Proces landmeten

Hi Wouter,

Ik zie ze inderdaad niet zomaar op de selectielijst staan. Ik zou ook even het gemeentearchief hierover benaderen, al denk ik dat de insteek van VHIC om ze te koppelen aan de dossiers waarvoor ze zijn uitgevoerd een goede is.

Het is in die zin lastig dat de landmeters zelf zeggen de informatie lang nodig te hebben. Ik zou me dan afvragen waarvoor. In principe gebruik je informatie natuurlijk alleen voor dat doel waarvoor deze vergaard is, en bewaar je een landmeting dus alleen zolang als het proces waarvoor de meting gedaan is, bewaard moet worden. In de praktijk kan dat wel betekenen dat er op dezelfde plek meerdere keren wordt gemeten als er twee relevante processen kort na elkaar lopen, of als het om snel te vernietigen dossiers gaat.

Wat dat laatste betreft hoef je denk ik alleen niet zo bang te zijn: metingen worden meestal gedaan voor grote projecten. Als ik bij ons in het systeem kijk is de eerste die ik zie er bijvoorbeeld een over de aanleg van wegen, en daarvan geldt dat ie op bewaren staat. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld omgevingsplannen. Ik heb geen metingen gevonden in dossiers met korte bewaartermijnen: de meeste vallen onder B, en anders gaat de termijn vaak pas in bij vervallen object, zoals bij de aanleg van riolering. In de praktijk is dat vaak ook B.

Ik zou voorlopig sturen op archivering bij de relevante processen. Druk daarbij de afdeling op het hart dat dat in de regel betekent dat ze niet of pas over hele lange tijd vernietigd worden. Vraag ook even uit bij het gemeentearchief (al vermoed ik dat die bij jullie misschien organisatieintern is, ik denk dat een op deze manier bevraagbaar archief een kleinegemeenteprivilege kan zijn). Ik weet niet op welke basis je V5 zou toewijzen, maar ik denk dat dat aan de korte kant kán zijn. Tegelijkertijd vraag ik me wel af hoe werkbaar een vijf jaar oude landmeting nog is.

Ik weet niet of het heel behulpzaam is uiteindelijk, maar ik hoop dat je ermee aan de slag kan ;)