Nieuwe Archiefwet - Veelgestelde Vragen

De inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet wordt beoogd per 1 januari 2027.
Om veelgestelde oriënterende vragen hierover te beantwoorden heeft het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap onderstaande FAQ gemaakt.

Heb je andere vragen? Stel ze dan in de Nieuwe Archiefwet groep op KIA of mail naar de dienstpostbus archiefwet@minocw.nl.

1. Wat is de nieuwe Archiefwet?

De nieuwe Archiefwet vormt de basis voor goed informatiebeheer binnen de hele overheid. De wet sluit aan bij de digitale werkelijkheid en versterkt de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) en de AVG, doordat definities en uitgangspunten op elkaar zijn afgestemd.

2. Waarom komt er een nieuwe wet in plaats van de huidige wet?

De huidige Archiefwet uit 1995 is geschreven in een papieren tijdperk. In de praktijk blijkt deze wet onvoldoende houvast te bieden voor digitaal informatiebeheer zoals voor het beheren van e-mail, (chat)berichten en datasets. De nieuwe wet speelt in op digitalisering, transparantie en het maatschappelijk belang van overheidsinformatie.

3. Voor wie geldt de nieuwe Archiefwet?

De Archiefwet geldt voor alle overheidsorganisaties. Dat betekent ook dat de wet relevant is voor alle medewerkers die in hun werk informatie maken, ontvangen of gebruiken. Iedereen draagt bij aan goed informatiebeheer, van beleid en uitvoering tot ondersteuning en bedrijfsvoering.

4. Wat is het grootste verschil tussen de oude en de nieuwe Archiefwet?

Het grootste verschil is dat de nadruk in de nieuwe Archiefwet ligt op duurzaam informatiebeheer vanaf het moment van creatie. Niet achteraf ordenen en opschonen, maar alle overheidsinformatie meteen goed vastleggen, beheren en selecteren. Ook sluit de nieuwe Archiefwet beter aan op andere wetgeving, zoals de Wet open overheid (Woo) en de AVG. Begrippen en regels zijn op elkaar afgestemd, zodat informatiebeheer, openbaarheid en privacy elkaar versterken in plaats van tegenwerken.

5. Waarom is informatiebeheer zo belangrijk voor de overheid?

Goed informatiebeheer is nodig, omdat de overheid besluiten moet kunnen uitleggen en verantwoorden, informatie moet kunnen terugvinden en transparant moet zijn naar burgers en politiek. Voor burgers is dit essentieel om inzicht te krijgen in besluiten die hen raken, om hun rechten te kunnen uitoefenen en om de overheid te kunnen aanspreken.

In het digitale tijdperk is goed informatiebeheer extra belangrijk geworden. Documenten zoals tekstbestanden, gegevensbestanden, tekeningen, e-mails en chats, stapelen zich snel op in verschillende systemen. Zonder heldere afspraken en goed ingerichte systemen raakt de grip op deze informatiestromen kwijt. Goed informatiebeheer is een voorwaarde voor goed bestuur.

6. Heeft deze wet invloed op mijn dagelijkse werk?

Ja. De nieuwe Archiefwet raakt iedereen die bij de overheid werkt, omdat iedereen in zijn of haar werk informatie maakt, ontvangt of gebruikt.

De verantwoordelijkheid voor goed informatiebeheer ligt bij de organisatie, niet bij individuele medewerkers. Tegelijkertijd is de opgave groot en zal dit invloed hebben op hoe het dagelijks werk wordt ingericht. Voor de meeste medewerkers betekent dit vooral werken volgens meer duidelijke afspraken en in aangewezen systemen. Voor informatieprofessionals en archivarissen veranderen taken en verantwoordelijkheden sterker.

7. Wat verandert er voor mijn overheidsorganisatie?

Organisaties moeten hun informatiebeheer verbeteren. Dat betekent onder meer duidelijke beheerregels opstellen en publiceren, gecontroleerd en op tijd vernietigen van documenten en opschonen van systemen op basis van vastgestelde selectiebesluiten, aandacht voor digitale duurzaamheid vanaf de creatie van een document, en tijdig voorbereiden op overbrenging naar een archiefdienst.

8. Wanneer gaat de nieuwe wet in?

De verwachting is dat de nieuwe Archiefwet op 1 januari 2027 in werking treedt.

9. Hoe bereid ik me het beste voor op 2027?

Door nu al inzicht te krijgen in hoe informatie wordt vastgelegd en beheerd, welke systemen worden gebruikt, en hoe selectie en bewaartermijnen zijn geregeld. Betrek informatiebeheer tijdig bij lopende en nieuwe projecten.

10. Hoe start ik met de voorbereidingen?

Begin klein en concreet. Verdiep je in hoe informatie binnen je organisatie wordt vastgelegd en beheerd en welke afspraken daarvoor gelden. Vergelijk dit met de nieuwe eisen en kijk waar mogelijke knelpunten zitten. Sluit waar mogelijk aan bij bestaande richtlijnen en het landelijke implementatietraject.

11. Krijgen we ondersteuning, richtlijnen of voorbeelden van wat we moeten doen?

Ja. Vanuit het implementatieprogramma nieuwe Archiefwet worden kennisproducten, richtlijnen, handreikingen en voorbeelden ontwikkeld om organisaties te ondersteunen bij de invoering van de nieuwe wet.

12. Waar vind ik praktische ondersteuning?

Praktische ondersteuning komt beschikbaar via landelijke kennisplatforms (zoals KIA kenniscommunity Informatie en Archief), handreikingen (van ministerie OCW en het Nationaal Archief) en via brancheorganisaties Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en koepels zoals Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), Interprovinciaal Overleg (IPO) en de Unie van Waterschappen (UvW). Ook wordt er geïnvesteerd in de ontwikkeling van cursussen, bijscholing en ander leer- en ontwikkelaanbod voor archief- en informatieprofessionals, zodat kennis en vaardigheden aansluiten op de nieuwe Archiefwet. Er komt een centrale website met een kennisbank en FAQ’s. De dienstpostbus archiefwet@minocw.nl blijft beschikbaar voor vragen.