Best practice nutsvoorziening - Het Westfries Archief als regionale informatiehub

Overheden staan onder toenemende druk om transparant, digitaal vaardig en juridisch in control te zijn. Tegelijkertijd ontbreekt het vaak aan voldoende interne capaciteit. Het Westfries Archief (WFA) ondersteunt lokale overheden met een duurzame, schaalbare en juridisch geborgde informatie-infrastructuur.

Tekst: Anouk Schoemaker, directeur-archivaris Westfries Archief.
Verschenen in de reeks 'nutsvoorziening' in het Archievenblad nummer 3 – 2025

De informatievoorziening van overheden verandert razend snel. Digitalisering, de groeiende vraag naar transparantie en wijzigende wetgeving zorgen ervoor dat gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voor flinke uitdagingen staan. In onze samenwerking met deze lokale overheden signaleren we een groeiende behoefte aan robuuste, schaalbare oplossingen voor informatiebeheer. Onze partners zoeken niet
alleen technische ondersteuning, maar vooral een integrale aanpak die hen helpt om invulling te geven aan hun wettelijke verplichtingen én aan maatschappelijke verwachtingen. Als Westfries Archief zien we het als onze taak om hierin een betrouwbare en deskundige partner te zijn. We bieden niet alleen duurzame opslag, maar ook expertise en ondersteuning bij het beheer, de ontsluiting en publicatie van digitale informatie. Onze inzet is gericht op één uniforme, schaalbare en juridisch geborgde infrastructuur die voorziet in zowel passieve als actieve informatiebehoeften. Daarbij blijven de archiefvormers volledig verantwoordelijk voor hun eigen
informatie, terwijl wij het technisch beheer verzorgen en adviseren op beleidsniveau. Deze verschuiving - beheer
op afstand met behoud van regie - vormt de kern van onze samenwerking.

Behoefte van onze overheidspartners

Onze regionale partners hebben behoefte aan betrouwbare en kostenefficiënte voorzieningen die hen helpen hun informatiehuishouding structureel verder te brengen. Daarbij zoeken zij naar een combinatie van technische oplossingen, juridische borging en inhoudelijke begeleiding. Het moet mogelijk zijn om informatie - ongeacht de bron of het type - op een veilige, toegankelijke en wettelijk verantwoorde manier op te slaan, te beheren, beschikbaar te stellen en uiteindellik te vernietigen of over te brengen. Tegelijkertijd willen zij de regie over die informatie behouden en beschikken over de mogelijkheid om zelf mutaties of aanvullingen door te voeren. Daarnaast bestaat behoefte aan overzichtelijke en gebruiksvriendelijke publicatievoorzieningen, waarbij de toegankelijkheid voor burgers gewaarborgd is zonder extra belasting van de interne organisatie. Gemeenten willen kunnen vertrouwen op een infrastructuur die toekomstbestendig is en waarin alle onderdelen van het informatiebeheer - van opslag en metadata tot ontsluiting en toezicht - integraal zijn geregeld.

Regionale informatiehub

Wij zetten onze organisatie in als regionaal informatieverdeelstation voor alle aangesloten Westfriese gemeenten en regelingen. Vanuit één centrale infrastructuur ondersteunen we hen bij zowel de digitale openbaarmaking van informatie als bij het digitaal beheer en de vernietiging ervan. Denk aan het veilig opslaan en beschikbaar stellen van Woo-dossiers, maar ook aan procesinformatie, zoals Wabo-dossiers, bestemmingsplannen en bodemrapporten. In plaats van versnipperde, dure of tiideliike oplossingen kiest onze regio voor samenwerking. Wij faciliteren een platform waarin geautoriseerde medewerkers van verschillende overheden eenvoudig informatie kunnen inzien, beheren of openbaar maken - veilig, transparant en conform de geldende wet- en regelgeving. De keuzes die wij als regio maken, zijn gestoeld op samenwerking, schaalvoordeel en gedeelde verantwoordelijkheid. Wij bieden een bewezen model waarin digitale archiefzorg structureel verankerd is, zonder dat overheidspartners hoeven te investeren in nieuwe infrastructuur of beheercapaciteit. Onze partners behouden de verantwoordeliikheid maar worden technisch en inhoudelijk volledig ondersteund. Informatiebeheer wordt hiermee toekomstgericht, controleerbaar en duurzaam georganiseerd - precies zoals wetgeving en samenleving dat vragen.

Kennisdeling structureel ingebed

Naast onze rol als archietbewaarplaats, educatief centrum en toezichthouder, zijn wij ook hét kenniscentrum voor informatie in de regio. Met al onze partners ondernouden wij periodieke besprekingen waarin we elkaar op de hoogte houden van allerlei ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het informatielandschap, maar ook op de kwaliteit en het beheer daarvan. Regionale vraagstukken worden besproken in het regionale informatie-expertteam, dat wordt georganiseerd door het WFA en waaraan alle lokale partners deelnemen. Wij organiseren
kennissessies delen actuele inzichten via onze online kennisbank en ondersteunen bij beleidsvorming, systeeminrichting en kwaliteitszorg. We denken mee over 'archiving by design', waar nodig, de regie bij regionale projecten. Zo helpen we overheden niet alleen verder bij het beheer en de publicatie van bestaande informatie, maar ook bij het toekomstbestendig inrichten van hun informatiehuishouding.

