Archiveren van dossiers van gemeenteraadsleden
- 17 okt
- Jeroen Arkesteijn
- ·
- Aangepast 28 okt
- 3
- 635
Hallo,
Hoewel ik al 25 jaar in het informatievak zit, ik heb nog nooit een wisseling van een gemeenteraad meegemaakt. Vandaar dat ik onderstaande casus/vraag aan jullie voorleg met de hoop dat ik een antwoord krijg ;-)
Ik kreeg onlangs een vraag van onze griffier hoe het precies zit met archiveren van de aangemaakte dossiers/zaken van de huidige gemeenteraadsleden. In maart volgend jaar zijn er gemeenteraadsverkiezingen. De verwachting is dat een deel van de raadsleden in de nieuwe raadsperiode 2026-2030 doorgaat en dat een ander deel zal stoppen als raadslid.
Worden nu volgend jaar maart alle dossiers van de raadsleden uit de zittingsperiode 2022-2026 afgesloten en op Blijvend te bewaren gezet? En maak ik dan van alle raadsleden die doorgaan (en uiteraard de nieuwe raadsleden) een nieuw dossier/zaak aan. En volstaat dan één zaak voor alle raadsleden tezamen of maak ik per raadslid een aparte zaak waarin de afzonderlijke documenten rond de benoeming worden opgenomen?
Ik ben benieuwd naar jullie antwoorden om vervolgens hiermee de griffier juist te kunnen inlichten.
Met vriendelijke groet,
Jeroen Arkesteijn
Gemeente Mook en Middelaar
Verken
Vernietigen en overbrengen vakapplicatie Burgerzaken
17 junGemeente Heusden maakt gebruik van een vakapplicatie voor de werkprocessen van de afdeling Burgerzaken...
Werkproces in I-Navigator die overeenkomt met werkproces 19.1.12 uit de selecttool
sep 2024Ik ben in de I-Navigator op zoek naar een/het werkproces die de lading dekt van het werkproces 19.1.12...
Bewaartermijn Bossche stadspas
aug 2024Graag leg ik jullie het volgende voor: In dit najaar gaan we binnen onze gemeente ('s-Hertogenbosch) e...
Reacties
Dag Jeroen,
Mijn eerste gedachte is dat zaken doorlopen, ongeacht de functionaris. Maar het gaat om installatie en aftreden (van rechtswege) van de raadsleden zelf, als ik het goed begrijp.
Ik zou zeggen: afsluiten en een nieuwe 'zaak' aanmaken. Het raadslid wordt (weer) geïnstalleerd met een (nieuw) mandaat voor vier jaar.
Eén zaak voor alle raadsleden lijkt me niet aan te raden. Het maakt het ingewikkeld om raadsleden inzage te geven in alleen hun eigen 'zaak' en daarnaast zijn er raadsleden die tussentijds aftreden of geïnstalleerd worden. En het maakt het gemakkelijker om te linken aan oudere zaken als het raadslid meerdere malen geïnstalleerd is (dus meerdere termijnen raadslid is).
Hopelijk kan je hier wat mee.
Van benoemingen en geloofsbrieven zou ik per raadslid een dossier aanleggen voor de betreffende raadsperiode. Van de vvv-stukken zoals financiële vergoeding kan een verzameldossier worden aangemaakt
Gaat het hier om digitale zaken in een zaaksysteem of DMS? Ik vermoed dat er per proces een zaak wordt aangemaakt. Dus als het proces de benoeming van een raadslid is, wordt de zaak gesloten, zodra de benoeming rond is. Dat hoeft niet te wachten tot na de zittingstermijn. Wordt een raadslid opnieuw aangesteld, dan wordt opnieuw het proces van benoeming doorlopen (en afgesloten). Treedt een raadslid tussentijds af, dan wordt daar een aparte zaak voor aangemaakt, want dat is weer een ander, nieuw, proces.