We-Think
Heb net een filmpje toegevoegd over "We-Think: the power of Mass Creativity". Afgelopen vrijdag stond ...
Paradigmawisseling of oude wijn in nieuwe zakken?
- sep 2011
- boy gerrits
- ·
- Aangepast jun 2024
- 9
- 96
Het wordt tijd om archief opnieuw te definiëren: geheel van informatieobjecten uit het records continuüm. Niets meer en niets minder. Deze definitie onderbouwt tevens mijn stelling dat we de klassieke, positivistische benadering van de levenscyclus van archieven als achterhaald moeten beschouwen. Dynamisch, semi-statisch, statisch, als historische bron, als basis voor identiteit (erfgoed); labels die de recordsmanager en de archivaris uit elkaar blijven spelen. Laten we stellen dat informatieobjecten uit het records continuüm bewijslast hebben. Dat is en blijft de kracht van archief. Bewijs in een lopend (werk)proces, bewijs dat kan dienen voor democratische controle van de overheid, bewijs als primaire bron voor historische analyse, bewijs dat, indirect, dient als basis voor sociaal-intellectuele denkframes. Waar, hoe en wanneer een informatieobject uit het records continuüm eender welke bewijslast heeft speelt in de oneindigheid van het continuüm geen rol meer. Zeker in de digitale informatieketen kan deze benadering ervoor zorgen dat de recordsmanager en de archivaris met gezamenlijke belangen metadata en bewaringstermijnen vastleggen en de complexiteit van context, herkomstbeginsel en selectie in een digitale omgeving gezamenlijk aanpakken. Het laatste, de selectie, blijft natuurlijk een heikel punt. Interessant was in deze, de bijdrage van Joost Salverda over waardering en selectie in Canada. Hierin werd de bewijslast van archief vooropgesteld. Kortom, hebben we het hier over anders geformuleerde definities van dezelfde materie of een fundamenteel andere benadering van wat archief is?
Verken
Selectiemethodiek Nationaal Archief
In het april nummer van het Archievenblad staat een aardig artikel van drie medewerkers van het Nation...
Onvolledige fusie...de scheiding in het hoofd en in het archief
Archieven zeggen altijd veel over een organisatie die ze vormt....Zo bleek dus, dat dit Stadsdeel (toc...
Reacties
Op basis van je verhaal pleit ik voor oude wijn in nieuwe zakken, maar misschien kan je even iets strakker aangeven waar nu de al dan niet vermeende paradigmawisseling of paradigmaverschuiving zit? Dan kom ik misschien wel op andere gedachten. ;-)
NEN-ISO 15489-1:2001:
3.15: Archiefbescheiden: informatie opgemaakt, ontvangen en onderhouden als bewijs en informatie door een organisatie of persoon bij het vervullen van wettelijke verplichtingen of bij zakelijke transacties.
Ik vraag me af of deze definitie dekkend genoeg is voor de archivaris in het huidige paradigma. Is de bewijslast van de stukken uit het records continuum, die niet voortkomen uit een wettelijke verplichting of een zakelijke transactie, maar wel een historische bronwaarde hebben, zomaar te vernietigen?
Ik wil met mijn bijdrage dan ook meer de knuppel in het hoenderhok gooien en een discussie hierover beginnen. Dus om het wat scherper te stellen: is deze definitie voor jou als archivaris voldoende? Zo ja, oude wijn...Zo nee, tijd voor nieuw paradigma? (of: iets bescheidener :), een nieuwe definitie van archiefbescheiden in de ISO norm?)
Maar beste Boy, waar komen die "stukken uit het records continuum, die niet voortkomen uit een wettelijke verplichting of een zakelijke transactie" dan vandaan?
Materialiseren die zomaar bij een ambtenaar op het bureau in de pc?
Aan wat voor "stukken" moet ik hier denken en hoe zou de definitie dan aangepast moeten worden?
Ik noem maar een voorbeeld: metadata van de informatieobjecten behorende bij een Wabo aanvraag op het online omgevingsloket? Deze migreren uiteindelijk naar de verantwoordelijke zorgdrager, maar vallen deze gegevens ook onder de definitie 3.15; want welke organisatie of persoon is eigenlijk verantwoordelijk voor het informatieproces op het OLO platform zelf?
Staat in de toelichting op hoofdstuk 3 van de Archiefregeling niet:
Metagegevens zijn onmisbaar voor zowel een duurzame en toegankelijke staat van archiefbescheiden als voor de authenticiteit en integriteit ervan. In die zin maken zij onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop zij betrekking hebben.
Misschien snap ik het nog altijd niet helemaal, maar betoog jij nu dat die metadata uit het OLO aparte archiefstukken zijn en dat die als zodanig "historische bronwaarde" hebben?
Het archief ontstaat als bewijzend (verantwoordingsfunctie) en informatief (geheugenfunctie) en de daarna (niet daaruit) volgende cultuurhistorische functie wordt voor een groot gedeelte door willekeur bepaald. Dat verandert niet door het records continuüm, digitalisering, ketenarchivering enzovoorts.
Zelf vind ik de lekker korte definitie procesgebonden informatie altijd erg goed werken, maar dat is niet wezenlijk anders dan de definitie van NEN-ISO15489 of de Archiefwet.
En nu je voorbeeld:
Als de metadata mee-migreren naar de verantwoordelijke zorgdrager (zijnde de verstrekker van de Omgevingsvergunning), dan zijn de metadata in dat proces dus bewijzend en informatief.
