Inleiding
Artikel 12 van de Archiefwet bepaalt dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Bij overbrenging kan de zorgdrager beperkingen aan de openbaarheid stellen. Maar dat mag alleen voor een beperkte termijn en in bijzondere gevallen, te weten:
de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
het belang van de Staat en zijn bondgenoten;
het voorkomen van onevenredige benadeling of bevoordeling van betrokkenen of van derden.
De afspraken worden vastgelegd in een verklaring van overbrenging, die al dan niet gemandateerd door een portefeuillehouder en de gemeentearchivaris wordt ondertekend.
Bekendmaking
Op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht zouden zorgdragers besluiten tot bekendmaking moeten nemen wanneer er sprake is van het beperken van openbaarheidsbeperkingen bij de overbrenging van een overheidsarchief.
Wat ook een punt is dat verklaringen van overbrenging vaak zo oud zijn dat ze dateren van voor de inwerkingtreding van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Pas in deze tijd begint het besef bij gemeentearchivarissen door te dringen dat die oude gemaakte afspraken strijdig zijn met de Wbp en de afspraken moeten worden herzien. Zeker met het oog op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vanaf mei 2018 heeft dit ook urgentie om dat te doen. Bij herziening van de openbaarheidsbeperkingen moet dit besluit ook bekend worden gemaakt.
Samenvatting: De wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo) regelt de relatie tussen patiënt en behandelaar. Daarbinnen staan ook regels voor de omgang met de patiëntengegevens. Wat zijn daarvan de gevolgen voor de bewaring van patiëntendossiers bij archiefinstellingen.
Inleiding Op 10 en 14 maart 2022 hebben er twee klankbordgroepen plaatsgevonden over vervanging (incl...
Archievenblad_2018_nov_9_WEB_auteursrecht.pdf
Reacties
Beste Yvonne,
De problematiek die je schetst is herkenbaar (vanuit opgedane ervaring met overbenging van overheidsarchief). De problematiek ligt m.i. in de tijdspanne die er ligt tussen publicatie van het Besluit Beperking Openbaarheid (BBO) en de publicatie van de inventaris.
Voorafgaand aan de overbenging van overheidsarchieven neemt de zorgdrager na advies van de Algemeen Rijkarchivaris (in het geval van archieven van de rijksoverheid en zelfstandige bestuursorganen) een BBO, dat in de Staatscourant bekend wordt gemaakt. Dit is een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Belanghebbenden kunnen hiertegen bezwaar aantekenen. Gelet op de vaak summiere toelichting op het het BBO betreffende de inventarisnummers waarvoor de besperking zal gelden, is het voor potentiële bezwaarmakers vaak ondoenlijk om enerzijds te bepalen of zij belanghebbenden zijn en anderzijds of zij een reden hebben om bezwaar aan te tekenen.
Overigens is het de vraag of inzage in de inventaris hierin enig soelaas kan bieden. Deze inventaris vermeldt uiteraard wel de beschrijving van de series en archeifbestanddelen en concretere informatie over de betreffende inventarisnummers waarvoor een beperkte openbaarheid geldt, t.o.v. de toelichting in het BBO, maar deze concretisering is in mij bekende gevallen niet van zodanige aard, dat zij een toevoeging verschaft t.o.v. de toelichting in het BBO, tenzij het om bijvoorbeeld personeelsdossiers gaat of dossiers die in de titel persoonsnamen bevatten.
De vraag die dan opdoemt, in het geval deze gegevens in het BBO bekend worden gemaakt, is of bekendmaking van dergelijke gegevens in een BBO valt onder de definitie van verwerking van persoonsgegevens (artikel 1, onder b, Wet bescherming persoonsgegevens, Wbp). Dat lijkt mij in ieder geval van wel, in ieder geval voor wat betreft dossiers die in de titel persoonsnamen bevatten van natuurlijke personen. Voor wat personeelsdossiers betreft: alleen de naamsvermelding in een inventaris lijkt mij geen verwerking in de zin van de Wbp (vermelding van geboortedatum, woonplaats, BSN, etc. wel), aangezien de naamsvermelding is gekoppeld aan een functie en het, vanuit dit punt gezien, geen tot een natuurlijk persoon herleidbaar gegeven is.
Behalve dat de inventaris dus wel concreter is betreffende informatie over inventarisnummers, vermeld in een BBO, maar, m.u.v. dossiers die in hun titel persoonsnamen bevatten, niet zodanig dat belanghebbenden zichzelf klip en klaar als belanghebbenden in de gegeven informatie kunnen herkennen, doet zich nog een ander probleem voor in het geval dat de inventaris hen wel voldoende hoevast biedt om bezwaar aan te tekenen. De inventaris vormt, net als het BBO, een bijlage bij de Verklaring van Overbrenging (VvO). De VvO is echter geen besluit in de zin van artikel 1:3 van de Awb (en wordt ook niet bekendgemaakt o.g.v. Afdeling 3.4. Awb: Uniforme openbare voorbereidingsprocedure). Als de tijdspanne tussen publicatie van het BBO en publicatie van de inventaris meer dan zes weken bedraagt en belanghebbenden zichzelf o.b.v. de inventaris als belanghebbenden zien (voor zover herkenning mogelijk is), is de bezwaartermijn reeds verstreken.
Als het gaat om het antwoord op je vraag 'hoe kunnen belanghebbende weten wat inventarisnummers x, y, z betekenen, ligt de oplossing m.i. in het zo kort mogelijk houden van de tijdspannen tussen publicatie van het BBO en publicatie van de inventaris.
Vriendelijke groet,
Michel
Dank voor je antwoord, Michel.