Spanningsveld toezicht en advies

  • mei 2017
  • Verwijderde gebruiker
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 6
  • 136
Verwijderde gebruiker
Toezicht
  • Yvonne Welings
  • Dick Bunskoeke
  • Ria Mink-Gijzen
  • Huib Geuze

Heel aardig zo'n discussiegroep over archieftoezicht. Ik zie dat er al een groot aantal beroepsbroeders en -zusters lid is geworden. Maar wat gaan we doen? Laat ik eens een balletje opwerpen.

Er is een spanningsveld waar ik als toezichthouder in dienst van een middelgrote archiefdienst regelmatig in terecht kom. In beginsel ben ik 'toezichthouder' en signaleer ik aspecten van de informatiehuishouding die verbetering behoeven. Wanneer de zorgdrager voorts aan de slag gaat de nodige verbetering te realiseren, word ik regelmatig gevraagd een inhoudelijke bijdrage te leveren bij de totstandkoming van verbeterplannen, de beoordeling van aanbestedingen, de inrichting van nieuwe processen, enz. Temeer omdat ik toezicht houd op relatief kleine gemeentelijke overheden, waar doorgaans de kennis met betrekking tot het vakgebied beperkt is, word ik regelmatig benaderd om te adviseren. Dit levert voor mij soms lastige dilemma's op. Wanneer ga ik wél mee in een adviesvraag en wanneer niet? En, zo ja, tot hoe ver draag je als toezichthouder bij in advies?

De afweging die ik in dat soort situaties maak die leiden tot een beslissing of ik wel of niet in de adviesrol kruip, is eigenlijk nauwelijks op rationele gronden, maar wordt vooral ingegeven vanuit het gevoel. Ik ben benieuwd of jullie hetgeen ik hier schets herkennen in jullie beroepspraktijk en hoe je hiermee omgaat. Zijn er 'harde' criteria te formuleren die je als toezichthouder kunnen helpen een dergelijke afweging op meer rationele gronden te maken? Ik ben benieuwd naar jullie reacties.

Reacties

6 reacties, meest recent: 19 oktober 2017

  • Robin,

    Je spanningsveld is voor mij herkenbaar. 'Zeg dan maar hoe het (wel) moet', zei een keer een collega. Je verdiept je als inspecteur in zaken, je signaleert en dan. Bijvoorbeeld de gemeente Vlaardingen gaat appen. Een beroepsmatige reactie is: waar blijven die apps dan? Worden ze gearchiveerd? Waarin? Duurzamen bewaring? Vernietiging?

    Dan trek je aan de bel. Oja, dat is waar ook. Goed dat je het aankaart. Maar hoe wil je het dan? Blijkbaar zit het nog lang niet tussen de oren, dat informatie ook (langdurig) toegankelijk moet blijven. Afgezien nog even over alle informatie over éen zaak.

    Hoe ik dat oplos? Gewoon helpen. Komt er dan een eventuele audit overheen o.i.d. Dan adviseer ik of een extern bureau of een colega van een andere archiefdienst. Dan blijf ik als adviseur digitale informatie 'zelfstandi'en hoef ik niet de bekende slager te zijn, die...

    Maar wie weet zijn er nog andere invalshoeken.

    Maar een zinvolle discussie....

    Huib Geuze, informatie- en archiefinspecteru Vlaardingen/Maassluis

    Huib Geuze

  • Robin en Huib,

    Ik verkeer in de gelukkige omstandigheid dat ik vanaf 1 december 2016 "slechts" de archiefinspecteur ben. Bij onze archiefdienst hebben we sinds die dag ook adviseurs in dienst. Zij geven advies en ik hou toezicht. Uiteraard vergt dit veel onderlinge afstemming en een goede communicatie. Dat kost natuurlijk tijd. We hebben ook voor onszelf intern een document gemaakt, een goede poging om duidelijk afspraken met elkaar te maken. Wanneer houden zij op en wanneer kom ik in beeld. Of ons document een hard criterium kan worden genoemd, daar kan ik nog geen antwoord op geven. Misschien over een paar maanden durf ik wel een antwoord te geven. Het document is ook niet statisch en je kunt nooit alles tot in detail regelen denk ik (nu).

    Prima discussie, helemaal mee eens!

    Groeten, Ria Mink, archiefinspecteur Regionaal Archief Rivierenland.

    Ria Mink-Gijzen

  • Beste Ria en Huib,

    Dank voor jullie reacties. Ingaand op de reactie van Ria: Ik denk dat de scheiding tussen inspectie en advies niet messcherp is. In dat kader is het denk ik ook van belang dat je als inspecteur in staat bent situationele inschattingen te maken tot waar het nog verantwoord is de adviespet op te zetten.

