Hanteren selectie lijst en AVG regeling m.b.t. personeel dossiers

Als meerdere termijnen betrekking hebben op één dossier betekent dat dat de langste termijn geldig is, eventueel ook bewaren als dat een van de processen is die van toepassing zijn. Er mag in principe niet binnen het dossier 'geschoond' worden om informatie die voortkomt uit eerder te vernietigen processen te verwijderen/vernietigen. Op basis van een van de processen uit de selectielijst heb je het document namelijk nog nodig en volgens de wet moeten deze namelijk volledig zijn.

Aangepast op 12 mei

Wij gebruiken YouForce. Daarin benoem je documentsoorten en per documentsoort kun je een bewaartermijn bepalen. Dus de documentsoorten rond aanstelling en ontslag kunnen dan een andere bewaartermijn krijgen dan bijvoorbeeld studiefaciliteiten, salarisstroken of ouderschapsverlof.
Er is dus geen sprake van een 'personeelsdossier', maar van een verzameling documenten die bij een personeelslid horen.

Een 'personeelsdossier' is een saté prikker die alle documenten, uit alle individuele personele processen, rondom een persoon samen weergeeft. Elk van die processen heeft een andere bewaartermijn die is vastgelegd in de selectielijst. In de selectielijst is ook vastgelegd met welke uitzonderingen rekening gehouden moeten worden, zoals personen die in aanraking (kunnen) zijn gekomen met gevaarlijke stoffen, lopende juridische procedures, 'markante personen'. De inrichting van je personeelsdossier (bijv. de ordening) en de rest van het ICT landschap dat deze individuele personele processen ondersteunt, moet dusdanig zijn dat je dit kunt naleven. Zo niet, dan zijn er verschillende corrigerende maatregelen mogelijk om dat als nog voor elkaar te krijgen.

(NB. vanwege de kop van vraag: AVG eisen worden meegenomen bij het opstellen van een Selectielijst; vanuit de Archiefwet is vernietiging alleen toegestaan als het gebeurt op grond van een selectielijst)