Archiefparagraaf in gemeenschappelijke regelingen en andere verbonden partijen
- 30 sep
- Nicole Fielmieg
- 5
- 486
- 1
Mijn vraag voor KIA Community is:
Wat zijn jullie gedachten over het aanpassen van gemeenschappelijke regelingen, specifiek de archiefparagraaf, naar aanleiding van de Archiefwet 2026?
Naast mijn werk bij de gemeente ben ik ook werkzaam voor een gemeenschappelijke regeling (GR). In die hoedanigheid ben ik mij aan het oriënteren op de gevolgen naar aanleiding van de Archiefwet 2026.
In de archiefparagraaf van de GR, waar ik voor werk, staan termen vanuit de Archiefwet 1995, die in de Archiefwet 2026 anders zijn. Ook staat er nog een lid met aanwijzing van een archivaris en archiefdienst (Archiefbewaarplaats dus). (Ook al is (vanaf 2020 voor gemeenten) het al verplicht om een aanwijzingsbesluit hiervoor vast te stellen.)
Het wijzigen van een GR is meer dan een administratieve handeling, terwijl het hier voornamelijk gaat om een juridische correctie. Juridische correctheid ben ik enorm voorstander van. Dit zou dus wel betekenen dat alle GR-en en andere samenwerkingsvormen waar overheidsinformatie (documenten) verwerkt worden aangepast moeten gaan worden... (zie ook verder mijn tweede vraag)
Ik ben hierin op zoek naar de balans tussen de inspanning en baten.
Om die reden ben ik erg benieuwd hoe anderen hierover denken.
Welke rol neemt de VNG in bij de ontwikkeling van modeldocumenten voor GR-en en andere samenwerkingsverbanden?
Het selectiebesluit wordt ook voor GR-en etc opgesteld. Er zijn echter nog meer algemene stukken.
- Hoe staat de VNG tegenover het opstellen van een model archiefparagraaf voor GR-en, etc?, én;
- Hoe staat de VNG tegenover het opstellen van een GR-en versie van de andere modeldocumenten? Hiermee bedoel ik; archiefverordening, beheerregeling en aanwijzingsbesluit?
De wijzigingen zijn hierin redelijk beperkt. Een GR vraagt om andere juridische verwijzingen dan die bij een gemeente van toepassing zijn. Denk aan Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in plaats van Gemeentewet en soms zijn er andere artikelen vanuit de Archeifwet 2026 van toepassing op GR-en dan op gemeenten.
Ik lees graag al jullie gedachten en overwegingen. Hartelijk dank alvast.
Verken
De stemming vooruit: publicatie resultaten proeftuinen Woo (VNG-R)
jan 2021Publicaties over Grip op Informatie compleet Aan de vooravond van de stemming over de Wet open overhe...
Richtlijn Metadata Overheidsinformatie: vooraankondiging openbare review vanaf 26 mei
mei 2025Vooraankondiging openbare review Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie De Richtlijn Metagegevens ...
Aftelkalender | Dag 23 | Ontdek een schat aan kennis voor een ieder!
dec 2024Samenvatting: Deze bijdrage is onderdeel van de 2024 KIA aftelkalender. Van 1 tot en met 31 december t...
Reacties
het lijkt me hier dat de inspanning altijd hoger is dan de baten op korte termijn.
op de langer termijn aangezien je preferentie voor juridische correctheid is het handig om te kijken welke tools er zijn om op korte termijn iets te kunnen leveren alhoewel niet meteen heel duurzaam maar wel pragmatisch.
ik zie ook het dilemma van de intentie en vastlegging.
Tsja voor de rest is het wat meer uit mijn vakgebied dus tot zover kan ik iets zeggen erover.
uit welke hoeken zou je antwoord willen hebben? of iedereen die tegen dit aanloopt?
Aangepast op 9 oktober
@jjansen Bedankt voor je antwoord Joe. Goed ook dat je me teruggeeft dat ik me vraag wat scherper kan stellen. Dank je wel voor jouw feedback hierop. Er is nu ook enige tijd overheen gegaan en heb de vragen ook in mijzelf kunnen bezinken hahaha. Hieronder een verscherping/aanpassing van mijn vragen.