Voor de OLO zijn de metadata in die zin interessant dat het kan aantonen dat het proces van ontvangst, conversie en doorzetten naar de verantwoordelijke zorgdrager goed is verlopen. En als ik het goed begrepen heb is er een ministerie verantwoordelijk voor de OLO (vroeger was dat VROM, maar nu zou ik het niet meer durven zeggen).
Oude wijn, herbruikbare zakken.
@Ingmar: Is dit ook de praktijk? Want komen de metagegevens van OLO na afwikkeling proces bij de verantwoordelijke zorgdrager? Ik betwijfel het ten zeerste.... En ja, ik betoog idd dat deze metadata historische bronwaarde hebben.
@Chido: interessant punt dat de metadata op de OLO onder een andere verantwoordelijkheid vallen dan de verstrekker van de vergunning.
Chido Houbraken zei:
Het archief ontstaat als bewijzend (verantwoordingsfunctie) en informatief (geheugenfunctie) en de daarna (niet daaruit) volgende cultuurhistorische functie wordt voor een groot gedeelte door willekeur bepaald. Dat verandert niet door het records continuüm, digitalisering, ketenarchivering enzovoorts.
Zelf vind ik de lekker korte definitie procesgebonden informatie altijd erg goed werken, maar dat is niet wezenlijk anders dan de definitie van NEN-ISO15489 of de Archiefwet.
En nu je voorbeeld:
Als de metadata mee-migreren naar de verantwoordelijke zorgdrager (zijnde de verstrekker van de Omgevingsvergunning), dan zijn de metadata in dat proces dus bewijzend en informatief.
Voor de OLO zijn de metadata in die zin interessant dat het kan aantonen dat het proces van ontvangst, conversie en doorzetten naar de verantwoordelijke zorgdrager goed is verlopen. En als ik het goed begrepen heb is er een ministerie verantwoordelijk voor de OLO (vroeger was dat VROM, maar nu zou ik het niet meer durven zeggen).
Oude wijn, herbruikbare zakken.
@Boy: Ik heb het wel over het beheer van de metadata. Overigens denk ik toch echt dat de metadata, voor zover van belang voor de afhandeling van de vergunningsaanvraag, meekomen naar het systeem van de vergunningverlenende zorgdrager.
Daarna leidt het een statisch leven waaraan –ongeacht het moment in de levensketen- vragen en raadplegingen kunnen worden gedaan, los van het motief (ambtelijk, burger bedrijfsvoering, , bewijs, reconstructie, cultureel-historisch, ect), en los van de plek waar het zich fysiek/digitaal bevindt. Daarna leidt het een statisch leven waaraan –ongeacht het moment in de levensketen- vragen en raadplegingen kunnen worden gedaan, los van het motief (ambtelijk, burger bedrijfsvoering, , bewijs, reconstructie, cultureel-historisch, ect), en los van de plek waar het zich fysiek/digitaal bevindt.
Interessante discussie. Maar maken we ons zelf niet onnodig moeilijk. Voor mijn gevoel blijft feitelijk alles zoals het altijd is geweest, een document of zoals we willen informatieobject wordt primair als geheugen-, bewijs-, en reconstructiefunctie gecreëerd als gevolg van interactie tussen overheid en burger of andere actoren. Daarnaast kan je aan deze objecten andere bewaar, reconstructie en cultureel-historische functionaliteiten toekennen. Daarvoor zijn we niet afhankelijk van de definitie zoals geformuleerd in de NEN-ISO 15489-1:2001. Dat wordt al door de Archiefwet, Archiefregeling etc. afgedekt en die zijn hierin wel leidend.
Naar mijn gevoel moeten we geen definitieprobleem creëren wat er niet is. En zonder metadata ‘bestaat’ een informatieobject niet meer en moeten dus onlosmakelijk onderdeel van het informatieobject uit blijven maken.
Kort door de bocht zou je kunnen stellen dat er maar twee fases bestaan, dynamisch (proces nog niet afgerond en kan nog wijziging ondergaan) en statisch (proces/besluitvorming afgerond en mag nier meer worden gewijzigd).
Interessante discussie. Maar maken we ons zelf niet onnodig moeilijk. Voor mijn gevoel blijft feitelijk alles zoals het altijd is geweest, een document of zoals we willen informatieobject wordt primair als geheugen-, bewijs-, en reconstructiefunctie gecreëerd als gevolg van interactie tussen overheid en burger of andere actoren. Daarnaast kan je aan deze objecten andere bewaar, reconstructie en cultureel-historische functionaliteiten toekennen. Daarvoor zijn we niet afhankelijk van de definitie zoals geformuleerd in de NEN-ISO 15489-1:2001. Dat wordt al door de Archiefwet, Archiefregeling etc. afgedekt en die zijn hierin wel leidend.
Naar mijn gevoel moeten we geen definitieprobleem creëren wat er niet is. En zonder metadata ‘bestaat’ een informatieobject niet meer en moeten dus onlosmakelijk onderdeel van het informatieobject uit blijven maken.
Kort door de bocht zou je kunnen stellen dat er maar twee fases bestaan, dynamisch (proces nog niet afgerond en kan nog wijziging ondergaan) en statisch (proces/besluitvorming afgerond en mag nier meer worden gewijzigd).