Praktijkvoorbeeld DUTO - Waterschap Brabantse Delta

Deelnemer Koplopersgroep DUTO-raamwerk

1 - Waarom DUTO

In 2021 is een multidisciplinair team van Waterschap Brabantse Delta gestart met het opstellen van een thema-architectuur voor duurzame toegankelijkheid van informatie. Deze architectuur had als doel om richting te geven aan het duurzaam beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie binnen de organisatie. Gedurende dit traject werd onder andere gewerkt aan het formuleren van missie en visie, de uitwerking van principes, standaarden en modellen en de uitwerking van eisen aan beheer, techniek, processen en medewerkers.

In 2023 werden de eerste modules van het nieuwe DUTO-raamwerk door het Nationaal Archief gepubliceerd. Een nauwkeurige vergelijking met de architectuur die we tot dat moment uitgewerkt hadden leerde ons dat we dit raamwerk konden gaan gebruiken. Op deze manier committeerden we ons aan een standaard in de markt en konden grotendeels de hogere detaillering overnemen.

2 - Koplopersgroep

Om de stap te maken naar DUTO is contact opgenomen met het Nationaal Archief. Na diverse prettige gesprekken is Brabantse Delta deel gaan nemen aan de koplopersgroep. De deelname leverde waardevolle inzichten op over het raamwerk en de manieren waarop het ingezet kan worden. De kennis die is gedeeld vanuit het Nationaal Archief en de andere deelnemers heeft ons geholpen bij maken van keuzes voor het implementeren van DUTO in de organisatie.

3 - Implementatie

Het implementeren van DUTO is geen eenvoudige opgave. Een belangrijke les uit de koplopersgroep is dat het niet nodig is om DUTO in één keer volledig te implementeren. Begin klein en gebruik DUTO als kapstok voor bestaande initiatieven. Het waterschap is daarom gestart met enkele kleinere initiatieven, die ook quick wins zijn. Het doel hiervan is om meer grip te krijgen op informatiebronnen binnen de organisatie.

• Applicaties in kaart brengen en bepalen welke binnen de scope van DUTO vallen
  Het waterschap is in 2022 gestart met een rationalisatie van alle applicaties. Dit heeft een actueel applicatieoverzicht opgeleverd. Vanuit Informatiebeheer is de lijst aangevuld met gegevens over de informatie in die applicaties. Hiermee hebben we een eenduidig overzicht gerealiseerd van welke applicaties welke processen ondersteunen en welke informatie wordt vastgelegd in die systemen.
• DUTO onderdeel maken van het vernieuwde Informatievoorzieningsproces (IV-proces)
  Duurzame toegankelijkheid wordt nog explicieter opgenomen in het vernieuwde IV-proces. Aanvragen voor nieuwe applicaties en systemen (IV-initiatief) doorlopen een gestructureerde aanpak. De informatieadviseur beoordeelt elk nieuw IV-initiatief en geeft een integraal advies over de oplossingsrichting. Duurzame toegankelijkheid is hierbij een vast onderwerp. In de projectinitiatiefase kan op basis van de oplossingsrichting door informatiebeheer de relevante DUTO-modeleisen toegepast worden. Deze eisen worden vervolgens opgenomen in bijvoorbeeld het Programma van Eisen (PvE) of het functioneel ontwerp.
  
  We hanteren hierbij het principe van Archiving by Design: duurzame toegankelijkheid wordt vanaf het begin meegenomen in het ontwerp van systemen en processen. Zo zorgen we ervoor dat informatie niet alleen vandaag bruikbaar is, maar ook in de toekomst vindbaar, leesbaar en betrouwbaar blijft. Met deze aanpak bouwen we stap voor stap aan een toekomstbestendige informatievoorziening.
  
  
• Toepassen van de DUTO-modeleisen op de inrichting van M365
  Na enkele verkennende toepassingen van de DUTO-modeleisen bij kleinere applicaties, is het eerste grote project waarin deze eisen worden toegepast de inrichting van Microsoft 365 (M365). Informatiebeheer heeft onderzocht welke modeleisen moeten worden gerealiseerd. Interne en externe experts op het gebied van M365 hebben per eis de technische oplossing bepaald. Dit pakket is opgeleverd en wordt vertaald naar een inrichtingsplan en projectplan voor de inrichting van M365.