Deelvraag 1 over het aanpassen van gemeenschappelijke regelingen, specifiek de archiefparagraaf, naar aanleiding van de Archiefwet 2026
Ik denk dat het puur acceptatie is van de situatie en het juridisch aanpassen een gegeven is en geen discussie.
Een collega van mij die bij een andere GR werkt gaf wel aan dat de aanpassing niet direct hoeft te gebeuren. Daarbij wordt mogelijk ook in de komende tijd de Wet gemeenschappelijke regelingen aangepast. Mocht dit binnen een redelijk termijn gebeuren. ( Bij redelijk termijn denk ik aan een termijn van binnen 2 a 3 jaar. ) dan zou het prettig zijn als dit tegelijkertijd aangepast wordt. Anders blijven we GR-en aanpassen. Dat lijkt mij ook niet wenselijk voor de duidelijkheid.
Deelvraag 2 Welke rol neemt de VNG in bij de ontwikkeling van modeldocumenten voor GR-en en andere samenwerkingsverbanden?
Het lijkt mij dat deze vraag wel concreet genoeg is. Is dit niet het geval? Laat dit mij weten middels een reactie op dit bericht.
Aan VNG expliciet vraag ik een reactie op mijn vragen.
Verder ben ik benieuwd hoe andere collega's hierover denken. Misschien dat we zelf een groep kunnen vormen om dit soort standaard stukken op te stellen, als de VNG dit niet gaat doen. Dan kunnen we dit landelijk delen. Dit kunnen we vanuit de GR-en doen en/of in samenwerking met de opstellers van het document: Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (LOPAI, KIA en KVAN, november 2021).
Ik nodig dan ook de collega's actief namens LOPAI en KVAN uit om mee te denken hierover.
Hoi Nicole,
Neem eens contact op met Stefan de Bildt van van de gemeente Arnhem. Hij heeft onlangs de aanpassing van een GR aan de nieuwe wet voorbereid en het stuk daarvoor is volgens mij heel geschikt voor hergebruik.
Hartelijke groet,
Joost
Hoi Nicole,
ik vind het een heel goed voorstel. Ik werk zelf ook bij een GR en denk dat ik voor meerdere GR-en spreek als ik zeg dat wij onvoldoende expertise in huis hebben om dit soort wijzigingen juridisch goed te verwerken, zonder dat we hiervoor extern advies nodig hebben. Dat de wijzigingen inhoudelijk niet spannend zijn (zoals jij zegt geen discussiepunten maar eigenlijk formaliteiten) doet bovendien niets af aan het zeer intensieve besluitvormingstraject. Het monitoren van de besluitvorming in de 30 deelnemende gemeenten (in ons geval) is al een enorm karwei op zichzelf en waarschijnlijk maakt een eenduidig (landelijk) format (archiefparagraaf net als een modelverordening?) dit traject voor veel GR-en een stuk makkelijk, duidelijker en uiteindelijk ook goedkoper.
ik zal intern eens navragen wat de stand van zaken is nav de wijziging Wgr, want daarvoor is al contact geweest met een juridisch adviesbureau. Ik vermoed dat wij de wijzigingen nav beide wetten in ieder geval in een gezamenlijk traject zullen bundelen.
@joostsalverda, bedankt voor de tip. Ik neem contact op met Stefan.
Mocht hier iets uitkomen dat gedeeld mag worden, zal ik dit zeker hier op KIA doen.
@twanzimmermann, het zou fijn zijn als je dit intern kan navragen. Het is juist die intensieve besluitvormingsproces waar ik inderdaad mijn afwegingen door dreig te maken. Dit is natuurlijk geen goede reden, tegelijkertijd als we efficiënt dit kunnen aanpakken, doe ik dit maar al te graag.
Ik wacht op jouw reactie over de de ontwikkelingen rondom de Wgr.