    Om een voorbeeld te geven van twee contrasterende situaties waarin je als inspecteur acteert: als ik een gesprek voer met een bestuurder of rapporteer aan een college, zorg ik er voor dat ik mij strikt op het toezicht richt. Ik geef dan niets meer of minder dan een oordeel over de kwaliteit van de informatiehuishouding. Als ik echter op operationeel niveau aanschuif tijdens een (informeel) overleg bij de afdeling informatiebeheer, denk en praat ik wel mee over oplossingsmogelijkheden.

    Verwijderde gebruiker

  • Collega's,

    Het dilemma is duidelijk, maar dat van die slager en het vlees moesten we maar eens achter ons laten. Bij gemeenten keurt de provincie het vlees, maar geeft de gemeentelijke inspecteur de slager inzicht in de kwaliteit van het vlees. Dat laatste moet de slager wel weten om zijn eigen keuzes te kunnen maken en die te verantwoorden aan de keuringsdienst. De slager keurt indirect dus zelf, maar moet dat ook wel. Hij wil immers weten wat hij de klant aanbiedt en wil niet voor verrassingen komen te staan bij de keuringsdienst. Dus daar is niets mis mee, integendeel: gelukkig keurt hij ook zelf!

    Tot zover de vergelijking, terug naar de rol van de archivaris (want daarvan is de archiefinspecteur afgeleid). Naast het beheer van de archiefbewaarplaats (en e-depot) omvat die wettelijk ook het toezicht op de zaken die op termijn in die bewaarplaats (of e-depot) zouden kunnen worden opgenomen. Omdat dit (intern) toezicht mede als doel heeft dat alles in goede, geordende en toegankelijke staat in beheer kan worden genomen, is het niet handig om op voorhand bepaalde acties uit te sluiten die dat doel bevorderen. Ook advisering kan dus tot het instrumentarium behoren en ik kan mij helemaal vinden in de aanpak van Robin. Veel advisering verpakken wij ook als voorlichting.

    Dick Bunskoeke

  • Sinds de wet RGT is de positie van de verticale toezichthouders versterkt. Het basisprincipe van de wet RGT is vertrouwen en vermindering van interbestuurlijke toezichtlasten. Op dit moment vindt een onderzoek door BZK plaats of de wet RGT echt werkt zoals die is bedoeld. De provinciale archivaris stelt een verslag voor Provinciale Staten, die dan een oordeel kunnen vellen over de uitvoer van de Archiefwet. Dat geldt ook voor de gemeentearchivaris, van wie het KPI verslag door de gemeenteraad wordt behandeld. Dat laatste verslag is de basis voor de toezichtinformatie die de verticale toezichthouder het IBT wordt gebruikt. Hiervoor dient ook waarstaatjegemeente. Er zit een manco in de archiefwetgeving dat provincies geen verticale toezichthouder hebben. Daarnaast zijn enkele onderdelen in de archiefwetgeving nog steeds niet aangepast aan de wet RGT, denk aan opschorting van overbrengingstermijnen. Wat de vraagstelling betreft sluit ik me aan dat advies en toezicht gescheiden moet zijn. Alleen in die gevallen dat de wet het voorschrijft en/of aanbeveelt dien je m.i. als gemeentearchivaris te adviseren. Dit principe van scheiding zie je ook bij andere professionele inspectietakken zoals onderwijs en volksgezondheid. Bij bijna alle gemeenten waarvoor ik werk zijn SIO's ingesteld. Dit werkt voor dit vraagstuk verhelderend omdat je dan echt in een bijeenkomst multidisciplinair vraagstukken kunt bespreken.

    Yvonne Welings

  • Ik snap het dilemma waar wij mee worstelen. Maar wellicht kun je het omdraaien door niet de  systeemwereld, de wereld van regels, protocollen en prestatieindicatoren als uitgangspunt te nemen zoals wij vaak doen, maar de bedoeling, daar waar het uiteindelijk om te doen is.

    Wellicht kennen jullie het boek 'Verdraaide Organisaties' van Wouter Hart. Dit boek gaat over de zoektocht naar hoe systemen en mensen zich tot elkaar verhouden en wat dat betekent voor het slim benutten van de kracht van allebei. In het vinden van de juiste balans blijkt ‘de bedoeling’ een even praktisch als noodzakelijke sleutel te zijn. 

    Een samenvatting kun je vinden op http://verdraaideorganisaties.nl/introductie/samenvatting/ Daarin staat onder meer dat je als toezichthouder de systeemwereld vaak eigenlijk pas los durft te laten als je daartegenover in de bedoeling mensen ziet die echt gaan staan voor hun verantwoordelijkheid. Maar dat andersom mensen vaak pas weer gaan staan voor hun verantwoordelijkheid als ze niet zo worden ingekapseld door de systeemwereld. Waar te beginnen?

    Verwijderde gebruiker

Trefwoorden

Verken