Tagcloud Genealogische Database
Genlias moet vernieuwd worden. Dat is geen verrassing. Daarvoor zijn allerlei vertegenwoordigers bij e...
Keuzes omtrent het scannen van inkomende post: zelf doen of uitbesteden?
- jun 2010
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 5
- 87
Hallo,
Ik ben op zoek naar organisaties die hun dagelijkse inkomende post(laten) scannen of bezig zijn om hierover na te denken en hun kennis/afwegingen/ervaringen willen delen.
Wij staan aan de start van de her-afweging zelf doen, inbesteden of uitbesteden.
We willen uiteindelijk inzicht in de voor- en nadelen en de kosten van de scenario's.
We nemen hierbij de volgende afwegingen mee:
- kwaliteit(szorg)
- voorsorteren/voorselectie bij het openen van de poststukken
- toevoegen van kenmerken en metadata (al dan niet geautomatiseerd)
- snelheid beschikbaarheid gedigitaliseerde documenten
- privacy, vertrouwelijkheid
Volume: 504.000 poststukken (2.520.000 pagina’s) op jaarbasis.
Weinig gestandariseerd (zoals formulieren).
Veel tekstdocumenten.
Bestandsformaat: moet voldoen aan wettelijke eisen Archiefwet.
Alvast veel dank!
Christa
Verken
Enorm WO II archief on-line in.... Brussel
Het digitale WO II archief van de ITS in Bad Arolsen is nu raadpleegbaar bij het onvolprezen Belgische...
Wie heeft er ervaring met het SUN/Oracle ZFS bestandssysteem voor archiveringsdoeleinden?
Ik ben al geruime tijd aan het klooien met Solaris en Open Solaris in diverse x86 hardware configurati...
Reacties
Ik heb ook nog een wat eenvoudiger vraag. Wie kent een overheidsorganisatie/non-profit organisatie/ngo die het inscannen van de dagelijkse inkomende post heeft uitbesteed? Organisaties van dit type hebben meestal een gevarieerd aandbod aan inkomende post en weinig of geen standaard-documenten zoals formulieren (uitgezonderd facturen). Wie heeft een suggestie voor mij?
Hallo Christa, Je kunt deze vraag ook uitzetten op BREED (http://bhiccommunity.ning.com) voor reacties. Ze zijn daar veel aan de 'voorkant' van digitalisering en werkprocesbeheer bezig. De Drechtsteden (Dordrecht en omgeving) hebben een shared service constructie, volgens mij - voorbeeld van inbesteding. Je zou Corné Dekker kunnen vragen, die heeft dit vanuit Dordrecht ontwikkeld: http://bhiccommunity.ning.com/profile/CorneDekkerEn natuurlijk zijn veel overheidsorganisaties hier mee bezig, ook in de buurt van Leiden. Heb je er al over nagedacht om de omliggende gemeenten en de provincie Zuid-Holland aan te schrijven? Dit vergroot ook je kans op reacties en mogelijke samenwerkingsverbanden. Wat betreft standaarddocumenten en -processen, daar hebben gemeenten juist veel voorbeelden van: je vindt veel van die voorbeelden in je documentair structuurplan.
... en volg de link van Ton en leg de vraag eens in Den Bosch neer. :) Nog iets: niets let je natuurlijk om ook de leveranciers zelf te vragen (Karmac, M&R, Iron Mountain, BREED (niet te verwarren met het forum), NetArchief, Banctec, etcetera) welke referenties ze hebben als het om dit soort werk voor overheidsorganisaties gaat. Je gaat hier helemaal geen verplichtingen mee aan, hoogstens bellen ze je nog een keer of je contact met de referenties hebt opgenomen. Zie bijvoorbeeld hier: http://documentmanagement.startpagina.nl
Dank je wel voor de reacties!
Toch is onze te digitaliseren papieren post-stroom heel divers. Juist de standaard-documenten komen vaak al digitaal binnen (e-loket) of worden op een andere manier verwerkt (directe verwerking in backoffice systeem). Joost van Koutrik zei:
Hallo Christa, Je kunt deze vraag ook uitzetten op BREED (http://bhiccommunity.ning.com) voor reacties. Ze zijn daar veel aan de 'voorkant' van digitalisering en werkprocesbeheer bezig. De Drechtsteden (Dordrecht en omgeving) hebben een shared service constructie, volgens mij - voorbeeld van inbesteding. Je zou Corné Dekker kunnen vragen, die heeft dit vanuit Dordrecht ontwikkeld: http://bhiccommunity.ning.com/profile/CorneDekker En natuurlijk zijn veel overheidsorganisaties hier mee bezig, ook in de buurt van Leiden. Heb je er al over nagedacht om de omliggende gemeenten en de provincie Zuid-Holland aan te schrijven? Dit vergroot ook je kans op reacties en mogelijke samenwerkingsverbanden. Wat betreft standaarddocumenten en -processen, daar hebben gemeenten juist veel voorbeelden van: je vindt veel van die voorbeelden in je documentair structuurplan.