Hoe ver is de VNG met een model-Archiefverordening?
- 9 sep
- Daniël Boon-Gerrits
- 8
- 768
- 1
In de samenwerking tussen Deventer, Olst-Wijhe en Raalte bereiden wij ons alvast voor op de komende veranderingen vanwege de ingang op 1 januari van de Archiefwet 2026. We moeten dan (als zovelen) zorgen voor een nieuwe Archiefverordening en een nieuw Besluit informatiebeheer.
Ik weet dat de VNG bezig is met een model voor de Archiefverordening (ook een Besluit?), maar hoe ver is de VNG hiermee? Ik ben nu zelf bezig met pogingen om een format voor de 3 gemeenten te maken, zodat we zo snel mogelijk het bestuurlijke deel af kunnen handelen. Dat is nogal een klus, dus vandaar mijn vraag. Het is zonde om nu de komende tijd zelf te knutselen als de VNG binnenkort met een model komt.
Reacties
Goede vraag. Ik ben wel benieuwd welke onderwerpen er in de modelverordening komen. Dan denk ik hierbij als eerst aan het onderwerp verantwoordelijkheden en eigenaarschap goed beleggen in de organisatie.
@sanneguis is dat niet meer iets voor in het Besluit informatiebeheer? Als ik ook naar oudere verordeningen en de tekst van de Archiefwet 2026 kijk, zie ik daarin alleen een rol voor het college en van de gemeenteraad.
@danielboongerrits je hebt helemaal gelijk! Dat zit in daarin. Echter vraagt ook om wijziging.
Goede vraag, wij zijn ook in afwachting van het model van de VNG. Willen we het bestuurlijke proces dit jaar nog doorlopen, dan staat dit wel onder hoge tijdsdruk.
Vraag me af of er een overgangsperiode is of dat op 1 januari 2027 (in werkingtreding archiefwet 2026) ook de archiefverordening en het besluit informatiebeheer bestuurlijk moeten zijn vastgesteld.
Wellicht dat iemand binnen dit forum hier wat meer over kan vertellen
Onze archiefdienst gaf het volgende antwoord:
"De bestaande archiefverordening en beheerregeling behouden hun rechtsgeldigheid na de inwerkingtreding van de Archiefwet 2026, totdat zij worden gewijzigd of vervangen. In hoofdstuk 12 van de Archiefwet is inderdaad geen overgangsbepaling opgenomen die gemeenten verplicht hun archiefverordening of beheerregeling binnen een bepaalde termijn te vervangen. Daarom blijven de huidige regelingen in beginsel van kracht na de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Wel geldt dat bepalingen die strijdig zijn met de nieuwe wet of daarop gebaseerde regelgeving vanaf dat moment buiten toepassing kunnen raken. Om die reden is aanpassing van de archiefverordening en beheerregeling wel noodzakelijk, maar de wet stelt daarvoor geen expliciete uiterste datum. Deze zullen wel binnen een redelijke termijn in overeenstemming moeten worden gebracht met het nieuwe wettelijke kader."
Ik heb dit vorige week nagevraagd bij de VNG. Omdat ik me dit ook aan het afvragen was.
Reactie die ze aan mij hebben gegeven:
"Wij verwachten (nog onder een klein voorbehoud gelet op afstemming in verschillende gemeentelijke commissies) de modellen aan het einde van het jaar te publiceren."
Aangepast op 23 september
Wij zijn bij gemeente Utrecht al vrij ver met onze nieuwe Archiefverordening en Beheerregeling. Even los van de planning, er zijn een paar hick-ups waar we tegenaan lopen en waarvan ik weet dat ook de VNG ermee worstelt.
Ten eerste is de definitieve wettekst van de Archiefregeling nog steeds niet gepubliceerd door OCW, dus formeel weten we nu nog altijd niet wat op 1 januari precies de regels gaan worden. En dus ook niet wat we daarover op moeten nemen in verordening en regeling. OCW moet dit uiterlijk 3 maanden voor inwerkingtreding doen, dus voor 1 oktober. Dat is al volgende week. Wij hebben als gemeente Utrecht wel een gesprek met OCW gehad en zij gaven mondeling aan dat er geen inhoudelijke opmerkingen vanuit Brussel zijn gekomen en dat de laatste versie daarom niet meer zal wijzigen. Maar dat is officieel nog niet gecommuniceerd door OCW voor zo ver ik weet.
Een tweede punt is het fameuze artikel 4.2.2b: de verplichting om per categorie informatieobjecten vast te leggen welke passende maatregelen worden getroffen (en die openbaar te maken). Dat is nogal wat: dit wordt een enorme waslijst. Wij hebben de VNG-collega's toevallig deze week nog hierover gesproken en zij worstelen ook nog hoe hier invulling aan te geven. Daarnaast hebben we vanuit Utrecht deze week voor de tweede keer met OCW gesproken over dit artikel en de conclusie is een beetje dat deze bepaling last-minute aan de wet is toegevoegd zonder dat goed over de impact is nagedacht. OCW weet zelf ook niet goed wat nu eigenlijk de bedoeling van dit artikel is. Gelukkig staan ze wel (schoorvoetend) open voor de meer metabenadering op hoger abstractieniveau die we nu voor gemeente Utrecht voor ogen hebben (en ook als suggestie aan VNG hebben meegegeven). Linksom of rechtsom gaat dit artikel in de beheerregeling langer worden dan alle artikelen van onze hele huidige regeling bij elkaar. Ik moet even tijd vinden, maar ik wil hier binnenkort nog een blog op KIA over schrijven, want dit zal voor meer organisaties een worsteling zijn. En als iemand anders al een briljante oplossing heeft gevonden dan houd ik me zeer aanbevolen.
Dank je wel @rensouwerkerk. Dat artikel is ook 1 van de redenen dat ik steeds blokkeer bij het maken van een eigen model voor DOWR. Wat moet er nu precies in en in welke mate van detail? De rest valt op zich mee, hoewel ik het voor 3 verschillende gemeentes moet schrijven die alles net iets anders doen en regelen dan de andere :-) Daarom moet ik het ook op hoofdlijnen doen, en dan is artikel 4.2 een flinke hobbel. Ik ben benieuwd naar jouw blog!