Experts in openbare overheidsinformatie

De publicatie van Woo-informatie (Wet open overheid) vereist een professionele en duurzame aanpak. Publiceren van informatie via een website is bijvoorbeeld ongewenst, omdat daarbij niet wordt voldaan aan wet- en regelgeving voor archief- en informatiebeheer. Cruciale archieffunctionaliteiten, zoals waardering en gecontroleerd beheer, ontbreken. Naar aanleiding van het stopzetten van PLOOI eind 2022 hebben wij samen met de gemeente Hoorn de handschoen opgepakt en zijn op basis van bestaande infrastructuur en bewezen
techniek, een pilot publicatie Woo-verzoeken gestart. Met name voor de Woo-verzoeken was bij de gemeente zelf geen passende oplossing voorhanden, maar bij het WFA wel. Na een Woo-omgeving te hebben ingericht in onze pre-eDepot-omgeving, zijn we direct gestart met opname en publicatie. Het proces bleek eenvoudig: het behoeft geen dure koppelingen, geen extra applicaties en geen extra beheerlast. De Woo-informatie wordt voorbereid door de gemeente en als informatiepakket naar het WFA verplaatst. Wij zorgen vervolgens voor duurzame opslag in het pre-eDepot, inclusief waardering conform de voorwaarden van goed archief- en dus informatiebeheer. Na opname wordt de informatie gepupliceerd via de toegankelijke webomgeving van het WFA.

Na een zeer positieve pilot met de publicatie van Woo-verzoeken, heeft het WFA een regionale oplossing ingericht voor de publicatie van alle typen Woo-informatie. We werken met onze partners toe naar een volledig Woo-archief binnen het eDepot, waarin bijvoorbeeld ook afgewezen verzoeken worden opgenomen. Authentieke informatiepakketten, enkelvoudige opslag, duidelijke versiecontrole en juridische herleidbaarheid zìjn hierin leidend. De infrastructuur voorziet in URI-gebaseerde opslag, integratie met de landelijke Woo-index en aanvullende metadata voor intern gebruik. De informatie is beschikbaar via onze eigen website, maar ook via de website van de verantwoordeliike organisatie. Belangrijk is dat de identiteit van de gemeente of regeling behouden blijft. Burgers kunnen zoeken en vinden zonder het gevoel te hebben dat ze in een archiefomgeving terechtkomen. Tegelijkertijd ontstaat zo een breed en actueel overzicht van openbaar gemaakte informatie in de regio, zonder extra belasting voor de individuele organisaties. Sterker nog: zo maken we het beheer bij onze partners eenvoudiger, efficiënter en voordeliger.

Regie op legacy data

We merken dat steeds meer gemeenten worstelen met het beheer van verouderde digitale informatie. Denk aan gesloten zaaksystemen, oude netwerkschijven, mailboxen van oud-medewerkers of oude databases. Deze zogenoemde legacy data zijn vaak niet dagelijks in gebruik, maar moeten indien nodig beschikbaar zijn of moeten bijvoorbeeld vanwege wettelijke bewaartermijnen nog jarenlang toegankelijk blijven. We bieden de mogelijkheid om deze informatie uit te plaatsen in ons pre-eDepot, waarna de betrokken medewerkers nog steeds over de informatie kunnen beschikken wanneer ze dat willen. De oorspronkelijke organisatie blijft formeel verantwoordelijk, maar wij verzorgen het duurzame beheer en de toegankelijkheid. Zo blijft de informatie beschikbaar én veilig zonder dat de gemeente zelf legacy-systemen in de lucht hoeft te houden of risicovolle en kostbare migraties hoeft uit te voeren. In de praktijk zien we al steeds vaker dat bij het sluiten van processen uitplaatsing naar ons pre-eDepot wordt overwogen in plaats van opslag bij commerciële partners. Daarmee
worden gebruiksgemak geborgd, kosten in opslag gereduceerd en het technisch beheer centraal bij het WFA belegd.

E-mail duurzaam beheren

Ook mailboxen vormen een groeiend aandachtspunt in duurzaam informatiebeheer. Wij hebben een oplossing binnen ons pre-eDepot ontwikkeld voor het veilig beheren en toegankelijk houden van e-mails, zowel van sleutelfunctionarissen (permanente bewaring) als van oud-medewerkers en functionele mailboxen (kortdurend te bewaren). Gemeenten behouden de toegang tot deze informatie via autorisatie. Zij kunnen zelf bepalen wie, wanneer en waarvoor informatie mag worden ingezien.

Klaar voor de toekomst

Om te kunnen voldoen aan de ontwikkelingen die horen bij een toekomstbestendige informatiehub, is het WFA enige jaren geleden gestart met de bouw van een robuust data- en informatieteam. Ervaren professionals die door middel van innovatie en techniek onze digitale dienstverlening naar onze partners en het publiek naar een hoger niveau hebben weter te tillen.
Ons doel is helder: samen zorgen we ervoor dat overheidsinformatie in Westfriesland duurzaam beschikbaar, begriipelijk en toegankelijk is. Of het nu gaat om Woo-dossiers, oude systemen, mailboxen of procesinformatie - wij leveren de infrastructuur en ondersteuning die nodig is om aan wetgeving te voldoen en tegelijkertijd beter te presteren. Door regionaal samen te werken creëren we schaalvoordelen, versterken we elkaars kennis en bouwen we aan een betrouwbare digitale informatievoorziening. Niet alleen voor nu, maar ook voor de generaties die volgen.

Lees meer over het projectplan, uitvoering, meting en validatie op 'Best practise Het Westfries Archief als informatiedistributiecentrum'

Heb je vragen over het programma Nutsvoorziening? Mail dan naar nutsvoorziening@kvan.nl. Laten we samen werken aan een wendbare archiefsector die voorbereid is op de veranderende informatie behoeften. De toekomst wacht niet.