Beheerregels Aw 2026

Dat is een flinke waslijst!

Ik zoek naar een nieuw model voor zowel de Archiefverordening als voor de Archiefbeheerregeling, als die beschikbaar zijn hou ik me aanbevolen!

In je opsomming noem je Hoofdstuk 4 Recordmanager. Ik vraag me af of er inmiddels functies bij moeten of dat deze functie nog alles afdekt in combinatie met Hoofdstuk 5.

Hoi @arnoudhuijgen, De recordmanager heeft de rol van archivaris. Vandaar deze inrichting.

De VNG Adviescommissie Archieven is bezig met het actualiseren van de bestaande modellen op de nieuwe Archiefwet. De nieuwe wet stelt daar meer specifieke eisen aan, dus het is best een klus. Ze komen wel voor eind van het jaar beschikbaar via een ledenbrief met een implementatiehandleiding. Je zou via het secretariaat kunnen checken wat de planning is.

De VNG had nav een mail van mijn kant al aangegeven dat pas in november geactualiseerde versies definitief beschikbaar zijn. Een conceptversie konden ze nog niet overleggen.

Beste René,

Je hebt een hoop regels opgenomen, maar ik denk niet dat ze allemaal van toepassing zijn op de situatie van het Kadaster. Het kadaster is bijvoorbeeld een afzonderlijke ZBO die een wettelijke taak uitvoert voor het ministerie van Binnenlandse Zaken. Jullie hoeven, volgens mij, daarom geen archivaris aan te wijzen, want er is al een rijksarchivaris. Het toezicht wordt als het goed is vormgegeven door de Inspectie O&E.

Ik zou vooral als het gaat om de onderdelen als overbrenging duidelijk specificeren waarvoor het geldt. Jullie zijn immers ook in de bijzondere positie dat jullie niet bronhouder zijn van (alle) gegevens die jullie vastleggen, dat zijn namelijk het Rijk, de provincies en de gemeenten. Deze mogen jullie niet overbrengen en jullie kunnen ook geen ontheffing aanvragen voor overbrenging. Die goedkeuring moet worden aangevraagd door de bronhouders. Jullie eigen bestuursarchief valt dan weer wel onder jullie verantwoordelijkheid en kan overgebracht worden (voor zover het voor bewaring in aanmerking komt).

Wat nog ik niet terug zie in het overzicht is artikel 4.2 van de Archiefwet 2026. Die verplicht dat per categorie documenten er een omschrijving dient te zijn van de passende maatregelen die jullie nemen om de documenten duurzaam toegankelijk te maken, te houden en te vernietigen. Daarin dient ook opgenomen te worden hoe dit wordt onderzocht, geëvalueerd en indien nodig hoe de bijstelling hiervan verloopt. In het kort, is dit de verplichting tot een kwaliteitssysteem.

Wat ik mij wel afvraag, of er niet teveel wordt opgetuigd naast alle kaders rond andere thema's vanuit het "gewone werk". Zouden sommige afspraken niet thuishoren in een mandaatregister? Zijn er beleidskaders waarin de werking van diverse gremia worden benoemd, waar een SIO prima tussen zou passen? Met zo'n waslijst krijg je misschien een complex document wat moeilijk te beheren is omdat er telkens aanpassingen nodig zijn. Kies zorgvuldig wat misschien beter in afgeleide beleidskaders past. Zorg dat de beheerregels van de hele organisatie zijn en niet alleen van de IHH-professional. Ik ben wat dat betreft wel heel nieuwsgierig naar wat de VNG in de maak heeft.

@michielknops1,

Bedankt voor je uitgebreide reactie.

V.w.b. de archivaris klopt dat echter laat ik de taken en verantwoordelijkheden wel toewijzen aan de Recordmanager.

Als het om overbrengen gaat klopt het wat je zegt en is het nog niet altijd even helder wie zorgdrager is over de informatie. Het Kadaster doet inmiddels veel echter niet allemaal onder het zorgdragerschap van het bestuur van de dienst. Die specificatie ga ik zeker opstellen. Bedankt voor de tip.

We hebben een kwaliteitssysteem (NEN-ISO 9001) echter nog onvoldoende voor duurzaam informatie en archiefbeheer die vorm krijgt in een 'Managementsysteem Informatie-, archiefmanagement'.

Kortom we werken aan maximale verbetering in opmaat naar de nieuwe wet en natuurlijk vanuit de behoefte continu te verbeteren.

Gr

Aangepast op 23 september

Hallo René,

welke taken en verantwoordelijkheden zijn dat dan? Want de taken van de aangewezen archivaris (voor jullie de rijksarchivaris) kan een verantwoordelijk overheidsorgaan niet zomaar toewijzen aan een ander. Dat moet de archivaris dan mandateren. De taken van een archivaris worden namelijk niet door het verantwoordelijk overheidsorgaan gemandateerd aan de archivaris, maar zijn wettelijk aan de functie van archivaris verbonden.