Opruimweek

  • 28 jul
  • Nico Weenink
  • 2
  • 68
Profielfoto van Nico Weenink
Organisatiecultuur en gedragsverandering
  • Profielfoto van Anne van der Burg
  • Profielfoto van Marian Hes-van Rees
  • Profielfoto van Belinda de Bruin-Hommel

Collega's,

Ik heb kortgeleden met een aantal collega's een Opruimweek georganiseerd. Aan de hand van 5 thema's, met iedere een reeks opdrachten, konden medewerkers aan de slag met het opruimen en overbrengen van informatie vanuit netwerkschijven, mailboxen en MS-Teams omgevingen. Hier was ook een spelelement aan toegevoegd, zowel op teamniveau als op individueel niveau. De winnende teams konden leuke prijzen winnen. Voor de individuele winnaars waren bioscoopbonnen beschikbaar.

Resultaat: in het zaaksysteem hebben we meer dan 70% van de nog openstaande zaken af kunnen sluiten. Daarnaast zijn er veel oude MS Teams omgevingen opgeruimd en zijn medewerkers met elkaar in gesprek gegaan over het compleet maken van de lopende dossiers. Bijvangst: mensen vonden het leuk, en verschillende teams hebben IHH en opruimen als maandelijkse actie in de teamoverleggen opgevoerd. Mooi resultaat!

Mocht je interesse hebben in de aanpak, doe me dan even een berichtje.

Reacties

2 reacties, meest recent: 28 juli

Wat ik gedaan heb is als volgt.

  • Ik heb 5 thema’s bedacht, en aan deze thema’s heb ik opdrachten gekoppeld. Teams mogen zelf kiezen met welk thema of welke thema’s ze aan de slag gaan.
  • De teammanager treedt op als coach/facilitator, en samen met het team bepaalt hij de aanpak en de werkwijze Hij inspireert het eigen team/teams en speelt een belangrijke rol bij planning en organisatie. En het is ook goed voor de teamgeest.
  • Met de opdrachten zijn punten te verdienen en de teammanager houdt de scores bij (op basis van vertrouwen).
  • Aan het einde van de week worden de scores van de teams verzameld en wordt bij elk thema gekeken wie de hoogste score heeft.
  • Daarnaast is er (eventueel) ook een overall winnaar: het team met de meeste punten over alle thema’s.

Individueel konden medewerkers ook meedoen met een soort bingo-kaarten. De bingokaarten bestaan uit 9 vlakken met opdrachten, laagdrempelig. Deze gaan meer over individueel gedrag, zoals ‘Plan elke maand een dagdeel om informatie op te ruimen in je agenda’. Volledig ingevulde bingokaarten kon men inleveren en aan het einde van de week werden 3 winnaars getrokken.

Prijzen: voor de teams iets lekkers bij de koffie, en voor de individuele winnaars bioscoopbonnen.

Twee maanden van tevoren zijn we al gaan communiceren dat er ‘iets’ op stapel stond rond opruimen. Deze boodschap is de daaropvolgende weken steeds herhaald. Teamleads hebben 2 weken voor de Opruimweek de package met thema's en opdrachten en een instructie gekregen. De directeur heeft de kick off gedaan op de eerste dag van de Opruimweek. Ik heb een presentatie gegeven in het DT/MT en directie en management meegenomen in de aanpak van de Opruimweek. Het enthousiasme van directie heeft een essentiele bijdrage geleverd, en dat was prettig.

Tip: Starts voortijdig met communiceren, ook op de werkvloer. Informeer en bespreek vooraf goed door met het management doel en opzet van de Opruimweek. Zet teammanagers in hun rol, en laat directeur/afdelingshoofd de kick off doen.

Profielfoto van Nico Weenink