gemeenten, incl. de voorkant en niet alleen de achterkant waar jij en ik deel van uitmaken.
Ik deel je mening over de VNG over dit onderwerp niet.
Ik snap je reactie niet helemaal. Ik verwoordde slechts wat ik om mij heen hoor. Of bedoel je dat je het niet eens bent met mijn observatie over de zichtbaarheid van de VNG tijdens het symposium? Of vind je dat mijn reactie de plank misslaat omdat de VNG zich niet per se richt op archieven? Dat laatste zou mij bevreemden, want ik heb het steeds over het organiseren van kleine archieven en jij kwam met de VNG op de proppen.
Er zitten echter meerder interessante kanten aan je reactie. Het is wellicht een zijweg, maar toch ook wel weer relevant. Ik geloof namelijk dat je het onderscheid tussen de voor- en achterkant niet meer kunt maken in de digitale wereld. Willen archieven, zoals de Groene Hart Archieven, overleven dan zullen ze naar de voorkant moeten. Of beter gezegd, de archivarissen moeten naar de voorkant. Misschien moeten we in deze context ook minder over het e-depot, maar meer over "digitale duurzaamheid" praten.
Het gaat mij ook niet om de VNG. Als zij op dit vlak actiever en verder zijn dan ik had gedacht, dan slik ik graag mijn observatie in en sluit me aan. Ik pleit er echter voor dat archieven het heft in eigen handen nemen voor zover dat mogelijk is. Daarom zei ik ook: als we vinden dat we niet gehoord worden, dan moeten we zorgen dat we gehoord worden. Daarmee bedoel ik niet dat wij ineens een e-depot moeten gaan ontwikkelen. Dat is onmogelijk, maar we kunnen nog best veel doen. Daarmee helpen we de NCDD (ACDD) of VNG ook.
Hoe het ook zij, het is een feit dat aangesloten gemeenten naar ons kijken voor een oplossing en niet alleen naar de VNG. En dat geldt voor meer archieven.
Yvonne Welings zei:
De VNG richt zich primair op gemeenten, incl. de voorkant en niet alleen de achterkant waar jij en ik deel van uitmaken.
Ik deel je mening over de VNG over dit onderwerp niet.
@Tom, je verantwoordelijk voelen en bewustwording zijn eerste stappen en dan vooral om te bezien hoe je kunt aansluiten tot een e-depotvooriening. VNG heeft juist veel initiatieven genomen en probeert richting gemeenten een ieder te enthousiasmeren. Een gemiste kans in mijn optiek is dat het e-depot niet op gemeentelijke informatieagenda staat tot 2015.
Horen is toch wat anders dan feiten constateren, misschien sta jij daar anders in ?
Zie in dit verband op de berichtgeving op dit forum, Breed, trefwoord e-depot en eerder genoemde website van KING.
@Yvonne. Nee, daar sta ik niet anders in. Als de feiten een ander verhaal vertellen, dan geloof ik je graag. Daarmee wil ik de discussie over de VNG graag sluiten, want daar gaat het mij niet om. Yvonne Welings zei:
@Tom, je verantwoordelijk voelen en bewustwording zijn eerste stappen en dan vooral om te bezien hoe je kunt aansluiten tot een e-depotvooriening. VNG heeft juist veel initiatieven genomen en probeert richting gemeenten een ieder te enthousiasmeren. Een gemiste kans in mijn optiek is dat het e-depot niet op gemeentelijke informatieagenda staat tot 2015.
Horen is toch wat anders dan feiten constateren, misschien sta jij daar anders in ?
Zie in dit verband op de berichtgeving op dit forum, Breed, trefwoord e-depot en eerder genoemde website van KING.
@Tom Helemaal eens waar je zegt: "Als collectief staan we sterker. Samenwerking is dan misschien een holle term aan het worden, zoals gisteren werd gezegd, maar we kunnen veel van elkaar leren en als collectief duidelijker maken wat wij bijvoorbeeld van de NCDD verwachten."
Het fijne is dat het collectief er al is: dat is BRAIN. Daar zijn gelukkig veel van de kleinere instellingen lid van. Ik zal deze discussie onder de aandacht brengen van het bestuur, maar het lijkt me nog beter als je dat zelf (ook) doet, en met jou je collega's die dit delen.
Het rapport "Naar een gezamenlijk e-depot" dat onder de vlag van ACDD is uitgebracht, was de resultante van de inzet van onder andere BRAIN, ingegeven door juist die zorg voor de kleine en middelgrote instellingen die geen eigen e-depotvoorziening zullen kunnen realiseren. Nu de Archiefvisie van OCW praktisch uitgewerkt moet worden en er bedacht wordt hoe de daarvoor beschikbare middelen kunnen worden ingezet om het archiefwezen als geheel een stap vooruit te helpen, komt de inrichting van gemeenschappelijke voorzieningen weer een stuk dichterbij. Juist nu wordt het daarom des te belangrijker dat BRAIN gevoed en gesteund wordt door de achterban. Alleen zo kan de branchevereniging een sterke positie innemen in het gesprek met OCW en NA over de besteding van gelden en het leggen van accenten. Dus Gouda/Alphen: laat je horen! Dus archieven die nog geen lid zijn van BRAIN: word lid en participeer daarna actief in de vereniging zodat je mede zelf aan het roer staat!
