Video's conferentie Society of American Archivists online
Een paar weken geleden hielden onze Amerikaanse collega's hun jaarlijkse vakconferentie, met in ieder ...
Wat is een archiefstuk: alleen een verzonden stuk ? (zie blog Ingmar Koch)
- feb 2011
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 11
- 68
Op Twitter las ik zojuist een weblog van Ingmar Koch !
Over een uitspraak van de Raad van State, dat een archiefstuk alleen een archiefstuk is als het verzonden is !
Dit is (zo stelt Koch) in strijd met artikel 1 van de Archiefwet 1995.
'Moeten we de Archiefwet wijzigen' ? Vraagt hij zich af.
Lijkt mij niet.
Is dit niet een goed discussiepunt voor Archief 2.0 ?
Ik zag het nog niet staan.
(ik ben dus slechts even een 'doorgeefluiik').
Verken
Digitaal erfgoed voor het onderwijs
Afgelopen maand ben ik afgestudeerd aan de Reinwardt Academie op het onderzoek 'Digitaal erfgoed voor ...
privatisering begraafplaatsen en wat doen we met de "administratie" discussie ook via breed
overdracht begraafplaatsen aan private partij incl "administratie" Op 12 Oktober 2012 om 9.55 door hen...
Reacties
Het doorgeven lukt niet helemaal ;-) Hier de link: http://ingmarbladertenschrijft.blogspot.com/2011/02/niet-alle-versies-zijn-archiefstukken.html#
Zoals al uit de reacties op de blog van Ingmar blijkt, gaat het niet om het criterium "verzonden moeten zijn", maar om "verzonden zijn". De vraag rijst dan wel wat "verzonden zijn" inhoudt. In het geval waarover de Raad van State uitspraak deed, was het een formeel verzoek aan externe partijen om advies/commentaar.
Dit betekent m.i. nog niet dat ALLE correspondentie over conceptversies naar externe partijen "archiefbescheiden" in de zin van de Archiefwet zijn. Als ik als ambtenaar van Ruimtelijke Ordening aan het extern ingehuurde bureau dat het bestemmingsplan opstelt een mailtje stuur, is dat naar mijn idee nog geen archiefbescheiden, zelfs al is het correspondentie van een ambtenaar... Het interne stuk dat in een commissievergadering is ingebracht, nog voordat het officieel als "voorontwerp" is bestempeld, is m.i. wél een archiefstuk.
De grens ligt voor mijn gevoel bij het DOEL waarvoor het stuk in roulatie komt en niet het feit DAT het in roulatie is gekomen. De Archiefwet heeft het immers ook over het DOEL: opgemaakt of ontvangen en naar hun aard BESTEMD...
Dit is ook een werkbare vorm voor DIV en overige medewerkers. De Archiefwet moet nodig worden gemoderniseerd, maar m.i. niet vanwege deze uitspraak.
Jules,
Kun je even uitleggen waarom die e-mail die jij verstuurt geen archiefstuk zou zijn?
En wanneer zou dit dat dan wel het geval zijn?
NB. Ik heb vergeefs online gezocht naar de memorie van toelichting op de Archiefwet 1962 waarin de tekst m.b.t. "archiefbescheiden" toegelicht zou moeten zijn. De Archiefwet 1995 beschrijft alleen de toevoeging "ongeacht de vorm".
Ik kwam er zo ook achter dat in de Archiefwiki de term "Archiefwet" niet is opgenomen. Ik voel me als leek te weinig deskundig om daarover een zinnig stukje in de Archiefwiki toe te voegen. Wie durft dat wel aan ?
Ingmar,
In theorie is elk papiertje dat wordt opgemaakt met een zakelijk doel een archiefstuk en ook elk telefoontje... Ik probeer het voor medewerkers hanteerbaar te houden: zowel voor de "gewone" ambtenaar als voor DIV/archivaris. Het DOEL voor ogen houden levert vaak veel helderheid op. M.i. geldt dat ook hier.
