Archiveren van dossiers van gemeenteraadsleden

Hallo,

Hoewel ik al 25 jaar in het informatievak zit, ik heb nog nooit een wisseling van een gemeenteraad meegemaakt. Vandaar dat ik onderstaande casus/vraag aan jullie voorleg met de hoop dat ik een antwoord krijg ;-)

Ik kreeg onlangs een vraag van onze griffier hoe het precies zit met archiveren van de aangemaakte dossiers/zaken van de huidige gemeenteraadsleden. In maart volgend jaar zijn er gemeenteraadsverkiezingen. De verwachting is dat een deel van de raadsleden in de nieuwe raadsperiode 2026-2030 doorgaat en dat een ander deel zal stoppen als raadslid.
Worden nu volgend jaar maart alle dossiers van de raadsleden uit de zittingsperiode 2022-2026 afgesloten en op Blijvend te bewaren gezet? En maak ik dan van alle raadsleden die doorgaan (en uiteraard de nieuwe raadsleden) een nieuw dossier/zaak aan. En volstaat dan één zaak voor alle raadsleden tezamen of maak ik per raadslid een aparte zaak waarin de afzonderlijke documenten rond de benoeming worden opgenomen?

Ik ben benieuwd naar jullie antwoorden om vervolgens hiermee de griffier juist te kunnen inlichten.

Met vriendelijke groet,

Jeroen Arkesteijn
Gemeente Mook en Middelaar