4 - Hoe nu verder?

Het DUTO-Raamwerk heeft ons nu al de praktische handvatten gegeven die we zochten. De modeleisen zijn helder en eenvoudig toepasbaar. Hierdoor zijn we in staat om nu al snel te handelen bij nieuwe IV-initiatieven. We zijn er echter nog lang niet. De belangrijkste stappen die we de komende twee jaar willen gaan zetten zijn:

• Structurele inbedding in beleid, architectuur, processen, systemen én gedrag:
  De DUTO-modeleisen hebben zich bewezen als praktisch en toepasbaar. Om het DUTO-raamwerk succesvol te laten landen in de organisatie is eerstvolgende stap om duurzame toegankelijkheid erkend en formeel vastlegt te krijgen als standaard in de organisatie. Het moet worden verankerd in beleid, architectuur en processen en uiteindelijk in systemen én gedrag. Informatiebeheer moet geen sluitpost zijn, maar een integraal onderdeel van elk project.

• Functioneel- en informatiebeheer:
  Om te bepalen welke functionaliteiten in het informatielandschap nodig zijn om het beleid rond duurzame toegankelijkheid goed uit te voeren, stellen we een actuele en duidelijke thema-architectuur informatiebeheer op. Hierin staat welke functies systemen minimaal moeten hebben en hoe deze kunnen worden ingevuld. Deze architectuur wordt regelmatig geëvalueerd en aangepast om actueel en bruikbaar te blijven.

• Risicogestuurd informatiebeheer:
  Het waterschap wil risicomanagement gebruiken om te bepalen welke maatregelen nodig zijn voor goed informatiebeheer. We willen toewerken naar een risico-classificatiemodel (laag, midden, hoog risico) met bijbehorende beheerregimes. Door IV-initiatieven al in de IV-initiatiefase te labelen als laag, midden of hoog risico, kunnen de juiste (model)eisen worden toegekend in de projectinitiatiefase.

5 - Geleerde lessen

Als vroege gebruiker van het DUTO-raamwerk en deelnemer aan de Koplopersgroep hebben we veel geleerd. De belangrijkste inzichten voor ons:

Begin klein en leer al doende

De complete implementatie van het raamwerk of een architectuur is niet nodig om te starten. Kleine stappen leiden tot zichtbare resultaten. Gebruik die onderdelen van het raamwerk die je nu al kunt toepassen. Werk daarbij iteratief en verbeter je aanpak op basis van ervaring en feedback. Gebruik bijvoorbeeld pilots of concrete applicaties als startpunt om de toepassing van modeleisen te beproeven.

DUTO-modeleisen zijn geen checklist, maar een denkkader

De modeleisen zijn hulpmiddelen, geen afvinklijstjes. Pas ze aan op je eigen context en gebruik ze om bewustwording te creëren. Koppel ze aan doelen zoals risicobeheersing, transparantie of compliance.

De modeleisen bleken voor ons heel praktisch toepasbaar en hielpen bij het opstellen van PvE’s en het inrichten van systemen.

Integreer DUTO in bestaande processen

Gebruik de DUTO al kapstok. Verbind DUTO met bestaande intakeprocessen, architectuur, inkoop en risicomanagement. Gebruik bestaande middelen zoals het IV-proces of de programmering van projecten om DUTO onder de aandacht te brengen. Koppel DUTO aan instrumenten zoals metadata-beleid, lifecycle-management en classificatiesystemen.

Risicoanalyse is een krachtige ingang

Door te werken met risico gestuurd informatiebeheer kun je de modeleisen toepassen waar dit nodig is, en op een passend niveau. Gebruik een risico-classificatiemodel met bijbehorende beheerregimes om het informatiebeheer realistisch en uitvoerbaar te houden.

Gebruik je netwerk en leer van elkaar

De deelname aan de koplopersgroep versterkte het vertrouwen in de gekozen aanpak. Daarnaast heeft het veel nieuwe kennis en inzichten gebracht. Dit helpt om stappen te zetten en keuzes te maken. Alle organisaties kennen grote uitdagingen in het informatiedomein en er bestaat niet één oplossing. Leer van elkaar en kies de implementatiepatronen die passen bij jullie applicatielandschap en volwassenheid.