Het e-depot: wat is het en hoe kom je daar?
- jun 2013
- Dick Bunskoeke
- ·
- Aangepast jun 2024
- 3
- 87
Tijdens dan KVAN dagen is regelmatig van gedachten gewisseld over het e-depot. Met name in de presentatie van Anje van der Lek en Josine van de Voort ging het daarbij over de zogenaamde brede en smalle definitie. De brede is daarbij de in ED3 gehanteerde omschrijving, die luidt: Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.
Dit werd door sommigen als te veelomvattend ervaren, maar terecht is daarbij gesteld dat alles wel moet zijn geregeld vanwege de taken van de zorgdrager. Het is alleen maar de vraag of dat een e-depot is, of dat je -net als bij een archiefbewaarplaats- alleen moet denken aan een voorziening, waarbij de overige zaken (organisatie, beleid, processen, procedures, etc) worden verondersteld. Gezien de ontwikkelingen dat vele zorgdragers willen aansluiten bij een externe organisatie voor die voorziening, lijkt het echter beter om de brede uitleg te hanteren bij toetsing van de deugdelijkheid. Met andere woorden: ED3 is een prima instrument om te bepalen of de voorziening correct is ingericht vanuit het perspectief van de zorgdrager.
In de praktijk zou het echter ook heel anders kunnen gaan lopen. Overheden moeten hun digitale informatie namelijk al vanaf het moment van ontvangst of ontstaan conform de regels beheren. Je kunt je dan afvragen wat een e-depot nog meer zou kunnen zijn als je al vrij snel (misschien straks ook wettelijk) tot overbrenging -als juridische status van de archiefbescheiden- overgaat. In elk geval zou de rechtstreekse betrokkenheid van de zorgdrager gebaat zijn bij een uitbouw van de al bestaande, gecontroleerde digitale beheeromgeving. Ik heb dit nader uitgewerkt in een stelling:
Een door een zorgdrager gecontroleerde digitale beheeromgeving die
voldoet aan de wettelijke vereisten voor context en authenticiteit[1]
voldoet aan de wettelijke vereisten voor metadatering en toegankelijkheid[2]
opgenomen is in het kwaliteitssysteem van de zorgdrager[3]
aangewezen is door de zorgdrager voor blijvende bewaring van informatie
beschikt over mogelijkheden van gecontroleerde toegang tot openbare informatie
kan worden beschouwd als een volwaardig e-depot.
Toelichting
De eerste drie punten moeten al in de bedrijfsvoering van de zorgdrager voor te bewaren archiefbescheiden worden geregeld (en bieden dan voor de overige archiefbescheiden tot het moment van vernietiging tevens voldoende kwaliteit).
De laatste twee punten betreffen vooral de extra functionaliteit voor de lange termijn: blijvende betrokkenheid van de zorgdrager en geschiktheid voor het gebruik buiten de eigen bedrijfsvoering. In een analoge situatie wordt evenzo een bewaarplaats aangewezen en de toegang tot de daar bewaarde archiefbescheiden gereguleerd.
Wanneer dit juist zou zijn, dan hebben zorgdragers beter zicht op wat ze moeten gaan regelen en kunnen de landelijke inspanningen vooral worden gericht op de gezamenlijke toegang tot de ontwikkelde e-depots. Die gezamelijke toegang zal sowieso moeten worden gemaakt, willen we de Collectie Nederland kunnen benaderen in de Europese context.
Wat is een e-depot? Dat is dus vooral semantiek...
[1] Archiefregeling artt. 17, 21 en 22.
[2] Archiefregeling artt. 18-20, 23 en 24.
[3] Archiefregeling art. 16. De geïmplementeerde processen worden regulier door middel van een referentiemodel gecontroleerd op juiste werking/effectiviteit en de resultaten leiden tot benodigde aanpassingen.
Verken
Het NAi op Facebook: 5000 fans, en nu verder
apr 2011Foto: Denis Dervicevic. Bron: Flickr. Some rights reserved. Het NAi heeft op 1 december 2009 een Face...
Leuke mashup met Google Maps op de website van Der Spiegel
sep 2007Zojuist gezien via de rss-feed van Onze Taal.Een basale kennis van Duits is een pré. Hele leuke inform...
Archivesourcing: Wie heeft er een mooie, goede foto van een transfix?
jul 2011Opnieuw een verzoek om een foto van een archiefstuk. Deze keer is het een lastiger voorbeeld, maar er ...
Reacties
Een mooie, prikkelende stelling!
Misschien niet houdbaar op de lange termijn (wil je produktiesystemen wel permanent belasten met miljoenen overgedragen documenten?), maar voor de kortere termijn toch in ieder geval een stelling die de focus dáár legt, waar ie voorlopig thuishoort: bij de bron, bij het ontstaan (en de ontvangst) van documenten. Dáár moet wildgroei ingedamd en standaardisatie afgedwongen worden, zodat verderop in het proces ook de activiteiten waar de archivaris in geïnteresseerd is, vernietiging en overdracht, succesvol en geruisloos kunnen plaatsvinden.
