E-depot -> Applicatie (functioneel) Beheer

Beste Sandra,

Het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) gebruikt de ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot https://www.provincialearchiefinspecties.nl/pdf/ED3-v2.pdf) als leidraad voor het inrichten van een e-depot. In C1.6 wordt verwezen naar 'gangbare beheerstandaarden'. Denk hierbij aan ITIL, ASL en BISL.
Dus dit zou je wellicht als algemene informatie kunnen zien.

Specifiek bij het RAZ is het technisch beheer belegd bij de leverancier Picturae. Picturae zorgt voor de hosting en ontwikkeling van de programmatuur. Zaken zoals testen, functionele inrichting en preserveringsplanning doen we zelf. Hoe we e.e.a. ingericht hebben lees je in ons preserveringsplan: https://erfgoedcentrumzutphen.nl/images/Archief/e-depot/Preserveringsplan_e-depot_RAZ_11.pdf

Hopelijk kun je hier wat mee!

Groet Niels

Goedemorgen Niels,

Dank je wel voor de informatie.

Ik ga hier in duiken.
Sandra

Hi Remke,

Bedankt voor de uitgebreide informatie :)

Sandra

Beste Sandra,

Niels Komen heeft je al uitgelegd dat het Regionaal Archief Zutphen gebruik maakt van de E-depot oplossing die Picturae in de markt zet. De kern hiervan is het Open Source software programma Archivematica dat wordt beheerd door het Canadese bedrijf Artefactual.
Picturae werkt nauw samen met Artefactual aan de doorontwikkeling van Archivematica en voegt daaraan ook zelf ontwikkelde modules toe, o.a. de specifiek voor de Nederlandse markt ingerichte validatie van metadata van datasets tegen TMLO/ToPX, en een volautomatische koppeling met het eigen collectie management systeem Memorix Archieven.
Door dit laatste kunnen afgeleide presentatie formaten van in het E-depot opgeslagen digitale objecten plus hun metadata ‘ real time’ in Memorix Archieven worden opgenomen en via een daarop aangesloten website ter raadpleging worden aangeboden (uiteraard met in achtneming van beperkingen, zoals openbaarheid, conform hetgeen daarover is vastgelegd in de TMLO/ToPX metadata).

Zoals Niels meldde verzorgt Picturae het technische beheer van deze E-depot oplossing voor haar klanten, zoals de inrichting van de servers, het uitbreiden en doorontwikkelen van de functionaliteit en het uitrollen van upgrades. Het functioneel beheer deelt Picturae met haar klanten: zo waakt Picturae bijvoorbeeld over de initieel met de klant afgesproken preserverings policies en heeft de klant via het Archivematica dashboard mogelijkheden om de workflows voor bepaalde soorten datasets aan te passen, waarna deze kunnen worden verwerkt volgens de OAIS standaard: van SIP via AIP t/m DIP, waarbij de laatstgenoemde in Memorix Archieven terecht kan komen (uiteraard is ook koppeling met andere collectie management systemen mogelijk).

Verder biedt het Archivematica dashboard de klant ook een soort pre-ingest functionaliteit, die het mogelijk maakt om een dataset, na opname en het daaraan gekoppeld doorlopen van de meest basale checks, even te ‘ parkeren’, om eerst de inhoud van die dataset te analyseren, zodat op basis van die analyse kan worden besloten om die dataset in zijn geheel, in delen of slechts gedeeltelijk verder te verwerken als SIP richting AIP en DIP.

Tenslotte is het niet onbelangrijk nog te vermelden dat het Regionaal Archief Zutphen onlangs ook – net zoals het Nationaal Archief – het CoreTrustSeal in de wacht heeft weten te slepen voor haar E-depot implementatie op basis van de Picturae E-depot oplossing (zie daarover een artikel van de hand van Niels elders in dit platform).

Met vriendelijke groet,

Wim van Dongen
Product Owner Archivematica E-depot
Picturae