@Margreet. Prima, ga ik zeker ook zelf aankaarten. Ik ben er zelf ook debet aan door het woord e-depot in de titel te gebruiken, maar ik hoop dat we verder kijken dan de ontwikkeling van of aansluiting op e-depots. Ook zonder dat de aansluiting technisch, organisatorisch en financieel is geregeld, kunnen we al veel doen aan digitale duurzaamheid.
Ik zou er dus voor pleiten om naast deze belangrijke stappen via BRAIN (en VNG), ook - hopelijk m.b.v. NCDD/ACDD - snel een aantal praktische stappen te zetten. Met name op het praktische vlak kunnen we als kleine archiefdienst, met ondersteuning van experts, best het e.e.a. bereiken. Als ik het over eigen verantwoordelijkheid heb, geldt dat zeker voor het laten horen van onze stem bij BRAIN, maar ook in het aanpakken van hetgeen nu al mogelijk is. En, als we niet weten wat er mogelijk is, dan moeten we die kennis opdoen. In die context zou ik graag eens de koppen bij elkaar steken met kleine archiefdiensten. Het leek me praktischer om dat buiten een branchevereniging om te doen, maar voor mij staan alle opties open. Wellicht kan het in de vorm van een werkgroep onder de vleugels van BRAIN? Dat bedenk nu zo even.
Hoe het ook zij, ik zal het aankaarten bij BRAIN en ik spreek je er graag nog eens over.
Tom, denk je dat er ruimte is voor een e-depot initiatief vanuit de markt? Doxis en Circle werken er aan, ik ben geïnteresseerd ik jouw beelden en verwachtingen.
@Max. Ik sluit wat dat betreft niets uit en houd de focus breed. Sterker nog, ik heb in een schriftelijke reactie aan de NCDD n.a.v. het symposium ook over de markt geschreven. Het gaat me hier echter even om de oproep aan kleine archieven en ga er dan nu ook even niet dieper op in. Ik spreek je er echter graag eens over. Ik ben ook geïnteresseerd in hoe jullie invulling willen geven aan een e-depot. Max Beekhuis zei:
Tom, denk je dat er ruimte is voor een e-depot initiatief vanuit de markt? Doxis en Circle werken er aan, ik ben geïnteresseerd ik jouw beelden en verwachtingen.
@Tom, voor je orientatie sommige gemeenten kiezen ook al voor datamatters. Er kan niet altijd meer gewacht worden op de centrale oplossing. Anderen kiezen voor de doorontwikkeling van het RMA.
Er is op dit moment niet echt een transparant beeld van de prijs kwaliteit verhouding met name op het gebied van de preservation tools.
Zie in dit verband ook de behandeling in de Tweede Kamer via deze link.
De leden van de CDA-fractie merken op dat in 2016 alle departementen en hoge colleges van Staat moeten zijn aangesloten op een rijksbreed e-depot. Deze leden vragen of de staatssecretaris ook tussendoelen kan formuleren, zodat de Kamer mee kan kijken of de doelstelling op schema ligt. De staatssecretaris geeft daarnaast aan dat er geen blauwdruk is voor de hele overheid, maar dat maatwerk voorop staat. De leden vragen hoe zich dit verhoudt met het streven naar één e-depot.
De staatssecretaris antwoordt dat wordt gestreefd naar een e-depot voor het Rijk. De ontwikkeling van deze generieke voorziening is als maatregel opgenomen in de Informatiseringstrategie voor het Rijk, die de Tweede Kamer onlangs heeft ontvangen (kamerstuk 26 643 nr. 216). Het is de verantwoordelijkheid van de mede-overheden, die voor dezelfde opgave staan als het Rijk, het duurzaam beheer van hun archieven te concentreren bij een beperkt aantal generieke voorzieningen. Om in dat kader overheidsbreed optimale voorwaarden te scheppen, is het van groot belang dat processen en normen voor digitale archivering en voor aansluiting op een e-depot worden gestandaardiseerd. Ten aanzien van het maatwerk wijst de staatssecretaris erop dat dit aan de orde is in verband met twee processen: de (eenmalige) aansluiting op een e-depot en de (structurele) overbrenging naar een e-depot. In de nu aangebroken transitiefase moeten overheidsorganisaties een aansluiting op een e-depot gaan realiseren. Dat is maatwerk, omdat de mate waarin organisaties daar thans op zijn voorbereid, zeer verschillend is. Wat betreft het Rijk vindt de aansluiting van de departementen en Hoge Colleges van Staat gefaseerd plaats volgens onderstaand schema: –2 departementen in 2012; –2 departementen in 2013; –4 departementen in 2014; –3 departementen in 2015; –Hoge Colleges van Staat in 2016. Over de definitieve planning dient nog besluitvorming plaats te vinden. Rapportages over de stand van zaken digitalisering departementen en de aansluiting op het e-depot zal de Tweede Kamer ontvangen in het jaarlijkse bedrijfsvoeringsverslag dat onder verantwoordelijkheid van de minister van BZK geschreven wordt. Aansluiting op een e-depot is een eenmalig proces. Maatwerk zal ook van belang zijn bij de vraag welke informatie van een zorgdrager hoe lang na creatie naar een e-depot zal worden overgebracht. Dat is een structureel proces. Daarbij spelen onder meer een rol: de aard van de digitale informatie, de taak van de organisatie en de gegeven infrastructuur voor
Tweede Kamer, vergaderjaar 2011–2012, 26 643, nr. 219 9
duurzaam beheer. De Archiefvisie onderscheidt in dit verband drie soorten zorgdragers: beleids-, uitvoerings- en projectorganisaties. Deze typologie zal de komende jaren verder worden getoetst aan de praktijk, maar binnen uniforme voorwaarden en standaarden voor een duurzaam e-depot.