De communicatie over details in de ontwerpfase lijkt me vaak absoluut onbruikbaar in een later stadium Bijvoorbeeld: een mailtje met "Kun je element X op de plankaart een meter opschuiven, want.. ?" naar de opsteller van het plan en het antwoord daarop "Komt in orde". Mailwisselingen en telefoontjes met dergelijke strekking zijn schering en inslag in de ontwerpfase. Dat wil je niet allemaal archiveren. Je verzuipt dan in de details...
Die tekst heb ik wel voor je hoor, maar daar heb je niet zo veel aan:
Een derde wijziging in de begripsomschrijving betreft een verduidelijking van het begrip archiefbescheidendoor telkenmale achter het woord bescheiden de zinsnede «ongeacht hun vorm» toe te voegen. In hetalgemeen deel van de toelichting is uiteengezet dat dit verband houdt met de technische ontwikkelingenvan de wijzen waarop gegevens kunnen worden overgebracht en opgeslagen. In hoofdstuk 2.1 van hetalgemeen deel van deze toelichting is nader aandacht besteed aan bescheiden in de vorm van digitaleinformatiedragers. Overigens wordt feitelijk reeds vrijwel overal volgens de thans voorgestelde verruimdeomschrijving gehandeld, e/e/a/ mede dankzij het rondschrijven van de Minister van Cultuur, Recreatie enMaatschappelijk Werk van 10 januari 1975, nr. MMA/Ar. 177.507 I, waarin hij zijn standpunt vertolkte, datook niet-schriftelijke registratievormen onder het archiefwettelijke begrip «archiefbescheiden» gerekenddienen te worden.Om dezelfde reden als hierboven, is achter het woord reprodukties de zinsnede «ongeacht hun vorm»toegevoegd. Door het vervangen van de term «fotografische reprodukties» door het woord«reprodukties», wordt aangegeven, dat ook reprodukties, die op ander wijze dan door een fotografischprocédé zijn verkregen, onder de Acrhiefwet vallen, voor zover tenminste aan de overige gestelde criteriawordt voldaan.
Ingmar, Ik bedoel de toelichting op de Archiefwet 1962. Die andere was online wel te vinden. Ingmar Koch zei:
Die tekst heb ik wel voor je hoor, maar daar heb je niet zo veel aan:
Een derde wijziging in de begripsomschrijving betreft een verduidelijking van het begrip archiefbescheidendoor telkenmale achter het woord bescheiden de zinsnede «ongeacht hun vorm» toe te voegen. In hetalgemeen deel van de toelichting is uiteengezet dat dit verband houdt met de technische ontwikkelingenvan de wijzen waarop gegevens kunnen worden overgebracht en opgeslagen. In hoofdstuk 2.1 van hetalgemeen deel van deze toelichting is nader aandacht besteed aan bescheiden in de vorm van digitaleinformatiedragers. Overigens wordt feitelijk reeds vrijwel overal volgens de thans voorgestelde verruimdeomschrijving gehandeld, e/e/a/ mede dankzij het rondschrijven van de Minister van Cultuur, Recreatie enMaatschappelijk Werk van 10 januari 1975, nr. MMA/Ar. 177.507 I, waarin hij zijn standpunt vertolkte, datook niet-schriftelijke registratievormen onder het archiefwettelijke begrip «archiefbescheiden» gerekenddienen te worden.Om dezelfde reden als hierboven, is achter het woord reprodukties de zinsnede «ongeacht hun vorm»toegevoegd. Door het vervangen van de term «fotografische reprodukties» door het woord«reprodukties», wordt aangegeven, dat ook reprodukties, die op ander wijze dan door een fotografischprocédé zijn verkregen, onder de Acrhiefwet vallen, voor zover tenminste aan de overige gestelde criteriawordt voldaan.
