Gemeente Putten zet belangrijke stap naar papierloze organisatie

Uit persbericht gemeente Putten, 15 april 2011:

De gemeente Putten heeft als eerste Gelderse gemeente een machtiging tot vervanging (substitutie) ontvangen. De machtiging is van toepassing op documenten die binnen het proces van de Wet algemene bepaling omgevingsrecht (Wabo) vallen. Dit betekent dat Putten de kwaliteit van de digitale archivering zo op orde heeft dat fysieke (papieren) Wabo-documenten mogen worden vervangen door digitale documenten. “De machtiging is de belangrijkste voorwaarde om in de toekomst ook in andere processen geen papieren dossiers meer te archiveren. Het is dus een grote stap voorwaarts naar een papierloze organisatie” aldus Janneke Goudswaard, hoofd Interne Zaken bij de gemeente Putten. De machtiging is verkregen na een intensieve samenwerking tussen de gemeente Putten, de plaatsvervangend provinciaal inspecteur der archieven van de provincie Gelderland en Doxis Informatiemanagers.

“De machtiging maakt het mogelijk dat documenten die volgens de wet permanent bewaard moeten blijven, vervangen mogen worden door digitale exemplaren, omdat de kwaliteit en duurzaamheid voldoende geborgd is. Dit betekent dat de gemeente in de toekomst kosten gaat besparen op de beheerslasten. Bovendien bevordert het een efficiënte bedrijfsvoering, want er is geen sprake meer van dubbele archieven. Daarnaast zijn bij de invoering van de Wabo de doorlooptijden korter geworden; burgers krijgen sneller uitsluitsel over bijvoorbeeld een vergunningaanvraag voor zaken gerelateerd aan hun huis” zegt Ivo van Onna, consultant bij Doxis Informatiemanagers.

De machtiging is op 5 april 2011 afgegeven door Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland aan de gemeente Putten en kan met terugwerkende kracht vanaf 1 oktober 2010 worden toegepast.