Hoe ga je in de eerste twee weken om met zeer grote Woo-verzoeken, gezien de verhouding tussen artikel 4.1 en 4.2a?

Bij zeer grote Woo-verzoeken is er in de eerste twee weken vaak nog geen volledig beeld van de omvang en inhoud. Het verzoek kan wel voldoende gespecificeerd zijn, maar de omvang is gewoon zeer groot. Er kan dan de neiging bestaan om artikel 4.1, vijfde en zesde lid, in te roepen, vooral omdat het bestuursorgaan bij gebrek aan medewerking van de verzoeker de consequentie van buiten behandeling stellen kan toepassen. Als het bestuursorgaan echter alleen in gesprek is en de verzoeker blijft aangeven dat het verzoek volledig behandeld moet worden, heeft het bestuursorgaan weinig grip. In dit voorbeeld gaat het om een verzoek dat meer dan 50 weken onafgebroken werk zou vergen, met een kostenplaatje van enkele tonnen. Kan een bestuursorgaan in zo’n situatie stellen dat het verzoek niet voldoende gespecificeerd is?

Hoe ga je in de eerste twee weken om met zeer grote Woo-verzoeken, gezien de verhouding tussen artikel 4.1 en 4.2a?
Onze indruk is dat de wetgever bewust onderscheid heeft gemaakt tussen enerzijds onvoldoende gepreciseerde Woo-verzoeken (artikel 4.1, vijfde en zesde lid, Woo) en anderzijds omvangrijke verzoeken waarbij afspraken kunnen worden gemaakt over de spelregels (artikel 4.2a, Woo). Hoewel deze kenmerken elkaar niet uitsluiten, liggen ze niet volledig in elkaars verlengde. De precisering vormt de ingang voor de zoekslag: met een preciseringsverzoek geef je aan dat je niet goed weet wat er precies wordt gevraagd en dat je de hulp van de verzoeker nodig hebt, waarbij jij de verzoeker vervolgens ondersteunt. Wanneer je daar doorheen bent en gericht kunt zoeken (en niet slechts probeert de precieze omvang te achterhalen), heb je te maken met een voldoende gepreciseerd verzoek. Naar ons inzicht kan dat dan geen reden meer zijn om een verzoek niet te behandelen.

Wel kan het nodig zijn om voor een goede afhandeling afspraken te maken, bijvoorbeeld over het afbakenen van de reikwijdte. Wij menen dat de omvang van het verzoek in alle redelijkheid in verhouding moet staan tot het doel van de verzoeker. De Woo is niet bedoeld om organisaties lam te leggen of om ‘fishing expeditions’ te faciliteren, al geldt uiteraard de premisse dat overheidsinformatie van nature openbaar en voor iedereen toegankelijk behoort te zijn. Het is daarom essentieel om in contact te treden over de precieze informatiebehoefte van de verzoeker, zodat het vervolgproces daarop kan worden afgestemd. Zie hiervoor ook het ACOI-rapport Wat kan ik voor u doen? en de Samenwerkwijzer.

Op pagina 16 staat:

“Bij (zeer) omvangrijke of complexe verzoeken vindt het Adviescollege het niet redelijk als verwacht wordt dat de overheidsorganisatie hier uitvoering aan geeft zonder enige vorm van reële en oprechte medewerking van de verzoeker. Het Adviescollege meent dat de overheidsorganisatie in dergelijke uitzonderingssituaties over kan gaan tot formele opschorting voor onbepaalde tijd. In dat geval is het immers aan de verzoeker zelf te wijten dat er vertraging optreedt in de afhandeling. De overheidsorganisatie wordt dan niet in staat geacht te kunnen voldoen aan de verplichting van artikel 4.2a, eerste lid, Woo om met de verzoeker in overleg te treden over prioritering wanneer de verzoeker daar geen gehoor aan geeft. De opschorting duurt net zo lang totdat de verzoeker de luiken weer opent of totdat duidelijk is geworden dat het verzoek niet hoeft te worden afgehandeld. De overheidsorganisatie kan er dan na enige tijd voor kiezen de verzoeker mede te delen dat, wanneer niet binnen een redelijke termijn contact wordt opgenomen, het verzoek als ingetrokken zal worden beschouwd. Dit leidt tot eenzijdige sluiting van het dossier. Al het voorgaande laat onverlet dat de overheidsorganisatie zich in beginsel te allen tijde dienstbaar moet opstellen en zich binnen de grenzen van de redelijkheid moet blijven inspannen om het verzoek tot een goed einde te brengen. Ook bij eventuele opschorting is het doel om ervoor te zorgen dat er ruimte blijft voor de verzoeker om alsnog in gesprek te gaan.”

In voetnoten 25 en 26 bij deze tekst wordt toegelicht dat dit plaatsvindt op grond van artikel 4:15, tweede lid, onder b, Awb (zie ook vierde lid). Dit moet tijdig aan de verzoeker worden medegedeeld om rechtsgeldig te zijn.