Proces landmeten

Hi Wouter,

Ik zie ze inderdaad niet zomaar op de selectielijst staan. Ik zou ook even het gemeentearchief hierover benaderen, al denk ik dat de insteek van VHIC om ze te koppelen aan de dossiers waarvoor ze zijn uitgevoerd een goede is.

Het is in die zin lastig dat de landmeters zelf zeggen de informatie lang nodig te hebben. Ik zou me dan afvragen waarvoor. In principe gebruik je informatie natuurlijk alleen voor dat doel waarvoor deze vergaard is, en bewaar je een landmeting dus alleen zolang als het proces waarvoor de meting gedaan is, bewaard moet worden. In de praktijk kan dat wel betekenen dat er op dezelfde plek meerdere keren wordt gemeten als er twee relevante processen kort na elkaar lopen, of als het om snel te vernietigen dossiers gaat.

Wat dat laatste betreft hoef je denk ik alleen niet zo bang te zijn: metingen worden meestal gedaan voor grote projecten. Als ik bij ons in het systeem kijk is de eerste die ik zie er bijvoorbeeld een over de aanleg van wegen, en daarvan geldt dat ie op bewaren staat. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld omgevingsplannen. Ik heb geen metingen gevonden in dossiers met korte bewaartermijnen: de meeste vallen onder B, en anders gaat de termijn vaak pas in bij vervallen object, zoals bij de aanleg van riolering. In de praktijk is dat vaak ook B.

Ik zou voorlopig sturen op archivering bij de relevante processen. Druk daarbij de afdeling op het hart dat dat in de regel betekent dat ze niet of pas over hele lange tijd vernietigd worden. Vraag ook even uit bij het gemeentearchief (al vermoed ik dat die bij jullie misschien organisatieintern is, ik denk dat een op deze manier bevraagbaar archief een kleinegemeenteprivilege kan zijn). Ik weet niet op welke basis je V5 zou toewijzen, maar ik denk dat dat aan de korte kant kán zijn. Tegelijkertijd vraag ik me wel af hoe werkbaar een vijf jaar oude landmeting nog is.

Ik weet niet of het heel behulpzaam is uiteindelijk, maar ik hoop dat je ermee aan de slag kan ;)

Dank voor je reactie Willem.

Onze landmeters meten ontzettend veel dingen op. Grote projecten zeker, maar bv. ook metingen voor de jaarlijkse kermis en terrasvergunningen bv. Het is echt heel divers wat ze doen, dat maakt het ook zo lastig. En aangezien ze weinig tot geen toegang hebben tot de dossiers waar de meting over gaat hebben ze begrijpelijk een hele eigen administratie opgebouwd.

Hi Wouter,

De verantwoordelijkheid voor de volledigheid van een procesdossier ligt bij de procesbehandelaar. Als er een landmeting in het proces thuishoort, is het dus aan de procesbehandelaar om ervoor te zorgen dat deze in het proces toegevoegd wordt. Dit kan ofwel door landmeters zelf toegang tot het dossier te geven, of door de meting bij de landmeters op te vragen en zelf toe te voegen. Als de landmeters extern zijn, is het waarschijnlijk niet de bedoeling dat ze in de gemeentelijke systemen kunnen, maar je antwoord suggereert naar mij dat dat niet het geval is.

Op het moment dat landmetingen in procesdossiers worden opgeslagen, is er niet een makkelijk overzicht van op te stellen. Dat hoeft volgens mij geen probleem te zijn, omdat een landmeting bij een specifiek proces hoort, en niet op zichzelf staat (dwz zoals ik het inzie). Aan de andere kant krijg ik het idee dat de landmeters in kwestie de oude landmetingen in willen kunnen zien. Ik vraag me dan vooral af waarom ze dat nog willen doen. Het ligt voor de hand dat ze het doen om metingen te kunnen hergebruiken, en dat soort statische informatie is voor mijn gevoel wat lastiger te classificeren. Het is in wezen een hulpadministratie, dan is het selectiecategorie 19.1 en inderdaad V5. Daarna heb je geen rechtsgrond meer om de dossiers te bewaren. Als je hiervan af zou willen wijken, zou je dat met de gemeentearchivaris moeten bespreken.

Het voeren van een eigen administratie door de landmeters klinkt logisch, maar ik heb er wel vraagtekens bij. Ik vraag me af waar ze de metingen voor gebruiken, en al helemaal waarvoor ze deze gebruiken als de metingen al meer dan vijf jaar oud zijn. Als ze concrete voorbeelden hebben van waar ze de metingen voor gebruiken nadat ze ze hebben gedaan (en langer dan vijf jaar na de meting) kan je per soort gebruik van de gegevens formuleren hoe lang een archieftermijn zou moeten zijn. Ik zou hier persoonlijk nog steeds tegen pleiten, maar dat zou je kunnen overwegen.

Mijn oplossing hier zou tweeledig zijn:

Eerst: vat in werkafspraken dat wanneer een medewerker een landmeting aanvraagt, die er ook zorg voor draagt dat deze in het dossier terecht komt, hetzij door de landmeters toegang te geven tot de relevante dossiers, hetzij door deze verantwoordelijkheid formeel bij de procesbehandelaar te beleggen.

Daarnaast: Als de wens bestaat om een hulpadministratie te voeren voor de landmetingen, maak dan een proces aan in het hoofdsysteem dat de gemeente gebruikt voor processen waarbij landmetingen relevant zijn (omdat het veel om ruimtelijke processen gaat, kan dat het systeem voor vergunningen en dergelijke zijn, maar het zaaksysteem is altijd mijn persoonlijke favoriet) en geef die processen een V-termijn van 5 na afsluiting. Daarbij is het natuurlijk belangrijk dat het team daar zelf ook okay mee is. Als ze een landmeting bij een ander proces willen gebruiken in die vijf jaar, kunnen ze de meting altijd aan dat andere dossier toevoegen en alsnog onder de bewaartermijn van dat dossier scharen.