Handreiking DUTO-risicobeoordeling nu beschikbaar

Overheidsorganisaties moeten volgens de nieuwe Archiefwet passende maatregelen treffen om te zorgen dat hun informatie duurzaam toegankelijk is. Maar hoe weten ze wat passend is? De nieuwe handreiking DUTO-risicobeoordeling helpt organisaties bij het beantwoorden van die vraag.

Van inzicht naar actie

Met de handreiking DUTO-risicobeoordeling voeren informatieprofessionals een risicobeoordeling uit binnen hun organisaties. Zo krijgen ze in beeld welke risico’s er bestaan als informatie niet duurzaam toegankelijk is. Bijvoorbeeld risico’s rondom bedrijfsvoering, financiën, naleving van wet- en regelgeving, en dienstverlening aan burgers en bedrijven. Een risicobeoordeling helpt bij het beheersen van die risico’s, het stellen van prioriteiten en het vinden van oplossingen.

De handreiking bevat een quickscan en een stappenplan. De quickscan is bedoeld om op korte termijn op hoofdlijnen een beeld te krijgen van de belangrijkste risico’s. Het stappenplan is geschikt voor een meer specifieke en gedetailleerde risicobeoordeling. Beide methoden leveren een risicorapportage op die aangeeft welke risico’s bestaan, hoe ernstig die zijn en waar eventuele oplossingen liggen. Managers en beslissers kunnen op basis van zo’n rapportage bewust kiezen om en welke actie(s) te ondernemen.

Meer dan een vragenlijst

Om risico’s rondom informatiebeheer scherp te krijgen, gaan informatieprofessionals aan de hand van een vragenlijst het gesprek aan binnen hun organisaties. Voor het opstellen van die vragenlijst is een sjabloon beschikbaar. De handreiking geeft daarnaast tips voor het voeren van een constructief gesprek over risico’s. Zo’n gesprek levert doorgaans waardevolle inzichten op voor alle betrokken partijen en zorgt voor draagvlak.

Die inzichten zijn geen doel op zich. Ze moeten bijdragen aan concrete veranderingen. Om te zorgen dat de risicorapportage niet zomaar in een la verdwijnt, noemt de handreiking daarom ook een aantal afspraken die organisaties kunnen maken rondom risicogestuurd werken. Door deze zaken te borgen vergroten organisaties de kans dat uit een risicobeoordeling ook daadwerkelijk verbeteringen voortkomen.

Leren uit de praktijk

Aan de handreiking hebben diverse organisaties uit zowel rijksoverheid als decentrale overheden meegewerkt. Ook vanuit KIA Community is actief meegedacht. De handreiking staat nu online. Dit najaar gaan twee ministeries en een gemeente proefdraaien met de quickscan. Gebruikers kunnen binnenkort in een aantal praktijkvoorbeelden lezen hoe het toepassen van de handreiking er concreet uitziet.

Digitaal spreekuur 21 oktober

Vragen of meer weten? Het digitale spreekuur op dinsdag 21 oktober van 15:00-16:00 uur staat in het teken van DUTO-risicobeoordeling. Aanmelden hiervoor kan op KIA Community. U moet wel eerst registreren of inloggen.