Verklaring van vernietiging bij tussentijdse vernietiging

Hoi,

Pragmatische oplossing waar wij ook voor gekozen hebben. Verder nog geen ervaringen mee en ook geen tussentijdse verklaring van vernietiging opgemaakt.

Waarschijnlijk was het gelinkt aan een WOO verzoek? Tenminste, dat was bij ons wel het geval. Na overleg tussen informatiebeheer, de behandelaar en een juridische check hiervoor gekozen.

Goedemorgen,

In het kader van dataminimalisatie (AVG) verwijderen wij maandelijks identificatiebewijzen uit de zaken mbt Sociale Zaken. Voor het proces zijn deze stukken namelijk niet verplicht, maar men stuurt ze toch op.

Daarnaast doen we dit op grond van "opschonen" zoals genoemd in de Selectielijst 2020, p. 14.

We maken geen verklaring van vernietiging op, maar hebben wel vastgelegd dat dit de werkwijze is (om te kunnen verantwoorden en reconstrueren waarom en hoe we dit doen).

Aangepast op 28 oktober

Hoi Reinout,

Zonder de details van de casus te kennen ga ik ervan uit dat je juist hebt gehandeld (en dat je in alle gevallen waarin je het id niet verwijdert dat juist niet doet).

Verwijdering van het id is een handeling op grond van de AVG. Het is geen Archiefwettelijke vernietiging op grond van de selectielijst, waarbij er een verklaring van de vernietiging zou moeten worden opgesteld.

Het meesturen van het id is de digitale equivalent van een id tonen aan een balie (is de verzoeker degene die zij/hij zegt dat die is?). Dit zou aan de balie ook niet leiden tot een vastlegging van kopie van het id.

Kun je hier iets mee?

Als een kopie niet meer nodig is voor de zaak. Dan moet deze worden vernietigd op grond van de AVG. Dus zowel de digitale scan als de kopie zelf