Hoe zou jij dat verwoorden: bekendmaking beperking openbaarheid?

Reacties

• • Verwijderde gebruiker
  • 1521117780

  Beste Yvonne,
  De problematiek die je schetst is herkenbaar (vanuit opgedane ervaring met overbenging van overheidsarchief). De problematiek ligt m.i. in de tijdspanne die er ligt tussen publicatie van het Besluit Beperking Openbaarheid (BBO) en de publicatie van de inventaris.
  Voorafgaand aan de overbenging van overheidsarchieven neemt de zorgdrager na advies van de Algemeen Rijkarchivaris (in het geval van archieven van de rijksoverheid en zelfstandige bestuursorganen) een BBO, dat in de Staatscourant bekend wordt gemaakt. Dit is een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Belanghebbenden kunnen hiertegen bezwaar aantekenen. Gelet op de vaak summiere toelichting op het het BBO betreffende de inventarisnummers waarvoor de besperking zal gelden, is het voor potentiële bezwaarmakers vaak ondoenlijk om enerzijds te bepalen of zij belanghebbenden zijn en anderzijds of zij een reden hebben om bezwaar aan te tekenen.
  Overigens is het de vraag of inzage in de inventaris hierin enig soelaas kan bieden. Deze inventaris vermeldt uiteraard wel de beschrijving van de series en archeifbestanddelen en concretere informatie over de betreffende inventarisnummers waarvoor een beperkte openbaarheid geldt, t.o.v. de toelichting in het BBO, maar deze concretisering is in mij bekende gevallen niet van zodanige aard, dat zij een toevoeging verschaft t.o.v. de toelichting in het BBO, tenzij het om bijvoorbeeld personeelsdossiers gaat of dossiers die in de titel persoonsnamen bevatten.
  De vraag die dan opdoemt, in het geval deze gegevens in het BBO bekend worden gemaakt, is of bekendmaking van dergelijke gegevens in een BBO valt onder de definitie van verwerking van persoonsgegevens (artikel 1, onder b, Wet bescherming persoonsgegevens, Wbp). Dat lijkt mij in ieder geval van wel, in ieder geval voor wat betreft dossiers die in de titel persoonsnamen bevatten van natuurlijke personen. Voor wat personeelsdossiers betreft: alleen de naamsvermelding in een inventaris lijkt mij geen verwerking in de zin van de Wbp (vermelding van geboortedatum, woonplaats, BSN, etc. wel), aangezien de naamsvermelding is gekoppeld aan een functie en het, vanuit dit punt gezien, geen tot een natuurlijk persoon herleidbaar gegeven is.
  Behalve dat de inventaris dus wel concreter is betreffende informatie over inventarisnummers, vermeld in een BBO, maar, m.u.v. dossiers die in hun titel persoonsnamen bevatten, niet zodanig dat belanghebbenden zichzelf klip en klaar als belanghebbenden in de gegeven informatie kunnen herkennen, doet zich nog een ander probleem voor in het geval dat de inventaris hen wel voldoende hoevast biedt om bezwaar aan te tekenen. De inventaris vormt, net als het BBO, een bijlage bij de Verklaring van Overbrenging (VvO). De VvO is echter geen besluit in de zin van artikel 1:3 van de Awb (en wordt ook niet bekendgemaakt o.g.v. Afdeling 3.4. Awb: Uniforme openbare voorbereidingsprocedure). Als de tijdspanne tussen publicatie van het BBO en publicatie van de inventaris meer dan zes weken bedraagt en belanghebbenden zichzelf o.b.v. de inventaris als belanghebbenden zien (voor zover herkenning mogelijk is), is de bezwaartermijn reeds verstreken.
  Als het gaat om het antwoord op je vraag 'hoe kunnen belanghebbende weten wat inventarisnummers x, y, z betekenen, ligt de oplossing m.i. in het zo kort mogelijk houden van de tijdspannen tussen publicatie van het BBO en publicatie van de inventaris.
  Vriendelijke groet,
  Michel
  

  
• • Yvonne Welings
  • 1521123360

  Dank voor je antwoord, Michel.