Deel je beste praktijktip 💡

Probeer informatiebeheer zo makkelijk mogelijk te maken voor medewerkers. Kijk daarbij ook wat je in het proces of systeem kunt regelen, zodat medewerkers zo min mogelijk extra handelingen hoeven te doen.

Goede tip @nicolabenvenuto, dank. En mooi om te zien dat je systemen en processen voor je collega's zo goed mogelijk wilt inregelen. Dat op zich is al een grote opgave waar jullie als informatiebeheerders de handen vol aan hebben. Nu zou je je collega's ook kunnen helpen door ze meer bewust te maken van het belang van goed opslaan. Het Leerhuis informatiehuishouding biedt bijvoorbeeld de e-learnings Werken met overheidsinformatie en Actieve openbaarmaking voor medewerkers (ook beschikbaar voor collega's bij decentrale overheden). Wie weet kan je hier intern over (laten) communiceren?

Bij voorbaat mijn excuses voor mijn veel te lange verhaal...

Als echte nerd leid ik mijn eigen D&D - campaign als Gamemaster (in het kort: dat is een rollplaying-game aan tafel (of online) met vrienden en dobbelstenen, je vertelt samen een verhaal, heel vet, maar dat ter zijde!).

Hierbij heb ik mijn eigen geschreven wereld met verhalen, personages, organisaties, noem maar op. Alles wat mijn spelers doen in die wereld schrijven we op in samenvattingen per speelsessie, waardoor we vanaf de eerste keer samen spelen kunnen teruglezen wat we allemaal beleefd hebben.

Je kunt je voorstellen dat het bouwen van een wereld, de samenvattingen van de beleefde avonturen en de richtlijnen en regels die alleen in die wereld gelden, meer en meer worden door jaren in die wereld te spelen, waarbij je op een gegeven moment het overzicht kwijt raakt en je overweldigd raakt door alle informatie.

Ik kreeg daar steeds meer stress van, tot het moment dat ik meer stress dan plezier had als er weer een speelsessie aan zat te komen die ik moest voorbereiden, dus besloot ik te stoppen met mijn taak als gamemaster na vier jaar spelen in mijn eigen wereld.

Waarom vertel ik dit, veel te lange verhaal, op KIA?

Nog niet zo lang geleden ontdekte ik de AI dienst Gemini Notebook. Deze dienst laat je informatie inladen om te gebruiken als een grote kaartenbak met informatie en dan kun je er vragen aan stellen zoals je zou doen aan chatGPT, Gemini, etc.

De informatie die hij teruggeeft komt allemaal uit de bronnen die jij aangeeft en nergens anders vandaan. Zo kan ik vragen wat mijn spelers eerder hebben beleefd in stad X, met personage Y en krijg ik daar een samenvatting van, met bronverwijzingen naar de door mij aangeleverde bronnen, zodat ik het zelf na kan lezen (controle en zelf nadenken blijft zoals altijd bij AI zaken erg belangrijk!). Nu, na ongeveer 2 jaar niet meer spelleider te zijn geweest, durf ik eindelijk weer in mijn wereld te stappen als gamemaster!

Nu even naar de 'echte wereld', want dit duurt lang:

Ik heb sinds mei een nieuwe functie (medewerker Beheer en Behoud) naast mijn huidige functie (beheerder Collectie Beeld en Geluid) en mijn voorganger heeft helaas het inwerktraject niet af kunnen maken.

Met maar 8 uur in de week voor deze functie zou het leren, en onder de knie krijgen van richtlijnen, de (nieuwe) archiefregeling, en simpelweg de basiskennis, etc. erg veel tijd kosten, waardoor het daadwerkelijke (dagelijkse) werk en de verbeteringen hierin heel lang uitgesteld moeten worden. Kortom: ik werd overweldigd door informatie en wist niet goed waar te beginnen.

Naast het bevragen van collega's van andere archiefdiensten en het bezoeken van kennisbijeenkomsten die her en der georganiseerd worden, werd ik vaak doorverwezen naar de Handreikingen Beheer en Behoud van het Nationaal Archief en de archiefwet/-regeling. Ik besloot deze links naar openbare websites in een nieuwe notebook te zetten, met alle informatie die ik zelf al had verzameld en bruikbaar vond en nu kan ik alles waar ik informatie over wil hebben, vragen aan deze notebook en krijg ik precies wat ik nodig heb met, heel belangrijk, de links naar de bronnen, zodat ik direct op de juiste plek verder kan zoeken! En er worden geen resultaten van websites of andere bronnen die ik niet wil gebruikt!

Dit is echt een fantastische tip voor mensen die werken met veel regels, richtlijnen, kennisbronnen, etc. en die (zoals ik) een extern geheugen kunnen gebruiken, al is het alleen maar om te vragen naar een overzichtelijke samenvatting van de regels die jij op dat moment nodig hebt.

Disclaimer: let altijd op welke informatie je erin zet, net zoals altijd met AI. Zet er geen bronnen in die volgens wat voor regels dan ook niet bedoeld zijn voor de buitenwereld.

Hopelijk heeft iemand hier iets aan!