Jules Lauwerier zei:
De communicatie over details in de ontwerpfase lijkt me vaak absoluut onbruikbaar in een later stadium Bijvoorbeeld: een mailtje met "Kun je element X op de plankaart een meter opschuiven, want.. ?" naar de opsteller van het plan en het antwoord daarop "Komt in orde". Mailwisselingen en telefoontjes met dergelijke strekking zijn schering en inslag in de ontwerpfase. Dat wil je niet allemaal archiveren. Je verzuipt dan in de details...
Misschien ben ik erg achterdochtig, maar mij lijkt die "want..." dus wel relevant, zeker als je DOEL is om later te kunnen vaststellen waarom iets op een bepaalde manier tot stand is gekomen.
Ik kan me namelijk ook niet voorstellen dat de ambtenaar die dat e-mailtje verstuurde en een reactie ontvangen heeft, beide e-mails meteen heeft vernietigd. Om te kunnen verifiëren of ook daadwerkelijk gedaan is, wat hij gevraagd heeft en toegezegd gekregen heeft, zal hij de berichten bewaren.
En tenslotte: archief is geen speeltje / eigendom van DIV. DIV kan niet bepalen wat wel en niet 'relevant' is voor de medewerkers die met de dossiers moeten werken. Een van de gevolgen van die houding van DIV ("Wij bepalen hier wat in een dossier thuis hoort") zijn enorme 'schaduw-dossiers', omdat ambtenaren er niet zeker van zijn dat alles wat zij in een dossier stoppen, daar ook in blijft als ze het naar DIV 'brengen.'
Ingmar,
Ik had de "want..." er opzettelijk ingezet. Veel aanpassingen in de ontwerpfase betreffen details, correcties e.d. Het "want..."zou kunnen zijn: "de plek sluit nu niet mooi aan op de ondergrond". Dit soort mailverkeer wordt ook zeker niet bewaard. Misschien 1 of 2 dagen, als herinnering dat er nog wat open staat, maar niet met het doel als bewijsstuk te dienen richting de contractpartner. De zakelijke relatie met de externe partner heeft andere methoden nodig als dit wel het geval zou zijn. In dat geval zal de ambtenaar de mail wel behouden, mits hij/zij zich realiseert wat de waarde kan zijn bij juridische conflicten.
Ik hoop dat ik niet de indruk wek dat ik archief als "speeltje" van DIV zie. Ik wou dat het als "speeltje" van de ambtenaar gezien werd, maar dan wel in de zin van het "favorietje speeltje"... Jouw beschrijving toont m.i. schrijnend aan dat "het archief" onvoldoende aansluit bij "de bedrijfsvoering" en dat "selectie en vernietiging" teveel een autonoom DIV/archiefproces is.
Ik pleit ervoor dat juist voor het werkbaar houden er een beter onderscheid moet komen tussen "archiefbescheiden" (met een al dan niet permanente bewaartermijn) en documenten (in de ruimste zin des woords) die weliswaar een rol vervullen in het interne proces, maar die niet als "archiefstuk" bewaard zouden HOEVEN te worden. Dit is hoe ik de uitspraak van de Raad van State vertaal naar de praktijk.
Sorry, niet goed gelezen...
Die van 1962 heb ik ook nog voor je:
Excuses voor de belabberde kwaliteit... I.
Ingmar,
Ondanks de lage kwaliteit: bedankt. Het wordt er niet echt duidelijker op: de toelichting stelt in de 2e kolom dat via een motie al om verduidelijking was gevraagd. De tekst in de 3e kolom verwijst naar "blz 162 circulaire van 10-1-1975 inzake de interpetatie van "archiefbescheiden"...
Kun je die ook nog toevoegen ?
Ingmar Koch zei:
Sorry, niet goed gelezen...
Die van 1962 heb ik ook nog voor je:
... Excuses voor de belabberde kwaliteit... I.