In de twee presentaties over e-depot die ik maandag bijwoonde, één Vlaamse en één Nederlandse, werd naar mijn smaak te veel de indruk gewekt, dat de archivaris pas in beeld komt bij een overdracht van digitale archieven. Op dat moment zou er nog van alles geregeld moeten worden, tot en met wachtwoorden op documenten aan toe. Waarbij en passant ook nog werd gesuggereerd, dat het de archivaris zèlf is, die documenten in het e-depot plaatst. En dan zou het hier ook nog een handmatige actie betreffen. Te veel, te laat in het proces, en te analoog gedacht, zoals ook vanuit de zaal werd opgemerkt.
De Vlaamse spreekster redde zich hier uit door het e-depot ‘voorlopig’ alleen van toepassing te verklaren op particuliere archieven, en de Nederlandse sprekers antwoordden op een vraag dat het e-depot nog geschikt gemaakt moet worden voor koppelingen met DM/RM applicaties.
Er zit dus nog van alles in het verschiet, en aan deskundigheid en inzet ontbreekt het niet, zo werd maandag andermaal duidelijk. Zonder meer sterk vond ik, dat er een live demo werd gegeven.
Maar op andere gedachten werd ik niet gebracht, en ik onderschrijf ik de hier geponeerde stelling voorlopig dan ook van harte. Het is een lijn die we bij het Haags Gemeentearchief en de gemeente Den Haag al jaren lang met toenemend succes volgen.
Ik vind dit een heel interessante gedachte die ik zelf, maar dan in mijn beperkte vocabulaire, al enkele jaren hier en daar op tafel leg. Vooral uit oogpunt van kostensefficiency zou dat een slimme oplossing kunnen zijn. Geen gehannes met bestanden over een weer, maar een bestaande oplossing (en verplichting) goed uitbouwen tot een e-dpotvoorziening. Houd de bestanden bij de vormer. Die is er van meet af aan verantwoordelijk voor dat die informatie geborgd is voor de termijn die er voor staat.
De benaderin die je nu vooral vanuit de archiefwereld hoort komt neer op een bestendiging van de analoge praktijk. Dat terwijl de digitale werkelijkheid van nu en straks om een heel andere oplossing vraagt. En nogmaal,s ik ben er van overtuigd dat die veel kosteneffeciënter is dan de oplossingein die nu ter tafel komen. Alleen kan ik dat niet hard maken met cijfers. Dat zou iemand moeten doen en dan is de discussie ook meteen ene heel stuk duidelijker. Want een goedekopere oplossing is uiteindelijk een wortel waar iedere politicus heel enthousiast aan wil gaan knagen.
@Hans Peter
Ik onderschrijf je constateringen voor wat betreft de presentaties. Belangrijkste aanleiding voor mijn stelling was juist ook de life presentatie van de tenant van Utrecht. Waarom zou er eerst nog weer een opname (ingest) moeten zijn van digitale archiefbescheiden als die vooraf goed zijn beheerd? Dat geldt alleen als je niet zelf het beheer van de overgedragen archiefbescheiden op je neemt.
Juist dat is in de analoge situatie in het Noorden vrijwel altijd wel het geval: archieven worden gevormd, bewerkt en blijvend beheerd door een en dezelfde organisatie. Dus waarom zou dat niet digitaal ook een goede oplossing kunnen zijn? In elk geval is er dan een rechtstreekse relatie met de zorgdrager en zal men ook meer betrokken zijn bij eventuele keuzes in het beheer. In de analoge situatie heeft dat tot goede resultaten geleid, want de ver-van-mijn-bed-show wordt vermeden.
Het betekent niet automatisch dat de grotere hoeveelheid data het productieproces extra belast, dat is technisch op te lossen. Het extra dat aan de beheer(s)kant moet worden gedaan qua bemensing en aandacht komt (deels) weer vrij aan de analoge kant, want dossiermappen, tabbladen, herverpakking, ontnieten en beschrijvende inventarissen behoren tot het verleden. Maar kenden we die ontwikkeling al niet als "het nieuwe DIV"?
@Jack
Ik denk dat je gelijk hebt dat de stelling iets vraagt van de kwaliteit van de gebruikte digitale beheeromgeving, maar dat was nu juist ook de bedoeling: richt de inspanningen op de adequate inrichting daarvan, want waarom zou je daarin de representatie-informatie van je digitale archiefbescheiden (ik hou vast aan de terminologie van ED3) niet goed willen hebben geregeld? Ook daar gelden dezelfde eisen voor te bewaren informatie immers?
@Luud
Het uitbouwen van een bestaande beheeromgeving kan zonder excessieve kosten worden gerealiseerd, tenminste als je VHIC mag geloven. Zij gaan met een -naar eigen zeggen- op Antwerpen gebaseerde oplossing momenteel de boer op in ons land.
Het blijft natuurlijk de vraag wat de aansluiting bij de centraal gemaakte e-depots gaat kosten. De ontwikkeling daarvan heeft in elk geval een aanzienlijk bedrag gekost en ik vrees dat daar toch iets van terug zal moeten komen... Kortom, geheel eens: duidelijk kan veel helpen!