@Yvonne. Dank voor je uitgebreide antwoord. Data Matters heb ik zelf ook al naar gekeken, maar ik ken ze eigenlijk alleen van het stadsarchief A'dam. Ken je voorbeelden van andere gemeenten die met Data Matters in zee gaan? Dat zag ik op hun website zo niet staan. Ik zie in de BREED links ook Pictura voorbij komen. Ook daar kijk ik naar. Yvonne Welings zei:
@Tom, voor je orientatie sommige gemeenten kiezen ook al voor datamatters. Er kan niet altijd meer gewacht worden op de centrale oplossing. Anderen kiezen voor de doorontwikkeling van het RMA.
Er is op dit moment niet echt een transparant beeld van de prijs kwaliteit verhouding met name op het gebied van de preservation tools.
Zie in dit verband ook de behandeling in de Tweede Kamer via deze link.
De leden van de CDA-fractie merken op dat in 2016 alle departementen en hoge colleges van Staat moeten zijn aangesloten op een rijksbreed e-depot. Deze leden vragen of de staatssecretaris ook tussendoelen kan formuleren, zodat de Kamer mee kan kijken of de doelstelling op schema ligt. De staatssecretaris geeft daarnaast aan dat er geen blauwdruk is voor de hele overheid, maar dat maatwerk voorop staat. De leden vragen hoe zich dit verhoudt met het streven naar één e-depot.
De staatssecretaris antwoordt dat wordt gestreefd naar een e-depot voor het Rijk. De ontwikkeling van deze generieke voorziening is als maatregel opgenomen in de Informatiseringstrategie voor het Rijk, die de Tweede Kamer onlangs heeft ontvangen (kamerstuk 26 643 nr. 216). Het is de verantwoordelijkheid van de mede-overheden, die voor dezelfde opgave staan als het Rijk, het duurzaam beheer van hun archieven te concentreren bij een beperkt aantal generieke voorzieningen. Om in dat kader overheidsbreed optimale voorwaarden te scheppen, is het van groot belang dat processen en normen voor digitale archivering en voor aansluiting op een e-depot worden gestandaardiseerd. Ten aanzien van het maatwerk wijst de staatssecretaris erop dat dit aan de orde is in verband met twee processen: de (eenmalige) aansluiting op een e-depot en de (structurele) overbrenging naar een e-depot. In de nu aangebroken transitiefase moeten overheidsorganisaties een aansluiting op een e-depot gaan realiseren. Dat is maatwerk, omdat de mate waarin organisaties daar thans op zijn voorbereid, zeer verschillend is. Wat betreft het Rijk vindt de aansluiting van de departementen en Hoge Colleges van Staat gefaseerd plaats volgens onderstaand schema: –2 departementen in 2012; –2 departementen in 2013; –4 departementen in 2014; –3 departementen in 2015; –Hoge Colleges van Staat in 2016. Over de definitieve planning dient nog besluitvorming plaats te vinden. Rapportages over de stand van zaken digitalisering departementen en de aansluiting op het e-depot zal de Tweede Kamer ontvangen in het jaarlijkse bedrijfsvoeringsverslag dat onder verantwoordelijkheid van de minister van BZK geschreven wordt. Aansluiting op een e-depot is een eenmalig proces. Maatwerk zal ook van belang zijn bij de vraag welke informatie van een zorgdrager hoe lang na creatie naar een e-depot zal worden overgebracht. Dat is een structureel proces. Daarbij spelen onder meer een rol: de aard van de digitale informatie, de taak van de organisatie en de gegeven infrastructuur voor
Tweede Kamer, vergaderjaar 2011–2012, 26 643, nr. 219 9
duurzaam beheer. De Archiefvisie onderscheidt in dit verband drie soorten zorgdragers: beleids-, uitvoerings- en projectorganisaties. Deze typologie zal de komende jaren verder worden getoetst aan de praktijk, maar binnen uniforme voorwaarden en standaarden voor een duurzaam e-depot.
@Tom, graag gedaan. Je zou het beste comtact opnemen met Paul Schindeler van Datamattters.