Statisch Archief in DMS is old school thinking

  • sep 2010
  • Verwijderde gebruiker
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 3
  • 17
Verwijderde gebruiker
KIA Community

In OD van september 2010 pag. 29-30 zwengelt Fleur de Bruijn, communicatiemanager bij Forline Databased Marketing @ Communicatie een discussie aan. In de inleiding beweerd ze dat de inhoud van het artikel als zeer schokkend kan worden ervaren, maar na lezing stel ik vast dat het meer een soort communicatiekreet is, want het meeste is wel bekend (bij mij tenminste). Ze betwijfelt of DMS'en voor statisch archief wel het juiste middel zijn en geeft aan dat de archivaris in beeld moet blijven voor opschonen en controle op volledigheid (klein missertje: volgens haar is archief pas archief als 'fysieke lopende dossiers in het dynamisch archief zijn opgenomen'). Zover niets nieuws onder de zon. Maar haar vraag is wel een discussie waard: waarom worden er massaal DMS'en gebruikt? Ik neem de toelichting op de vraag van haar over: 'Het is een gebrek over andere systemen en mogelijjheden. Tijd voor kennisoverdracht en nieuwe methodes dus. Synchroon lopend met verdere ontwikkelingen van de bestaande documentmanagementsystemen'.In het artikel geeft ze niet aan waar je kunt reageren. Effen googlen leert dat dat kan op http://www.digitaliseren.com/index.php?lijst=opinie&item=4, maar eigelijk hebben we er beter Archief 2.0 voor. Vandaar dat ik hier even reageer. DMS'en moeten nog verder doorontwikkeld worden, willen ze oplossingen bieden voor opschoning en beheer van dossiers. Opslag van archiefstukken op lange termijn kan volgens alleen maar in niet DMS'en met nieuwe geavanceerde zoekfuncties door metadata en content. Volgens mij waren we het daar al over eens in archievenland. Of vergis ik me?

Reacties

3 reacties, meest recent: 27 september 2010

  • Beste heer Braad, Hartelijk dank voor het starten van deze discussie. Graag wil ik hier een vervolg aan geven. In uw reactie vraagt u zich af of u zich heeft vergist. Ik denk inderdaad dat u zich niet vergist. Ik denk ik voor u geen nieuwe deuren heb geopend, noch voor uw collega's. Maar dat was ook geenszins het doel van dit artikel. Ik heb simpelweg een vraag gesteld die mij en mijn collega's door vele mensen binnen overheidsinstellingen is gesteld: maar waarom geen DMS. Zijn er andere mogelijkheden dan? In dergelijke gesprekken blijkt keer op keer dat er weinig kennis is over de verschillende mogelijkheid, oplossingen etc. En natuurlijk niet alleen in het geval van opslag en beheer. Maar van het hele proces. En voor de duidelijkheid: bovennoemde vraag wordt gesteld door beslissers binnen overheidsinstelling: projectleiders en –begeleiders etc. Wij hebben ons zo vaak verbaasd over het gebrek aan kennis over bijv. bovennoemde. Maar kwalijk kun je het hen niet nemen, want -zo schrijf ik ook in mijn artikel- er zijn vele spelers op de markt, maar er zijn er slechts een aantal zichtbaar. En zij zijn bepalend voor de keuzes van de bepalers. Daarom wil ik u oproepen om al uw kennis veel breder te verspreiden. Een discussie op Archief 2.0. -hetgeen ik echt een ontzettend interessante site vindt, maar dat terzijde - bereikt waarschijnlijk niet alle mensen die in het proces van digitaliseren en digitaal archiveren binnen overheidsinstellingen leidend zijn. Het is dus van belang dat echte connaisseurs (waar ik mezelf niet onder schaar, maar u en uw collega's zeker wel) de kennishiaten opvullen door voor een breed publiek te spreken over methodieken, oplossingen etc. Met plezier en een vriendelijke groet, Fleur

    Verwijderde gebruiker

  • Beste Julia, Hartelijk dank voor je reactie. Ik zal trachten de discussie te verplaatsen. Vriendelijke groet en een fijne dag. Fleur

    Verwijderde gebruiker

Trefwoorden

Verken

Blog zonder titel

  • Verwijderde gebruiker
  • nov 2015

125 jaar KVAN Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland 'Values in transition: perspective...